การยืนยันเชิงบวกคืออะไร
การยืนยันในเชิงบวกคือการสอบถามการตรวจสอบที่กำหนดให้ลูกค้าต้องตอบกลับยืนยันความถูกต้องของรายการ การยืนยันในเชิงบวกต้องมีการพิสูจน์ความถูกต้องโดยยืนยันว่าข้อมูลต้นฉบับนั้นถูกต้องหรือโดยการให้ข้อมูลที่ถูกต้องหากไม่ถูกต้อง
ประเด็นที่สำคัญ
- การยืนยันในเชิงบวกคือการสอบถามการตรวจสอบที่ลูกค้าต้องการเพื่อตอบสนองการยืนยันความถูกต้องของรายการการยืนยันเชิงบวกต้องมีการพิสูจน์ความถูกต้องโดยยืนยันว่าข้อมูลต้นฉบับนั้นถูกต้องหรือโดยการให้ข้อมูลที่ถูกต้องหากการยืนยันที่ไม่ถูกต้อง จำนวนหนี้สินการลงทุนบัญชีธนาคารลูกหนี้และเจ้าหนี้
ทำความเข้าใจกับการยืนยันเชิงบวก
การยืนยันในเชิงบวกเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการยืนยันที่ผู้ตรวจสอบใช้เพื่อยืนยันข้อมูลเฉพาะ ผู้รับจดหมายจะตอบกลับเพื่อยืนยันความถูกต้องหรือให้ข้อมูลและส่งกลับไปยังผู้สอบบัญชี ตัวอย่างของข้อมูลที่จำเป็นจากผู้ตรวจสอบรวมถึงการยืนยันสิ่งต่อไปนี้:
- จำนวนและรายละเอียดของหนี้สินประเภทต่างๆข้อมูลบัญชีธนาคารรวมถึงยอดคงเหลือจำนวนสินค้าและประเภทการลงทุนหรือหลักทรัพย์เอกสารการขายใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการขายการขายข้อมูลหรือสำเนาใบกำกับสินค้าการจัดส่งเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าถูกจัดส่ง
การวิเคราะห์การยืนยัน
ผู้ตรวจสอบใช้จดหมายยืนยันที่เป็นบวกเพื่อตรวจสอบบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้หรือ บริษัท เจ้าหนี้การค้าเป็นหนี้ระยะสั้นที่ บริษัท ให้กับซัพพลายเออร์ ลูกหนี้การค้าเป็นเงินที่ลูกค้าของ บริษัท เป็นผู้ขายสินค้า โดยทั่วไปลูกหนี้และเจ้าหนี้มีเงื่อนไขการชำระเงิน 30, 60 หรือ 90 วัน - หมายถึงการชำระเงินที่ต้องดำเนินการภายในกรอบเวลาดังกล่าว
ผู้ตรวจสอบบัญชีสามารถตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกบัญชีลูกหนี้ที่ตรวจสอบได้โดยพิจารณาว่าข้อมูลที่บันทึกนั้นสะท้อนถึงธุรกรรมที่เกิดขึ้นระหว่าง บริษัท และลูกค้าอย่างถูกต้องหรือไม่ การติดต่อกับลูกค้าโดยตรงช่วยให้ผู้ตรวจสอบบัญชียืนยันว่ามีบัญชีจริงแสดงว่ายอดคงเหลือที่แสดงเป็นหนี้ถูกต้องและการชำระเงินตามที่ได้รับนั้นเป็นจริง
ลูกหนี้การค้าเป็นสินทรัพย์ระยะสั้นและ บริษัท สามารถนำไปใช้เป็นหลักประกันการกู้ยืมเงินหรือการจัดหาเงินทุนจากธนาคาร ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ลูกหนี้ต้องได้รับการตรวจสอบเพื่อยืนยันว่ามีการทำยอดขายและยืนยันว่ามีการรวบรวมเงินจากการขายตรงเวลา
หาก บริษัท ต้องการตรวจสอบบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ บริษัท จะต้องตรวจสอบเงินทุนที่เกี่ยวข้องกับภาระหนี้หรือการชำระเงินของเจ้าหนี้ กระบวนการอาจต้องการการตรวจสอบการวางบิลและการกระทบยอดกับจำนวนเงินเหล่านั้นด้วยการชำระเงินที่บันทึกไว้ นอกจากนี้ธุรกิจอาจเลือกให้ตรงกับจำนวนเงินดังกล่าวกับการถอนเงินจริงจากบัญชีการชำระเงินเพื่อยืนยันความถูกต้อง
การยืนยันเชิงบวกกับเชิงลบ
ในขณะที่การยืนยันในเชิงบวกต้องใช้ข้อมูลสนับสนุนแม้จะมีความถูกต้องของบันทึกต้นฉบับการยืนยันเชิงลบต้องการการตอบสนองเฉพาะในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อน ในระหว่างการร้องขอการยืนยันเชิงลบธุรกิจอาจถูกขอให้ยืนยันว่ายอดเงินในบัญชีมีการระบุไว้ในจำนวนเงินที่เฉพาะเจาะจงเช่น $ 100, 000 หากยอดเงินในบัญชีปัจจุบันเท่ากับ $ 100, 000 ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใด ๆ เพิ่มเติม หากยอดเงินแตกต่างกันจะต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่ออธิบายความแตกต่าง จดหมายยืนยันเชิงลบจะใช้ในการตรวจสอบว่าผู้รับต้องการยกเลิกกิจกรรมที่ระบุไว้ในจดหมาย
การยืนยันเชิงลบมักจะถูกนำมาใช้มากขึ้นถ้าบันทึกของแต่ละบุคคลหรือธุรกิจถูกพิจารณาว่ามีความแม่นยำสูง โดยปกติแล้ว บริษัท ที่ได้รับการยืนยันเชิงลบเชื่อว่ามีข้อกำหนดภายในที่เข้มงวดและการดำเนินธุรกิจ ดังนั้นการยืนยันเชิงลบจึงมีค่าใช้จ่ายน้อยลงและใช้เวลามากสำหรับผู้สอบบัญชีเนื่องจากพวกเขามักจะต้องส่งจดหมายเพียงฉบับเดียวเท่านั้น
ในทางกลับกันคำขอยืนยันในเชิงบวกมีส่วนร่วมมากขึ้นเนื่องจากบันทึกทางการเงินต้องได้รับการตกแต่งแม้ว่าข้อมูลต้นฉบับในจดหมายนั้นถูกต้อง นอกจากนี้คำขอการยืนยันในเชิงบวกมีแนวโน้มที่จะถูกใช้มากกว่าหากหนังสือของ บริษัท ถูกสงสัยว่ามีข้อผิดพลาด อย่างไรก็ตามจดหมายยืนยันที่เป็นบวกนั้นพบได้บ่อยในธุรกรรมที่ซับซ้อนเนื่องจากมีความถูกต้องมากขึ้นและทำให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันหรือมีข้อมูลทางการเงินเดียวกัน ตัวอย่างเช่นในการปล่อยสินเชื่อผู้สอบบัญชีใช้การยืนยันเชิงบวกต่อธนาคารและ บริษัท ต่างๆเพื่อยืนยันจำนวนหนี้ที่แน่นอน
ดังนั้นการยืนยันเชิงบวกมีแนวโน้มที่จะเป็นตัวแทนของข้อมูลทางการเงินที่ดีกว่าการยืนยันเชิงลบเนื่องจากเป็นการร้องขอที่ชัดเจนที่ผู้รับถูกส่งกลับมา หากมีข้อพิพาทเกิดขึ้นการยืนยันในเชิงบวกคือหลักฐานทางกายภาพที่ว่าข้อมูลได้รับการยืนยันแล้ว
ตัวอย่างการยืนยันเชิงบวก
หากบุคคลหรือนิติบุคคลธุรกิจถูกเลือกสำหรับการตรวจสอบโดยสรรพากรบริการ (IRS) ผู้เสียภาษีอากรจะต้องผลิตบันทึกเพื่อยืนยันข้อมูลที่ระบุไว้ในการคืนภาษีที่เลือก การตรวจสอบอาจรวมถึงการร้องขอการยืนยันในเชิงบวกสำหรับแหล่งที่มาของรายได้ทั้งหมดการตรวจสอบของการหักเงินที่ใช้และหลักฐานการรับหรือขาดทุนที่อ้างว่า แม้ว่าข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบจะตรงกับที่รายงาน แต่ต้องส่งหลักฐานทั้งหมดเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดการตรวจสอบ
