ลูกค้าของคุณจะใช้ข้อมูลใน W-9 ของคุณเพื่อใส่ชื่อชื่อธุรกิจที่อยู่และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) ของคุณใน 1, 099-MISC ที่พวกเขายื่นเกี่ยวกับคุณ พวกเขาจะส่งสำเนา 1, 099-MISC หนึ่งชุดไปยัง IRS และอีกชุดหนึ่งให้คุณในปลายเดือนมกราคมหลังจากสิ้นปีภาษี
สถานการณ์อื่นที่คุณอาจถูกขอให้กรอก W-9 รวมถึง:
- การทำธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์บางอย่างดอกเบี้ยสินเชื่อที่ได้รับการจ่ายการได้รับหรือการละทิ้งทรัพย์สินที่มีความปลอดภัยการยกเลิกการชำระหนี้ให้กับการจัดการการเกษียณอายุแต่ละบุคคล (IRA)
(สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งาน - และเมื่อใดที่คุณควรถามว่าต้องลงชื่อหนึ่ง - อ่าน วัตถุประสงค์ของแบบฟอร์ม W-9 )
เส้นทางทีละขั้นตอน
แบบฟอร์ม W-9 เป็นหนึ่งในแบบฟอร์ม IRS ที่ง่ายที่สุดในการกรอก แต่ถ้าแบบฟอร์มภาษีทำให้คุณกังวลไม่ต้องกังวล เราจะแนะนำวิธีที่เหมาะสมในการทำให้เสร็จ
ขั้นตอนที่ 1: ป้อนชื่อของคุณตามที่ปรากฏในการคืนภาษีของคุณ ง่ายใช่มั้ย
ขั้นตอนที่ 2: ป้อนชื่อธุรกิจของคุณหรือชื่อ "เอนทิตีที่ถูกเพิกเฉย" หากแตกต่างจากชื่อที่คุณป้อนสำหรับขั้นตอนที่ 1 ตัวอย่างเช่นคุณอาจเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว แต่เพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดคุณจะไม่ใช้ชื่อส่วนตัวของคุณ ชื่อธุรกิจ; คุณกำลัง“ ทำธุรกิจเป็น” แทนชื่ออื่น คุณจะป้อนชื่อที่นี่ สำหรับส่วนเอนทิตีที่ไม่สนใจถ้าคุณไม่รู้ว่ามันคืออะไรคุณอาจไม่ใช่ส่วนหนึ่ง ประเภทนิติบุคคลที่ไม่ได้รับความสนใจมากที่สุดคือ บริษัท รับผิด จำกัด สมาชิกเดียว
ขั้นตอนที่ 3: หน่วยงานธุรกิจประเภทใดที่คุณใช้สำหรับการจัดประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง: การเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว, ห้างหุ้นส่วน, บริษัท C, บริษัท S, ความน่าเชื่อถือ / อสังหาริมทรัพย์, บริษัท รับผิด จำกัด หรือ“ อื่น ๆ ”? ทำเครื่องหมายในช่องที่เหมาะสม หากคุณไม่แน่ใจคุณอาจเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวเพราะคุณจะต้องยื่นเอกสารจำนวนมากเพื่อเป็นหนึ่งในหน่วยงานอื่น
ขั้นตอนที่ 4: ข้อยกเว้น โอกาสที่คุณจะปล่อยให้กล่องเหล่านี้ว่างเปล่า นี่คือข้อยกเว้นบางประการ:
1. ผู้รับเงินที่ได้รับการยกเว้นจากการระงับการสำรองข้อมูลเช่น บริษัท (ในกรณีส่วนใหญ่) อาจต้องป้อนรหัสในช่อง "รหัสผู้รับเงินยกเว้น" คำแนะนำในแบบฟอร์ม W-9 แสดงรายการผู้รับเงินที่ได้รับการยกเว้นและรหัสและประเภทของการชำระเงินที่ควรใช้รหัสเหล่านี้ บริษัท ที่กรอกข้อมูล W-9 เพื่อรับดอกเบี้ยหรือจ่ายเงินปันผลตัวอย่างเช่นป้อนรหัส“ 5. ”
2. ผู้รับเงินที่ได้รับการยกเว้นจากการรายงานภายใต้พระราชบัญญัติการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีของบัญชีต่างประเทศ (FATCA) อาจต้องป้อนรหัสในช่อง“ การยกเว้นจากรหัสการรายงาน FATCA” ไม่มีกล่องเหล่านี้จะนำไปใช้กับผู้รับเหมาอิสระทั่วไปหรืออิสระ
ขั้นตอนที่ 5: ระบุที่อยู่เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ของคุณ เกิดอะไรขึ้นถ้าที่อยู่บ้านของคุณแตกต่างจากที่อยู่ธุรกิจของคุณ คุณควรระบุที่อยู่ใดในแบบฟอร์ม W-9 ใช้ที่อยู่ที่คุณจะใช้ในการคืนภาษีของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวผู้เช่าพื้นที่สำนักงาน แต่คุณยื่นแบบแสดงรายการภาษีของคุณโดยใช้ที่อยู่บ้านของคุณให้ป้อนที่อยู่บ้านของคุณในรูปแบบ W-9 ดังนั้น IRS จะไม่มีปัญหาในการจับคู่ 1, 099 ของคุณกับแบบฟอร์ม 1040.
ขั้นตอนที่ 6: ในขั้นตอนเพิ่มเติมนี้คุณสามารถระบุชื่อและที่อยู่ของผู้ร้องขอได้ คุณอาจต้องการกรอกข้อมูลลงในกล่องนี้เพื่อเก็บบันทึกหมายเลขที่คุณระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณ
ขั้นตอนที่ 7: IRS เรียกส่วนนี้ว่า Part I ซึ่งจะทำให้คุณสงสัยว่าขั้นตอนเหล่านั้นทั้งหมดที่คุณเพิ่งทำเสร็จไปคืออะไร ที่นี่คุณต้องระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของธุรกิจของคุณซึ่งอาจเป็นหมายเลขประกันสังคมส่วนบุคคลของคุณ (SSN) หากคุณเป็นเจ้าของคนเดียวหรือหมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN) หากคุณเป็นธุรกิจประเภทอื่น ตอนนี้เจ้าของกรรมสิทธิ์เพียงผู้เดียวบางคนก็มี EIN ด้วยเช่นกัน แต่กรมสรรพากรต้องการให้เจ้าของรายเดียวใช้ SSN ของตนในรูปแบบ W-9 อีกครั้งการทำเช่นนั้นจะทำให้การจับคู่ 1, 099 วินาทีที่คุณได้รับกับการคืนภาษีของคุณง่ายขึ้นซึ่งคุณจะยื่นใต้ SSN ของคุณ
เกิดอะไรขึ้นถ้าธุรกิจของคุณใหม่และไม่มี EIN คุณยังสามารถกรอกแบบฟอร์ม W-9 กรมสรรพากรกล่าวว่าคุณควรสมัครหมายเลขของคุณและเขียน“ สมัครเพื่อ” ในช่องว่างสำหรับ TIN คุณจะต้องได้รับหมายเลขนี้โดยเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้เพราะคุณจะต้องถูกหัก ณ ที่จ่ายสำรอง คุณสามารถสมัคร EIN ได้ที่เว็บไซต์ IRS ดูคำแนะนำด้านล่างสำหรับขั้นตอนที่ 8 ส่วนที่ II สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการหัก ณ ที่จ่ายสำรอง
ขั้นตอนที่ 8: ในส่วนที่สองคุณต้องยืนยันความจริงของข้อมูลทั้งหมดของคุณก่อนที่คุณจะสามารถลงชื่อในแบบฟอร์ม W-9 การโกหกโดยเจตนาในรูปแบบภาษีอาจหมายความว่าคุณจะต้องจ่ายค่าปรับหรือเข้าคุก กรมสรรพากรไม่ยุ่ง ก่อนที่จะลงนามในแบบฟอร์ม W-9 นี่คือข้อความที่คุณต้องรับรองว่าเป็นจริงภายใต้บทลงโทษสำหรับการเบิกความเท็จ:
ผู้เสียภาษีส่วนใหญ่ได้รับยกเว้นการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง หากคุณไม่รู้ว่า IRS กำลังพูดถึงที่นี่คุณอาจได้รับการยกเว้น หากคุณไม่ได้รับการยกเว้นกรมสรรพากรจะแจ้งให้คุณทราบและ บริษัท ที่จ่ายเงินคุณจำเป็นต้องรู้เพราะจำเป็นต้องหักภาษีรายได้จากการจ่ายของคุณในอัตราคงที่ 24% และส่งไปยังกรมสรรพากร ตอนนี้คุณรู้อีกเหตุผลที่ดีที่จะไม่โกงการคืนภาษีของคุณ: คุณอาจต้องบอกลูกค้าในอนาคตเกี่ยวกับเรื่องนี้และนั่นอาจทำให้ บริษัท คิดเกี่ยวกับคุณสองครั้ง รายการ (c) โดยทั่วไปบอกว่าถ้าคุณเคยถูกหัก ณ ที่จ่ายสำรอง แต่ไม่ได้อีกต่อไปไม่มีใครจำเป็นต้องรู้
หากคุณเป็นคนต่างด้าวที่อาศัยอยู่คุณจะอยู่ในที่ชัดเจน กรมสรรพากรยังพิจารณาต่อไปนี้เป็น "คนสหรัฐ": ห้างหุ้นส่วน บริษัท บริษัท หรือสมาคมที่สร้างขึ้นหรือจัดในสหรัฐอเมริกาหรือภายใต้กฎหมายของสหรัฐอเมริกา; อสังหาริมทรัพย์ในประเทศ และความเชื่อมั่นในประเทศ หากธุรกิจของคุณเป็นหุ้นส่วนที่มีหุ้นส่วนต่างประเทศจะใช้กฎพิเศษ อ่านเกี่ยวกับพวกเขาในคำแนะนำในรูปแบบ W-9 หากคุณไม่ใช่พลเมืองสหรัฐคุณอาจต้องกรอกแบบฟอร์ม W-8 หรือแบบฟอร์ม 8233 แทน
คุณอาจไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับสิ่งนี้ซึ่งเกี่ยวข้องกับพระราชบัญญัติการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีของบัญชีต่างประเทศ
คะแนนน้อยมากก่อนลงชื่อ
แบบฟอร์ม W-9 บอกให้คุณขีดฆ่ารายการที่ 2 ด้านบนหากคุณได้รับการแจ้งจาก IRS ว่าคุณต้องถูกหัก ณ ที่จ่ายสำรองเนื่องจากคุณไม่ได้รายงานดอกเบี้ยและเงินปันผลทั้งหมดจากการคืนภาษีของคุณ
คุณอาจขีดฆ่ารายการที่ 2 หากคุณกรอกแบบฟอร์ม W-9 ที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ รายการที่ 2 ไม่ได้นำมาใช้ในกรณีนี้ดังนั้นจึงไม่สำคัญว่าคุณจะถูกหัก ณ ที่จ่ายสำรอง
ตอนนี้ถ้าคุณอ่านงานละเอียดในคำแนะนำ W-9 อย่างระมัดระวังดูเหมือนว่าคนส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องลงชื่อในแบบฟอร์มนี้เลย โดยทั่วไปคุณจะต้องลงชื่อเมื่อกรมสรรพากรได้แจ้งให้คุณทราบว่าคุณได้ให้ TIN ไม่ถูกต้อง ด้านเทคนิคอย่างไรก็ตามบุคคลที่ขอให้คุณกรอกแบบฟอร์ม W-9 อาจจะพิจารณาว่ามันไม่สมบูรณ์หรือไม่ถูกต้องหากคุณไม่ได้ลงนามและโชคดีที่พยายามโน้มน้าวพวกเขาเป็นอย่างอื่น
ส่งคืนแบบฟอร์ม
ส่งคืนแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วของคุณ W-9 ให้กับธุรกิจที่ขอให้คุณกรอก เป็นการดีที่คุณจะส่งด้วยตนเองเพื่อ จำกัด การเปิดเผยข้อมูลการขโมยข้อมูลส่วนตัว แต่วิธีนี้มักไม่เป็นประโยชน์ เมลถือว่าค่อนข้างปลอดภัย หากคุณต้องส่งอีเมลแบบฟอร์มคุณควรเข้ารหัสทั้งเอกสารและข้อความอีเมลของคุณและตรวจสอบสามครั้งว่าคุณมีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องของผู้รับก่อนที่จะส่งข้อความของคุณ มีบริการฟรีออนไลน์เพื่อช่วยคุณในการทำสิ่งนี้ แต่ให้ตรวจสอบชื่อเสียงก่อนที่จะเชื่อถือเอกสารของคุณ
บรรทัดล่าง
การให้ข้อมูลที่ถูกต้องในแบบฟอร์มของคุณ W-9 จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการชำระเงินที่คุณได้รับหรือธุรกรรมอื่น ๆ ที่ต้องใช้แบบฟอร์มนี้จะถูกรายงานไปยัง IRS อย่างถูกต้อง หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับบางรายการเช่นการจำแนกประเภทธุรกิจของคุณอย่างเหมาะสมให้ตรวจสอบกับนักบัญชีของคุณหรือที่ปรึกษาทางการเงินอื่น ๆ
