การบันทึกบัญชีสองครั้งคืออะไรและทำงานในบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างไร

การบันทึกบัญชีสองครั้งเป็นแนวคิดที่ทุกธุรกรรมทางบัญชีมีผลกระทบสองประการต่อการเงินของ บริษัท บัญชีแยกประเภททั่วไปคือบันทึกของทั้งสองด้านของแต่ละธุรกรรม หาก บริษัท ขายผลิตภัณฑ์รายได้จะเพิ่มขึ้นและเงินสดจะเพิ่มขึ้นในจำนวนที่เท่ากัน เมื่อ บริษัท ยืมเงินจากเจ้าหนี้ยอดเงินสดจะเพิ่มขึ้น แต่ยอดหนี้ของ บริษัท จะเพิ่มขึ้นตามจำนวนเดียวกัน

ระบบรายการคู่สร้างงบดุลซึ่งประกอบด้วยสินทรัพย์หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น แผ่นงานมีความสมดุลเพราะสินทรัพย์ของ บริษัท จะเท่ากับหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้นเสมอ สินทรัพย์รวมถึงรายการทั้งหมดที่ บริษัท เป็นเจ้าของเช่นสินค้าคงคลังเงินสดเครื่องจักรอาคารและแม้แต่รายการที่ไม่มีตัวตนเช่นสิทธิบัตร หนี้สินแสดงถึงทุกสิ่งทุกอย่างที่ บริษัท เป็นหนี้กับบุคคลอื่นเช่นเจ้าหนี้ระยะสั้นที่เป็นของผู้จัดหาหรือเจ้าหนี้ระยะยาวที่ค้างชำระกับธนาคาร อิควิตี้หมายถึงสัดส่วนการถือหุ้นของเจ้าของ ส่วนของเจ้าของอาจรวมถึงเงินสมทบใด ๆ ที่เจ้าของได้ทำไว้กับ บริษัท รวมถึงผลกำไรของ บริษัท หรือลบด้วยการสูญเสียของ บริษัท

แต่ละรายการมีด้าน "เดบิต" และด้าน "เครดิต" ที่บันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีสินทรัพย์เพิ่มขึ้นเมื่อเดบิตและลดลงเมื่อเครดิต ในทางตรงกันข้ามหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้นเพิ่มขึ้นเมื่อเครดิตและลดลงเมื่อหักเงิน หากสินทรัพย์เพิ่มขึ้นด้วยการเดบิตด้านเครดิตของรายการจะส่งผลกระทบต่อสินทรัพย์อื่นโดยการลดลงหรือส่งผลกระทบต่อหนี้สินหรือบัญชีทุนเพิ่มขึ้นเพื่อรักษาสินทรัพย์ = หนี้สิน + สมการส่วนได้เสียในยอดคงเหลือ

ตัวอย่างเช่นหาก Lucie เปิดร้านขายของชำใหม่เธออาจเริ่มต้นธุรกิจโดยการบริจาคเงินบางส่วนของเธอเองให้แก่ บริษัท 100, 000 ดอลลาร์ รายการแรกในบัญชีแยกประเภททั่วไปคือการหักบัญชีเพื่อเงินสดการเพิ่มสินทรัพย์ของ บริษัท และการเพิ่มเครดิตให้กับผู้ถือหุ้นซึ่งเป็นการเพิ่มสัดส่วนการถือหุ้นของ Lucie ใน บริษัท หาก Lucie ซื้อหน่วยเก็บเข้าลิ้นชักบางส่วนในราคา $ 5, 000 บนบัตรเครดิตของ บริษัท รายการถัดไปที่บัญชีแยกประเภททั่วไปจะเป็นการหักบัญชีไปยังอุปกรณ์ในราคา $ 5, 000 การเพิ่มสินทรัพย์ของ บริษัท และเครดิตจากบัตรเครดิตเนื่องจาก $ 5, 000 เพิ่มหนี้สิน ของ บริษัท.

บัญชีแยกประเภทย่อยอาจถูกเก็บไว้สำหรับแต่ละบัญชีซึ่งจะแสดงเพียงครึ่งเดียวของรายการ อย่างไรก็ตามบัญชีแยกประเภททั่วไปมีบันทึกสำหรับทั้งสองส่วนของรายการ เมื่อลูซี่ซื้อการเก็บเข้าลิ้นชักย่อยบัญชีแยกประเภทอุปกรณ์จะแสดงเพียงครึ่งหนึ่งของรายการซึ่งเป็นการหักบัญชีไปยังอุปกรณ์ในราคา $ 5, 000 บัญชีแยกประเภทย่อยที่ใช้บัตรเครดิตจะรวมเร็กคอร์ดของอีกครึ่งหนึ่งของการป้อนเครดิตสำหรับ $ 5, 000 บัญชีแยกประเภททั่วไปจะมีสองบรรทัดเพิ่มไว้แสดงทั้งเดบิตและเครดิตราคา $ 5, 000

วารสาร Wall Street Journal ระบุว่าการใช้งานระบบเข้าคู่ครั้งแรกนั้นจัดทำโดย Luca Pacioli ในศตวรรษที่ 15 นักบัญชีในทศวรรษที่ 1400 ใช้ปากกาและกระดาษสำหรับการเก็บบันทึกของพวกเขาอย่างระมัดระวังในการติดตามของแต่ละรายการ นักบัญชีในปัจจุบันมักไม่ใช้หนังสือบัญชีแยกประเภททั่วไป อย่างไรก็ตามซอฟต์แวร์บัญชีสมัยใหม่ใช้แนวคิดพื้นฐานเดียวกันในการโพสต์สองรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับทุกธุรกรรม