บัตรกำนัลคืออะไร?
บัตรกำนัลเป็นเอกสารที่ใช้โดยแผนกบัญชีเจ้าหนี้ของ บริษัท ในการรวบรวมและยื่นเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นในการอนุมัติการชำระหนี้สิน บัตรกำนัลเป็นเอกสารสำรองสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ เจ้าหนี้การค้าเป็นตั๋วเงินระยะสั้นที่ บริษัท ให้ผู้ขายและผู้จัดหา
บัตรกำนัลมีความสำคัญเนื่องจากเป็นกลไกการควบคุมบัญชีภายในที่รับรองว่าการชำระเงินทุกครั้งได้รับอนุญาตอย่างถูกต้องและได้รับสินค้าหรือบริการที่ซื้อจริง
ประเด็นที่สำคัญ
- บัตรกำนัลเป็นเอกสารที่ใช้โดยแผนกบัญชีเจ้าหนี้ของ บริษัท ที่มีเอกสารประกอบสำหรับใบแจ้งหนี้บัตรกำนัลเป็นเอกสารการสำรองข้อมูลสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่ บริษัท ต้องจ่ายให้กับผู้ขายและซัพพลายเออร์เอกสารที่อยู่ในบัตรกำนัล ใบแจ้งหนี้, จำนวนเงินที่ค้างชำระ, วันที่ครบกำหนด, บัญชีแยกประเภททั่วไปและใบเสร็จรับเงินการจัดส่งจำนวนบัตรกำนัลคงค้างทั้งหมดจะถูกรวมและจำนวนเงินก้อนหนึ่งจะถูกบันทึกเป็นบัญชีเจ้าหนี้ในงบดุล
บัตรกำนัลทำงานอย่างไร
บริษัท มีภาระผูกพันทางการเงินระยะสั้นหลายประการกับผู้จัดหาและผู้ขายตลอดระยะเวลาบัญชี บริษัท อาจจำเป็นต้องซื้อสินค้าคงคลังหรือวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์ที่ใช้ในการผลิตสินค้าของ บริษัท ซัพพลายเออร์เป็นหลักให้การขยายเครดิตให้กับ บริษัท ที่อนุญาตให้ชำระเงินในอนาคตอันใกล้เช่น 30, 60, หรือ 90 วัน
บัตรกำนัลเป็นแบบฟอร์มที่รวมถึงเอกสารสนับสนุนทั้งหมดที่แสดงเงินที่เป็นหนี้และการชำระเงินใด ๆ ที่จ่ายให้กับผู้จัดหาหรือผู้ขายสำหรับเจ้าหนี้ค้างชำระ บัตรกำนัลและเอกสารที่จำเป็นจะถูกบันทึกไว้ในทะเบียนบัตรกำนัล เอกสารสนับสนุนบางอย่างในบัตรกำนัลสามารถรวมถึง:
- ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ผู้ขายหรือชื่อซัพพลายเออร์ที่ต้องชำระเงื่อนไขการชำระเงินเช่นจำนวนเงินที่ค้างชำระวันที่ครบกำหนดและส่วนลดใด ๆ ที่ได้รับจากซัพพลายเออร์สำหรับการชำระใบแจ้งหนี้ในช่วงต้นใบสั่งซื้อของ บริษัท บัญชีที่จะใช้สำหรับจุดประสงค์ทางบัญชีลายเซ็นจากตัวแทนผู้มีอำนาจของ บริษัท สำหรับการซื้อและการชำระเงินการชำระเงินและวันที่เมื่อมีการชำระใบแจ้งหนี้ไปยังซัพพลายเออร์
ยอดรวมของบัตรกำนัลทั้งหมดที่มียอดค้างชำระจะถูกบันทึกเป็นบัญชีเจ้าหนี้ในงบดุล เมื่อได้รับคูปองแล้วหลักฐานการชำระเงินจะรวมอยู่ในบัตรกำนัลและบันทึกเป็นบัตรกำนัลที่ชำระแล้ว
บัตรกำนัลมีประโยชน์อย่างไร
บัตรกำนัลของ บริษัท เป็นแหล่งสำคัญของหลักฐานเมื่อมีการตรวจสอบ ผู้สอบบัญชีดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อพิจารณาว่างบการเงินปราศจากการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญหรือไม่ มีการรับเอกสารใบสำคัญซื้อสินค้าจริงซึ่งสนับสนุนการยืนยันของผู้สอบบัญชีว่าสินค้าและบริการที่ลงรายการบัญชีในงบการเงินนั้นมีอยู่จริง บัตรกำนัลยังแสดงให้เห็นถึงการจ่ายเงินสดของ บริษัท ให้กับผู้ขายและเอกสารบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ใช้ในการโพสต์การทำธุรกรรม
การใช้ระบบบัตรกำนัลยังช่วยลดความเสี่ยงของพนักงานที่จะขโมยทรัพย์สินของ บริษัท ธุรกิจจ้างแยกหน้าที่เพื่อป้องกันการโจรกรรมพนักงานซึ่งหมายความว่างานที่สำคัญได้รับมอบหมายให้คนต่าง ๆ ภายในองค์กร เอกสารใบสำคัญที่ใช้ในการทำงานหลายคนและสร้างทางกระดาษเพื่อให้ผู้สอบบัญชีสามารถยืนยันได้ว่ามีการแบ่งแยกหน้าที่อย่างเหมาะสม
ตัวอย่างบัตรกำนัล
ร้านอาหารท้องถิ่นสั่งเนื้อและปลาทุกสองสามวันจากผู้ขาย ผู้จัดการร้านอาหารกรอกใบสั่งซื้อสำหรับเนื้อสัตว์ 30 ปอนด์และเจ้าของคำสั่งซื้อเริ่มต้นเพื่ออนุมัติการจัดส่ง เมื่อได้รับการจัดส่งเนื้อหาของการจัดส่งจะถูกเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดส่งตรงกับสิ่งที่สั่งซื้อ ร้านอาหารเสร็จสิ้นการจัดส่งเพื่อจัดทำเอกสารกระบวนการและใบเสร็จรับเงินการจัดส่งสินค้าจะถูกเปรียบเทียบกับใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย
บัตรกำนัลซึ่งเป็นใบปะหน้าที่อธิบายเอกสารแนบรวมถึงใบสั่งซื้อใบเสร็จการจัดส่งและใบแจ้งหนี้ จำนวนเงินที่ซื้อจะถูกเพิ่มและบันทึกลงในบัญชีเจ้าหนี้ในงบดุลจนกว่าจะชำระ เจ้าของจะตรวจสอบข้อมูลบัตรกำนัลทั้งหมดก่อนที่จะลงนามในเช็ค
บัตรกำนัลยังรวมถึงบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ใช้ในการบันทึกธุรกรรม ตัวอย่างเช่นร้านอาหารสามารถเครดิต (เพิ่ม) บัญชีสินค้าคงคลังเนื้อสัตว์และเดบิต (ลดลง) บัญชีเงินสดเพื่อบันทึกการชำระเงิน ใบเสร็จรับเงินของการชำระเงินและวันที่จะถูกบันทึกไว้เพื่อแสดงว่าได้รับการจ่ายคูปอง บัญชีเจ้าหนี้จะแสดงยอดคงเหลือที่ต่ำลงเนื่องจากมีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้โดยสมมติว่าไม่มีการสร้างเจ้าหนี้เพิ่มเติม
