ธุรกิจใช้ฟอร์ม IRS W-9, ขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและการรับรองเพื่อรับข้อมูลจากผู้ขายที่พวกเขาจ้างเป็นผู้รับเหมาอิสระ (หรือที่เรียกว่า freelancer) เมื่อธุรกิจจ่ายผู้รับเหมา $ 600 หรือมากกว่าในระหว่างปีภาษี บริษัท จะต้องรายงานการชำระเงินเหล่านี้ไปยัง Internal Revenue Service (IRS) โดยใช้การส่งคืนข้อมูลที่เรียกว่า Form 1099-MISC ธุรกิจใช้ชื่อที่อยู่และหมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขผู้รับเหมาภาษีที่ระบุในแบบฟอร์ม W-9 เพื่อส่งคืนข้อมูลนั้น ทั้งผู้ส่งและผู้รับไม่ควรส่งสำเนาไปยังกรมสรรพากร
ธุรกิจที่จ้างผู้รับเหมาอิสระไม่หักภาษีรายได้หรือจ่ายภาษี Medicare หรือประกันสังคมสำหรับผู้รับเหมาอิสระของพวกเขาเช่นที่พวกเขาทำเพื่อพนักงานของพวกเขา ผู้รับเหมามีหน้าที่รับผิดชอบต่อภาระผูกพันเหล่านี้แทน อย่างไรก็ตามกรมสรรพากรยังต้องการทราบจำนวนผู้รับเหมาเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจ่ายภาษีที่พวกเขาเป็นหนี้และใช้แบบฟอร์ม 1, 099-MISC เพื่อรวบรวมข้อมูลนี้ ธุรกิจไม่ส่งแบบฟอร์ม W-9 ไปยัง IRS
วัตถุประสงค์ของแบบฟอร์ม W-9
ข้อมูลที่ต้องการในแบบฟอร์ม W-9
แบบฟอร์ม W-9 ขอชื่อผู้ทำสัญญาอิสระชื่อธุรกิจ (ถ้าแตกต่างกัน), นิติบุคคล (กรรมสิทธิ์ แต่เพียงผู้เดียว, ห้างหุ้นส่วน, บริษัท C, บริษัท S, ความไว้วางใจ / อสังหาริมทรัพย์, บริษัท รับผิด จำกัด หรือ "อื่น ๆ ") และภาษีของธุรกิจ หมายเลขประจำตัว (หรือหมายเลขประกันสังคมสำหรับเจ้าของคนเดียวที่ไม่ได้ใช้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีแยกต่างหาก)
แบบฟอร์ม W-9 ยังขอให้บุคคลที่กรอกข้อมูลเพื่อรับรองว่าพวกเขาไม่ต้องถูกหัก ณ ที่จ่ายสำรอง ผู้เสียภาษีส่วนใหญ่ไม่ได้ แต่ถ้าพวกเขาเป็น บริษัท ที่จ้างผู้รับเหมาอิสระจะต้องหักภาษีรายได้จากการจ่ายเงินของผู้รับเหมาในอัตราคงที่ 24% (สำหรับปีภาษี 2561-2568) และส่งไปยังกรมสรรพากร
เนื่องจากแบบฟอร์ม W-9 ต้องแสดงรายการหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลขประกันสังคมทั้งผู้กรอกข้อมูลและ บริษัท ที่ได้รับแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลครบถ้วนจะต้องป้องกันอย่างระมัดระวังระหว่างการส่งและหลังจากได้รับเพื่อป้องกันการขโมยข้อมูลประจำตัว
เมื่อคุณไม่ควรกรอก W-9
ผู้รับเหมาอิสระที่ได้รับ W-9 ที่ไม่คาดคิดควรลังเลก่อนกรอกข้อมูลและทำการวิจัยว่าผู้ร้องขอมีเหตุผลที่ถูกต้องตามกฎหมายที่จะขอแบบฟอร์มนี้หรือไม่ บางครั้งสถาบันการเงินใช้แบบฟอร์ม W-9 เพื่อขอข้อมูลจากลูกค้าเมื่อต้องการรายงานการจ่ายเงินปันผลหรือดอกเบี้ย ระวังที่นี่: สถาบันการเงินน่าจะมีหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณจากเมื่อคุณเปิดบัญชี
อีกสถานการณ์ที่คุณควรลังเลก่อนกรอกแบบฟอร์ม W-9 คือถ้า บริษัท ที่ขอให้คุณทำคือนายจ้างของคุณและคุณควรถูกจัดให้เป็นพนักงานไม่ใช่ผู้รับเหมาอิสระ ความแตกต่างเป็นกอบเป็นกำ
พนักงานหรือผู้รับเหมาอิสระ?
หากคุณเป็นพนักงานนายจ้างของคุณจะหักภาษีรายได้หัก ณ ที่จ่ายและจ่ายภาษีประกันสังคมและ Medicare ติดตัวและจ่ายภาษีการว่างงานจากค่าจ้างของคุณ หากคุณเป็นผู้รับจ้างอิสระมันจะไม่เกิดขึ้น นั่นหมายความว่าคุณจะต้องรับผิดชอบส่วนแบ่งของภาษีประกันสังคมและประกันสุขภาพของนายจ้างและคุณจะไม่มีสิทธิ์ได้รับค่าชดเชยการว่างงานหากคุณถูกปลดออกจากงาน
นายจ้างที่ไร้ยางอายหรือดิ้นรนทางการเงินอาจพยายามจำแนกพนักงานในฐานะผู้รับจ้างอิสระเพื่อประหยัดเงิน หากคุณจัดว่าเป็นผู้รับเหมาอิสระภาษี "ออมทรัพย์" ของนายจ้างของคุณจะออกมาจากกระเป๋าของคุณเป็นภาษีการจ้างงานตนเอง คุณจะต้องรับผิดชอบในการคำนวณและชำระภาษีโดยประมาณของคุณสี่ครั้งต่อปีและกรอกตารางเวลา C เมื่อคุณยื่นแบบแสดงรายการภาษีประจำปีของคุณ
ไม่ชัดเจนเสมอไปว่าคนงานเป็นพนักงานหรือผู้รับเหมาอิสระ แต่โดยทั่วไปยิ่งมีการควบคุมธุรกิจมากกว่าสิ่งที่คนงานทำและวิธีที่พวกเขาทำมันมีโอกาสมากขึ้นที่พวกเขาจะเป็นพนักงาน หากความรู้สึก Spidey ของคุณเริ่มรู้สึกเสียวซ่าเมื่อมีคนจ้างคุณโทรหาคุณผู้รับเหมาอิสระนั่นเป็นสัญญาณที่ดีและคุณควรตรวจสอบสถานการณ์ต่อไป เริ่มต้นด้วยการทบทวนการอภิปราย IRS เกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างทั้งสอง หากคุณเป็นพนักงานคุณควรกรอกแบบฟอร์ม W-4 ไม่ใช่แบบฟอร์ม W-9
นี่คือตัวอย่างเมื่อนายจ้างสามารถเปลี่ยนสถานะของคุณจากพนักงานเป็นผู้รับเหมาอิสระได้อย่างถูกกฎหมาย คุณเป็นโปรแกรมเมอร์คอมพิวเตอร์และคุณต้องเข้ามาในสำนักงานตั้งแต่เวลา 9.00 น. ถึง 18.00 น. วันจันทร์ถึงวันศุกร์ บริษัท จัดโต๊ะและคอมพิวเตอร์ของคุณ
เริ่มต้นเดือนหน้าคุณจะต้องจัดเตรียมคอมพิวเตอร์ให้ คุณจะสามารถทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่ห่างไกลที่คุณต้องการและคุณสามารถทำงานให้เสร็จในเวลาใดก็ได้ตามที่คุณต้องการตราบใดที่การมอบหมายของคุณเสร็จสมบูรณ์ตามกำหนดเวลาและคุณตอบรับโทรศัพท์และอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงาน
W-9 คำถามที่พบบ่อย
ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าฉันถูกหัก ณ ที่จ่ายสำรอง?
กรมสรรพากรได้ส่งจดหมายแจ้งให้คุณทราบหรือไม่ว่าคุณต้องได้รับการหักภาษีสำรอง สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นหากคุณไม่ได้รายงานความสนใจและเงินปันผลทั้งหมดของคุณจากการคืนภาษีก่อนหน้า หากคุณยังไม่ได้รับจดหมายนี้และหากคุณให้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณแก่ผู้ร้องขอในแบบฟอร์ม W-9 คุณจะไม่ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง หากคุณถูกหัก ณ ที่จ่ายสำรองให้ขีดฆ่ารายการที่สองในส่วนที่สองของแบบฟอร์ม W-9 ก่อนที่จะส่ง
วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการส่งแบบฟอร์ม W-9 คืออะไร?
ตัวเลือกอื่นคือส่งผ่านบริการเช่น FedEx, UPS หรือบริการไปรษณีย์แม้ว่าจะไม่มีการรับประกันว่าแบบฟอร์มของคุณจะไม่สูญหายถูกขโมยหรือถูกดัดแปลงในระหว่างการขนส่ง
นอกจากนี้ยังไม่มีการรับประกันว่าผู้รับจะจัดเก็บแบบฟอร์มอย่างปลอดภัยแม้ว่าคุณจะส่งแบบปลอดภัยดังนั้นคุณอาจต้องการสอบถามล่วงหน้า
ธุรกิจของฉันเป็นกิจการที่ได้รับการยกเว้นหรือไม่?
หากคุณเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวก็อาจไม่ใช่ ถ้าเป็น บริษัท ก็อาจเป็นได้หากมีคุณสมบัติได้รับสถานะการยกเว้นภาษีของ IRS
ฉันมีทั้งหมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN) และหมายเลขประกันสังคม ฉันควรป้อนหมายเลขใดในแบบฟอร์ม
ฉันจะปฏิเสธที่จะกรอกแบบฟอร์ม W-9 ได้หรือไม่?
แน่ใจ หากคุณปฏิเสธการตอบสนองต่อคำขอที่ถูกต้องลูกค้าของคุณจะหักภาษีจากการจ่ายของคุณในอัตรา 24% แผนกบัญชีอาจพบว่าคุณเจ็บปวดและแจ้งให้ผู้ติดต่อของคุณปฏิเสธที่จะทำธุรกิจต่อไปกับคุณ ธุรกิจมีข้อผูกมัดอย่างหนักจาก IRS ในการขอรับแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกเสร็จแล้วจากใครก็ตามที่พวกเขาจ่ายเงิน $ 600 หรือมากกว่านั้นในช่วงปี การไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้ถูกปรับ
นอกจากลูกค้าใครจะขอให้ฉันกรอกแบบฟอร์ม W-9
ธนาคาร บริษัท นายหน้าสถาบันสินเชื่อที่ยกเลิกหนี้ที่คุณเป็นหนี้หรือผู้ออกรางวัลที่คุณชนะทั้งหมดอาจถาม หากคุณเป็นแขกรับเชิญใน“ เอลเลน” ในช่วงโปรโมชั่น "12 วันแห่งการแจกของรางวัล" และผู้ผลิตรายการทอล์คโชว์ขอให้คุณกรอก W-9 ก่อนออกเดินทางปลอดภัยที่จะถือว่าการร้องขอนั้นถูกต้อง หากคุณได้รับอีเมลแจ้งว่าคุณได้รับรางวัลสำหรับการประกวดที่คุณจำไม่ได้คุณอาจไม่ต้องการให้ W-9 แก่บุคคลนั้น
ระวังการหลอกลวงแบบฟิชชิ่ง W-9 หากคุณได้รับคำขออีเมลสำหรับฟอร์ม W-9 และคุณไม่แน่ใจว่าถูกต้องตามกฎหมายโปรดติดต่อผู้ส่งทางโทรศัพท์ (และไม่ใช้หมายเลขโทรศัพท์ใด ๆ ในอีเมลที่น่าสงสัย) เพื่อถามว่าคำขอนั้นถูกต้องหรือไม่ ผู้โจมตีมีความซับซ้อนและสามารถทำให้ข้อความดูเหมือนมาจากธนาคารของคุณหรือแม้แต่ลูกค้าของคุณ และถ้าคุณได้รับอีเมลจาก IRS มันเป็นความพยายามฟิชชิ่งแน่นอนและคุณควรส่งต่ออีเมลไปที่ [email protected] กรมสรรพากรไม่ได้เริ่มต้นการติดต่อกับผู้เสียภาษีผ่านทางอีเมล
บรรทัดล่าง
แบบฟอร์ม W-9 สำหรับผู้รับเหมาอิสระหรือที่เรียกว่ามือปืนรับจ้าง เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องกรอกแบบฟอร์มให้ถูกต้อง แต่ถ้าคุณมั่นใจว่าเป็นแบบฟอร์มที่เหมาะสมในการส่งและคำขอนั้นถูกต้อง
