ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (AIS) คืออะไร?
ระบบข้อมูลทางการบัญชี (AIS) เกี่ยวข้องกับการรวบรวมจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลทางการเงินและบัญชีที่ผู้ใช้ภายในใช้เพื่อรายงานข้อมูลแก่นักลงทุนเจ้าหนี้และหน่วยงานด้านภาษี โดยทั่วไปเป็นวิธีการทางคอมพิวเตอร์สำหรับการติดตามกิจกรรมการบัญชีร่วมกับทรัพยากรเทคโนโลยีสารสนเทศ เอไอเอสผสมผสานวิธีปฏิบัติทางบัญชีแบบดั้งเดิมเช่นการใช้หลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป (GAAP) กับทรัพยากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย
วิธีการใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (AIS)
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีประกอบด้วยองค์ประกอบต่าง ๆ ที่สำคัญในรอบบัญชี แม้ว่าข้อมูลที่อยู่ในระบบจะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมและขนาดธุรกิจ แต่ AIS ทั่วไปยังมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายได้ค่าใช้จ่ายข้อมูลลูกค้าข้อมูลพนักงานและข้อมูลภาษี ข้อมูลเฉพาะรวมถึงคำสั่งขายและรายงานการวิเคราะห์ใบขอเสนอซื้อใบแจ้งหนี้เช็คการลงทะเบียนสินค้าคงคลังเงินเดือนบัญชีแยกประเภทยอดดุลทดลองใช้และข้อมูลงบการเงิน
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะต้องมีโครงสร้างฐานข้อมูลเพื่อจัดเก็บข้อมูล โครงสร้างฐานข้อมูลนี้มักจะโปรแกรมด้วยภาษาแบบสอบถามที่ช่วยให้การจัดการตารางและข้อมูล AIS มีหลายฟิลด์สำหรับป้อนข้อมูลรวมถึงการแก้ไขข้อมูลที่เก็บไว้ก่อนหน้านี้ นอกจากนี้ระบบข้อมูลทางการบัญชีมักจะเป็นแพลตฟอร์มที่มีความปลอดภัยสูงพร้อมมาตรการป้องกันไวรัสแฮกเกอร์และแหล่งข้อมูลภายนอกอื่น ๆ ที่พยายามรวบรวมข้อมูล ความปลอดภัยในโลกไซเบอร์นั้นมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากมี บริษัท จำนวนมากที่เก็บข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์
เอาต์พุตต่างๆของระบบสารสนเทศทางการบัญชีเป็นตัวอย่างที่ดีของความสามารถในการจัดการข้อมูล AIS สร้างรายงานรวมถึงรายงานอายุลูกหนี้ตามข้อมูลลูกค้ากำหนดการคิดค่าเสื่อมราคาสำหรับสินทรัพย์ถาวรและยอดทดลองใช้สำหรับการรายงานทางการเงิน รายชื่อลูกค้าการคำนวณภาษีและระดับสินค้าคงคลังอาจทำซ้ำได้ อย่างไรก็ตามจดหมาย, บันทึก, หรืองานนำเสนอไม่รวมอยู่ใน AIS เพราะรายการเหล่านี้ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการรายงานทางการเงินหรือการทำบัญชีของ บริษัท
ประโยชน์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
Interdepartmental Interfacing
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมุ่งมั่นที่จะเชื่อมต่อข้ามแผนกต่างๆ ภายในระบบฝ่ายขายสามารถอัพโหลดงบประมาณการขาย ข้อมูลนี้ถูกใช้โดยทีมบริหารสินค้าคงคลังเพื่อดำเนินการนับสินค้าคงคลังและซื้อวัสดุ เมื่อซื้อสินค้าคงคลังระบบสามารถแจ้งแผนกบัญชีเจ้าหนี้ของใบแจ้งหนี้ใหม่ เอไอเอสยังสามารถแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อใหม่เพื่อให้ฝ่ายผลิตการจัดส่งและฝ่ายบริการลูกค้าทราบถึงการขาย
การควบคุมภายใน
ส่วนสำคัญของระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายใน สามารถวางนโยบายและขั้นตอนภายในระบบเพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญของลูกค้าผู้ขายและธุรกิจจะได้รับการดูแลภายใน บริษัท ด้วยการใช้การอนุมัติการเข้าถึงทางกายภาพข้อกำหนดในการเข้าสู่ระบบบันทึกการเข้าถึงการอนุญาตและการแยกหน้าที่ผู้ใช้สามารถ จำกัด เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานทางธุรกิจเท่านั้น
