ค่าใช้จ่ายและรายได้จะถูกนับในบัญชีคงค้างเมื่อใด

ภายใต้เกณฑ์คงค้างของการบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกนับเมื่อได้รับ ซึ่งแตกต่างจากเกณฑ์เงินสดของการบัญชีซึ่งจะมีการรายงานเมื่อใดก็ตามที่กระแสเงินสดเข้าและออกจากธุรกิจ นักบัญชีส่วนใหญ่พิจารณาวิธีการบัญชีคงค้างเพื่อเป็นการวัดความสามารถในการทำกำไรที่ดีขึ้นสำหรับวัตถุประสงค์ในงบกำไรขาดทุน

บริษัท ส่วนใหญ่ใช้การบัญชีคงค้างเป็นวิธีปฏิบัติทางบัญชีมาตรฐานแม้ว่าจะมีความซับซ้อนและเป็นส่วนตัวมากกว่าการบัญชีเงินสด บริษัท ส่วนใหญ่มีรูปแบบของบัญชีล่าช้าและบัญชีลูกหนี้เช่นการขายเครดิตหรือโครงการที่สร้างรายได้ในช่วงระยะเวลายาวนาน เหตุการณ์เหล่านี้มีผลกระทบที่แท้จริงในการดำเนินธุรกิจแม้ว่าจะไม่ได้รับเงินสดทันที

ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่ขายเฟอร์นิเจอร์บนเครดิตบันทึกการขายทันทีไม่ใช่หลังจากได้รับการชำระเงินทั้งหมดในที่สุด เมื่อได้รับการชำระเงินก่อนที่จะมีการให้บริการหรือสินค้าได้รับการส่งมอบจริงวิธีการบัญชีคงค้างจะถือว่ากิจกรรมนี้เป็นหนี้สิน บริษัท รับรู้รายได้ในลักษณะดั้งเดิมเฉพาะเมื่อได้รับการชำระเงินเต็มจำนวน

การบัญชีคงค้างมักจะรับรู้ค่าใช้จ่ายตามการรับรู้รายได้ที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้เรียกว่าหลักการจับคู่ หลักการนี้ตามที่กำหนดโดยหลักการบัญชีที่ยอมรับกันทั่วไป (GAAP) มีผลบังคับใช้กับการขายสินค้าและการให้บริการอย่างมืออาชีพ หากปราศจากสิ่งนี้งบการเงินจะเปิดเผยข้อมูลที่มีประโยชน์น้อยมากเพราะผู้อ่านจะไม่มีการประเมินสินทรัพย์และหนี้สินอย่างถูกต้อง

เมื่อใดก็ตามที่มีการบันทึกธุรกรรมระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง แต่รายรับเงินสดนั้นไม่ได้รับจริงจนกว่าจะถึงรอบระยะเวลาบัญชีถัดไปนักบัญชีจะเรียกรายได้ค้างรับนั้น ในทำนองเดียวกันค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง แต่จ่ายในอีก เกณฑ์คงค้างของการบัญชีมีผลบังคับใช้สำหรับธุรกิจใด ๆ ที่ดูแลสินค้าคงคลัง สำหรับผู้ที่มียอดขายต่ำกว่า 10 ล้านเหรียญอาจใช้วิธีไฮบริดของบัญชีเงินคงค้างและบัญชีเงินสดตราบใดที่มีการใช้วิธีคงค้างสำหรับรายการขายการสั่งซื้อและรายการสินค้าคงคลัง

ซอฟต์แวร์ระดับองค์กรเช่น QuickBooks เป็นที่นิยมอย่างมากสำหรับธุรกิจและบุคคลทั่วไป ในขณะที่หลายคนสร้างรายงานทั้งเงินสดและเกณฑ์คงค้างการตั้งค่าเริ่มต้นมักจะเกิดขึ้นเสมอ

ในขณะที่วิธีการรับรู้รายได้แสดงรายละเอียดของธุรกิจที่แม่นยำยิ่งขึ้น แต่ก็ทำให้ยากที่จะทราบว่าเงินสดมีอยู่จริงเพียงใด ธุรกิจที่ไม่ได้ตรวจสอบกระแสเงินสดแยกจากบัญชีคงค้างอย่างระมัดระวังอาจประสบปัญหากระแสเงินสดร้ายแรง นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องพึ่งพาบัญชีเครดิตและการชำระเงินล่าช้าจากลูกค้า