การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เป็นวิธีการที่มุ่งเน้นกระบวนการซึ่งรวมระบบที่ใช้ในแผนกต่างๆของ บริษัท ช่วยให้การไหลของข้อมูลง่ายและสม่ำเสมอภายใต้การควบคุมที่กำหนดโดยได้รับความช่วยเหลือจากการใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
บทความนี้อธิบายเครื่องมือที่ใช้ใน ERP และคุณลักษณะของฟังก์ชั่นต่างๆที่ใช้ เพื่อให้เข้าใจถึงเครื่องมือได้ดียิ่งขึ้นให้เริ่มต้นด้วยข้อกำหนดการใช้งาน
สิ่งที่ต้องการจากระบบ ERP คืออะไร?
โดยทั่วไประบบ ERP ใด ๆ จะต้องตอบสนองความต้องการด้านการใช้งานดังต่อไปนี้
- มันจะต้องเป็นระบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียวด้วยแอพพลิเคชั่นและส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายซึ่งทำงานได้อย่างราบรื่นในหลาย ๆ แผนกด้วยฐานข้อมูล accessA ทั่วไปที่จำเป็นควบคุม (หรือหลายฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน) พารามิเตอร์ (เช่น“ คำสั่งซื้อที่ไม่ได้จัดส่งทั้งหมดเมื่อวานนี้ในหมวดหมู่ 'ของเล่น'”) ความสามารถในการปรับขนาดการปรับแต่งและการรวมโมดูล ad hoc ได้ง่ายตามต้องการ
เครื่องมือที่ตอบสนองความต้องการของ ERP:
เพื่อตอบสนองความต้องการของข้อกำหนดการทำงานดังกล่าวข้างต้นเครื่องมือและแอพพลิเคชั่นต่อไปนี้จะรวมเข้ากับระบบ ERP
การจัดเก็บข้อมูลและการจัดการข้อมูลด้วยเวิร์กโฟลว์ที่จัดตั้งขึ้นในแผนกและฟังก์ชั่นที่แตกต่างกันเป็นหัวใจหลักของระบบ ERP มีโซลูชั่นและเครื่องมือหลายอย่างสำหรับการจัดเก็บข้อมูลซึ่งรวมถึงฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จาก บริษัท เช่น Oracle, Sybase, DB2 และข้อเสนอโอเพ่นซอร์สฟรีเช่น Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby เป็นต้นเครื่องมือการจัดการข้อมูลอื่น ๆ อาจรวมถึง Content Management Systems (CMS) และแอปพลิเคชั่นที่เก็บ
ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและฟังก์ชั่นที่ต้องการจำเป็นต้องเลือกสิ่งที่เหมาะสม ผู้ผลิตอาจพบว่าฐานข้อมูลของทรานแซคชันเช่น Oracle หรือ MySQL มีความเกี่ยวข้องมากขึ้นเนื่องจากข้อมูลจากธุรกรรมผ่านสถานะต่าง ๆ (ตั้งแต่การผลิตไปจนถึงสินค้าคงคลังจนถึงการสั่งซื้อเพื่อจับขายจนถึงสถานะการจัดหา) ในทางตรงกันข้าม บริษัท เขียนเนื้อหาออนไลน์อาจพบว่าระบบจัดเก็บ CMS ที่มีการควบคุมเวอร์ชันเหมาะสำหรับความต้องการของพวกเขา
ฐานข้อมูลหรือพื้นที่เก็บข้อมูลสามารถเป็นศูนย์กลางเดียวหรือหลายที่มีการไหลของข้อมูลอัตโนมัติจากฐานข้อมูลหนึ่งไปยังอีก เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดช่วยให้มั่นใจการเคลื่อนย้ายข้อมูลที่ราบรื่น ฐานข้อมูลสามารถโฮสต์ในพื้นที่หรือจากระยะไกลหรือแม้กระทั่งในระบบคลาวด์
· แอปพลิเคชันและส่วนต่อประสานที่มีการควบคุมการอนุญาตที่เหมาะสม:
การจัดเก็บและการจัดการข้อมูลต้องการการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือการแก้ไขเพื่อประมวลผลข้อมูล เมื่อสินค้าถูกผลิตขึ้นพวกเขาจะต้องทำเครื่องหมายเป็นสินค้าคงคลังที่พร้อม จากนั้นฝ่ายจัดการสต็อคจะอัพเดทเป็นพร้อมสำหรับการขาย หลังการซื้อสินค้ารายการนั้นควรได้รับการอัปเดตเป็นสถานะขายและอื่น ๆ เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้แอพพลิเคชั่นและอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายจึงเป็นส่วนสำคัญของระบบ ERP ใด ๆ ที่กำหนดการควบคุมและการอนุญาตไว้ด้วย ยกตัวอย่างเช่นเมื่อรายการถูกทำเครื่องหมายว่าขายแล้วผู้ประกอบการฝ่ายโลจิสติกส์เท่านั้นที่จะสามารถปรับปรุงได้อีกในขณะที่ผู้ผลิตจากแผนกการผลิตหรือแผนกสินค้าคงคลังควรได้รับการเข้าถึงแบบดูได้เท่านั้น
ในทำนองเดียวกันสำหรับเครื่องมือการเขียนเนื้อหา ERP เมื่อผู้เขียนส่งเนื้อหาไปยังบรรณาธิการเพื่อตรวจทานเฉพาะผู้แก้ไขเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้เพื่อหลีกเลี่ยงการทำซ้ำและความขัดแย้งของเนื้อหา
เมื่อต้องการเปิดใช้งานการควบคุมตามแอพพลิเคชั่นและอินเทอร์เฟซที่ต้องได้รับอนุญาตโซลูชัน ERP ใด ๆ ซึ่งอาจเป็นเบราว์เซอร์การติดตั้งเดสก์ท็อป ทีมผู้ผลิตในสถานที่ตั้งนิ่งจะต้องการอินเตอร์เฟซที่ใช้เดสก์ท็อปในขณะที่ทีมขายอย่างต่อเนื่องในการย้ายจะได้รับประโยชน์จากอินเตอร์เฟซที่ใช้เบราว์เซอร์หรือแอพมือถือ
ระบบ ERP ประกอบด้วยหลายโมดูลและที่เก็บข้อมูลที่การปรับปรุงข้อมูลและการกระทำเป็นไปตามลำดับที่กำหนดไว้อย่างมีเหตุผลตามความต้องการทางธุรกิจ นี่ถือเป็นเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์สามารถคิดได้ว่าเป็นจิตใจที่ควบคุมการทำงานของร่างกายต่าง ๆ (การไหลเวียนของเลือดอากาศอาหารและอุปกรณ์อื่น ๆ การเคลื่อนไหวของส่วนต่างๆของร่างกาย ฯลฯ) เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนพร้อมการเข้าถึงที่เหมาะสมในระดับต่างๆเป็นส่วนที่จำเป็นของโซลูชัน ERP ใด ๆ
เครื่องมือที่ใช้กันทั่วไปที่นำมาใช้ภายในกรอบการทำงานของ ERP ได้แก่ Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM เป็นต้น
ระดับการจัดการระดับแผนกระดับทีมหรือการสร้างรายงานระดับบุคคลเป็นอีกข้อกำหนดที่สำคัญสำหรับระบบ ERP โดยปกติจะมีให้ในทั้งรูปแบบแดชบอร์ด (ด้วยมุมมองข้อมูลแบบเรียลไทม์ - แสดงข้อมูลเช่นคำสั่งซื้อที่ได้รับ แต่ยังไม่ได้จัดส่งการชำระเงินที่ล้มเหลวของสัปดาห์ที่แล้ว ฯลฯ) หรือรายงานที่ปรับแต่งได้ การแก้ไขแอปพลิเคชันเช่นสเปรดชีต
เครื่องมือรายงานและแดชบอร์ดส่วนใหญ่ทำงานแบบเรียลไทม์ (หรือมีความล่าช้าน้อยที่สุด) เช่นเดียวกับแอปพลิเคชันที่แผนกใช้สำหรับการอัปเดตข้อมูลมุมมองเครื่องมือ / แดชบอร์ดการรายงานเหล่านี้มีให้ใช้งานเช่นเดียวกับการติดตั้งเบราว์เซอร์หรือเดสก์ท็อป นอกจากนี้ยังรวมถึงคุณสมบัติการรายงาน ณ สิ้นวันด้วยการส่งอีเมลรายงานพร้อมแผนภูมิ / กราฟ / ตารางเช่น Microsoft Excel หรือ Word Attachment
· เครื่องมือสื่อสาร:
ภายในระบบใด ๆ ที่ทำงานในหลาย ๆ แผนกจำเป็นต้องมีการสื่อสาร ระบบ ERP ช่วยอำนวยความสะดวกนี้โดยนำเสนอเครื่องมือสำหรับการสร้างจดหมายอัตโนมัติแบบข้อความโต้ตอบแบบทันทีแชทหรือคุณลักษณะการออกอากาศทั่วไปในระดับบุคคลและกลุ่ม บอกว่าเมื่อคำสั่งซื้อถูกทำเครื่องหมายเป็น "พร้อมส่ง" ผู้ส่งจดหมายอัตโนมัติควรถูกเรียกไปยังแผนกโลจิสติกส์เพื่อเริ่มกระบวนการส่งสินค้า หรือถ้าครัวร้านพิซซ่าได้พัฒนาปัญหาข้อความออกอากาศทั่วไปสามารถส่งไปยังแผนกอื่น ๆ ทั้งหมดเพื่อหยุดการสั่งซื้อเพิ่มเติม
ฟังก์ชันการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพิ่มเติม (เช่นจาก Lync, Chatter หรือ Yammer) ถูกรวมเข้าด้วยกันเพื่อให้สามารถสื่อสารได้ง่ายและรวดเร็ว
นอกเหนือจากเครื่องมือด้านบนที่เป็นส่วนหนึ่งของระบบ ERP แล้วยังมีเครื่องมือเพิ่มเติมที่สามารถรวมเข้าด้วยกันได้ตามต้องการ:
เครื่องมือวิเคราะห์จำนวนมากสามารถรวมอยู่ในระบบ ERP สำหรับระบบธุรกิจอัจฉริยะการวิเคราะห์เชิงพยากรณ์การทำเหมืองข้อมูลและการวิเคราะห์ที่เกี่ยวข้อง เครื่องมือวิเคราะห์เหล่านี้ใช้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าสำหรับการสร้างการตัดสินใจทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์โดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่ (เช่นการติดตามพฤติกรรมผู้บริโภครอบการช็อปปิ้งวันหยุดผลเปรียบเทียบสำหรับผลิตภัณฑ์ในชั้นวางสีแดงที่มียอดขายมากกว่า
· การจัดสรรทรัพยากรและเครื่องมือการจัดตารางงาน:
ระบบ ERP ยังสามารถรวมเครื่องมือสำหรับการจัดสรรทรัพยากรข้ามแผนกและงาน (สำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องใช้แรงงาน) เครื่องมือเหล่านี้ทำงานบนหลักการง่าย ๆ ของเวลาที่กำหนดโดยงาน / โครงการเทียบกับกำหนดการความพร้อมใช้งานของทรัพยากร เมื่อทำภารกิจเสร็จแล้วทรัพยากรจะถูกกำหนดให้กับงานใหม่ที่ตรงกับทักษะของเขาโดยอัตโนมัติหรือใส่ไว้ในกลุ่มสำหรับงานมอบหมายต่อไป เครื่องมือมีฟังก์ชั่นสำหรับการแทรกแซงด้วยตนเองในระดับหัวหน้างานในกรณีที่งานล่าช้า ประโยชน์รวมถึงการมองเห็นที่ชัดเจนเกี่ยวกับภาระงานในปัจจุบันและอนาคตการใช้ทรัพยากรที่เหมาะสมการสำรวจความเป็นไปได้สำหรับระบบอัตโนมัติ ฯลฯ
· คุณสมบัติเพิ่มเติมอื่น ๆ: ระบบ ERP สามารถรวมโมดูลสำหรับการบริหารทรัพยากรมนุษย์, การบริหารโครงการ, ระบบการติดตามเวลา, การจัดการเอกสาร, ฯลฯ ตามความต้องการทางธุรกิจ มีเครื่องมือจำนวนมากที่มีเฉพาะสำหรับแต่ละอุตสาหกรรมและประเภทฟังก์ชั่นและผู้ขาย ERP ให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้าที่สนใจในการเลือกแบบที่ดีที่สุด อินเทอร์เน็ตพร้อมเสมอสำหรับการช่วยเหลือตนเองในการรับข้อมูลที่จำเป็น
บรรทัดล่าง:
ERP เป็นกรอบงานที่ซับซ้อนในการดำเนินการและมักจะต้องการผู้จำหน่ายเฉพาะสำหรับการติดตั้ง สองคอขวดขนาดใหญ่ที่ระบุด้วยการใช้ ERP นั้นมีค่าใช้จ่ายสูงและความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ในขณะที่ต้นทุนสามารถลดลงได้ในระดับหนึ่งโดยการประเมินอย่างระมัดระวังของผู้ขายที่แตกต่างกันและการประเมินเครื่องมือโอเพนซอร์สฟรีความท้าทายอื่น ๆ ของความล้มเหลวเนื่องจากการขาดการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสามารถลดลงได้ การประเมินที่เหมาะสมในระยะเริ่มต้นการร่วมมือกับผู้ขายที่มีความเชี่ยวชาญที่เหมาะสมและมีความชัดเจนในความต้องการตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยให้การใช้งานเครื่องมือ ERP มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ (สำหรับการอ่านที่เกี่ยวข้องดู "กรณีศึกษาการวางแผนทรัพยากรองค์กรที่ประสบความสำเร็จ")
