บัญชีแยกประเภททั่วไปทำหน้าที่บันทึกบัญชีทั้งหมดและธุรกรรมของพวกเขา การทำให้สมดุลบัญชีแยกประเภทเกี่ยวข้องกับการลบจำนวนเดบิตทั้งหมดจากจำนวนเครดิตทั้งหมด ในการคำนวณเครดิตและเดบิตอย่างถูกต้องต้องเข้าใจกฎสองสามข้อก่อน
วิธีการคำนวณยอดคงเหลือ
ในการเริ่มต้นให้ป้อนบัญชีเดบิตทั้งหมดทางด้านซ้ายของงบดุลและบัญชีเครดิตทางด้านขวา รวมยอดคงเหลือสำหรับแต่ละรายการ พิจารณาว่าบัญชีเดบิตใดที่มีผลกระทบต่อการทำธุรกรรมและในที่สุดจะเพิ่มหรือลดบัญชีนั้น ตัวอย่างเช่นมันลดสินค้าคงคลังหรือเพิ่มเงินสดหรือไม่ สุดท้ายให้คำนวณยอดคงเหลือสำหรับแต่ละบัญชีและอัพเดทงบดุล
เมื่อเสร็จแล้วให้ตรวจสอบว่าเครดิตเดบิตเท่ากันเพื่อให้แน่ใจว่าหนังสือมีความสมดุล อีกวิธีในการทำให้หนังสือมีความสมดุลคือการสร้างยอดดุลทดลองใช้ ซึ่งหมายถึงการแสดงรายการบัญชีทั้งหมดในบัญชีแยกประเภทและยอดคงเหลือของเดบิตและเครดิตแต่ละรายการ เมื่อคำนวณยอดคงเหลือสำหรับทั้งเดบิตและเครดิตแล้วทั้งสองควรตรงกัน หากตัวเลขไม่เหมือนกันมีบางอย่างที่ผิดพลาดหรือผิดพลาดและหนังสือไม่สมดุล
กฎสำคัญที่ควรปฏิบัติ
ก่อนเดบิตจะต้องมีเครดิตเท่ากันในที่สุด แม้ว่าสิ่งนี้อาจสร้างความสับสนในตอนแรกและมันอาจเป็นการล่อลวงให้ใช้ตัวเลขที่เป็นบวกและลบเพื่อทำธุรกรรมในที่สุดความสัมพันธ์ด้านการเดบิตและเครดิตในที่สุดก็แสดงถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในธุรกิจได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
ประการที่สองเดบิตเพิ่มสินทรัพย์ค่าใช้จ่ายและบัญชีเงินปันผลในขณะที่เครดิตลดลง อาจเป็นประโยชน์ในการใช้ DEAD ช่วยในการจำเพื่อจำสิ่งนี้: เดบิตเพิ่มค่าใช้จ่ายสินทรัพย์และเงินปันผล
ประการที่สามในทางตรงข้ามถือเป็นจริงสำหรับบัญชีหนี้สินรายได้และบัญชีทุน เครดิตเพิ่มสิ่งเหล่านี้ในขณะที่เดบิตลดลง ตัวช่วยจำสำหรับการจดจำความสัมพันธ์นี้คือ GIRLS: บัญชีที่เพิ่มขึ้น ได้แก่ กำไรรายได้รายได้หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น
เนื่องจากสิ่งเหล่านี้มีผลตรงข้ามกับบัญชีเสริมในที่สุดเครดิตและเดบิตจะเท่ากันและแสดงให้เห็นว่าบัญชีมีความสมดุล ทุกธุรกรรมสามารถอธิบายได้โดยใช้รูปแบบเดบิต / เครดิตและหนังสือจะต้องถูกเก็บไว้ในบัญชีเพื่อให้เดบิตทุกรายการถูกจับคู่กับเครดิตที่เกี่ยวข้อง
แนวปฏิบัติทางการบัญชี
ซอฟต์แวร์บัญชีเช่น QuickBooks, FreshBooks และ Xero มีประโยชน์สำหรับการปรับสมดุลหนังสือเนื่องจากโปรแกรมดังกล่าวจะทำเครื่องหมายบริเวณที่เครดิตหรือเดบิตที่เกี่ยวข้องหายไปโดยอัตโนมัติ บริษัท ส่วนใหญ่จะมีบัญชีใน บริษัท ที่จะจัดการเรื่องนี้ให้คุณ แต่ถ้าคุณจัดการเรื่องการเงินของคุณเองคุณควรใช้หมายเลขที่สำคัญผ่านที่ปรึกษาด้านบัญชีภายนอกเช่นผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) หรือผู้ลงทะเบียน ตัวแทน (EA)
เดบิตที่ไม่มีเครดิตที่เกี่ยวข้องเรียกว่าเดบิตห้อย สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นเมื่อมีการป้อนรายการเดบิตทางด้านเครดิตหรือเมื่อ บริษัท ได้มา แต่ไม่มีการบันทึกธุรกรรมนั้น ในทำนองเดียวกันตั๋วเครดิตอาจถูกป้อนเข้าไปในบัญชีแยกประเภททั่วไปเมื่อมีการฝากเงิน แต่มันต้องการตั๋วเดบิตชดเชยในเวลาเดียวกันหรือหลังจากนั้นไม่นานเพื่อความสมดุลหนังสือ
