คำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) คืออะไร
คำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ประกาศและให้รายละเอียดเกี่ยวกับโครงการรวมทั้งเรียกร้องการเสนอราคาจากผู้รับเหมาที่จะช่วยให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ องค์กรส่วนใหญ่ต้องการใช้ RFP และในหลาย ๆ กรณีรัฐบาลใช้การร้องขอเพื่อขอข้อเสนอเท่านั้น การร้องขอข้อเสนอสำหรับโปรแกรมเฉพาะอาจทำให้ บริษัท ต้องตรวจสอบการเสนอราคาเพื่อตรวจสอบความเป็นไปได้สุขภาพของ บริษัท ประมูลและความสามารถของผู้ประมูลในการทำสิ่งที่เสนอ
ประเด็นที่สำคัญ
- คำขอสำหรับข้อเสนอคือการประกาศการระดมทุนของโครงการที่โพสต์โดยองค์กรที่ บริษัท เสนอราคา RFP แสดงขั้นตอนการเสนอราคาและเงื่อนไขสัญญาและเป็นแนวทางในการจัดรูปแบบการเสนอราคา RFF ถูกใช้เป็นหลัก.RFP อนุญาตให้ บริษัท ที่ร้องขอได้รับการเสนอราคาหลายรายการ
ทำความเข้าใจคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP)
RFPs ร่างกระบวนการเสนอราคาและเงื่อนไขสัญญาและให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบและนำเสนอการเสนอราคา โดยทั่วไปจะสงวนไว้สำหรับโครงการที่ซับซ้อน คำขอเหล่านี้ระบุลักษณะของโครงการและเกณฑ์การประเมินเปิดเผยว่ามีการให้คะแนนข้อเสนออย่างไร การร้องขออาจรวมถึงคำแถลงการทำงานการอธิบายงานที่จะต้องดำเนินการโดยผู้ชนะการประมูลและกำหนดเวลาสำหรับการทำงานที่เสร็จสิ้นแล้ว รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรที่ออกและสายธุรกิจ
RFPs ยังเป็นแนวทางให้ผู้ประมูลในการเตรียมข้อเสนอ พวกเขาอาจร่างคำแนะนำเกี่ยวกับข้อมูลที่ผู้เสนอราคาต้องมีและรูปแบบที่ต้องการ
ข้อเสนอไม่ควรมีรายละเอียดมากเกินไปเพราะอาจเป็นอุปสรรคต่อความคิดสร้างสรรค์ของผู้รับเหมาและไม่ควรคลุมเครือจนผู้รับเหมาต้องนิ่งงัน
RFPs ส่วนใหญ่ถูกส่งโดยหน่วยงานภาครัฐและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในภาครัฐ โดยทั่วไปพวกเขาจะต้องเปิดการแข่งขันระหว่าง บริษัท เอกชนเพื่อให้กระบวนการยุติธรรม เพื่อให้ต้นทุนต่ำหน่วยงานเหล่านี้ต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการเสนอราคาต่ำสุดและแข่งขันได้มากที่สุด
เหตุผลที่องค์กรอาจยื่นข้อเสนอ RFP คือการได้รับการเสนอราคาหลายครั้ง องค์กรที่กำลังมองหาอาจได้รับประโยชน์จากผู้เข้าร่วมประมูลและมุมมองที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่นธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนกระบวนการรายงานจากระบบที่ใช้กระดาษเป็นระบบคอมพิวเตอร์อาจยื่นคำร้องขอข้อเสนอสำหรับฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์และการฝึกอบรมผู้ใช้เพื่อสร้างและรวมระบบใหม่เข้ากับธุรกิจ
ข้อกำหนดสำหรับการขอข้อเสนอ
หน่วยงานของรัฐหรือหน่วยงานอื่น ๆ อาจต้องออกคำร้องขอข้อเสนอเพื่อให้การแข่งขันเต็มรูปแบบและเปิดกว้างเพื่อลดต้นทุนของการแก้ปัญหา การยอมรับข้อเสนอที่ตอบสนองต่อข้อกำหนดมากที่สุดอาจไม่ได้หมายความว่าราคาเสนอต่ำสุดเสมอไป
การสร้างคำขอสำหรับข้อเสนออย่างชำนาญอาจเป็นตัวกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโซลูชันที่เกิดขึ้น หากข้อกำหนดที่ระบุนั้นคลุมเครือเกินไปผู้เสนอราคาอาจไม่สามารถออกแบบและใช้งานโซลูชันที่สมบูรณ์สำหรับปัญหาได้ หากข้อกำหนดมีรายละเอียดและ จำกัด เกินไปความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมของผู้ประมูลอาจถูก จำกัด
กระบวนการ RFP เริ่มต้นด้วยการร่างคำขอสำหรับข้อเสนอ ผู้ประมูลตรวจสอบการชักชวนและส่งข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุง หลังจากนำข้อเสนอแนะมาใช้จะมีการออกคำขอขั้นสุดท้ายสำหรับข้อเสนอ จากนั้นผู้ประมูลจะส่งข้อเสนอของพวกเขา ลูกค้าเลือกผู้ประมูลกลุ่มเล็ก ๆ และเข้าสู่การเจรจาเรื่องราคาและรายละเอียดทางเทคนิค ลูกค้าอาจขอให้ผู้ประมูลที่เหลือส่งข้อเสนอที่ดีที่สุดและสุดท้ายก่อนที่จะตัดสินสัญญา สัญญาจะถูกนำเสนอให้กับ บริษัท ที่ให้บริการโซลูชั่นที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหา
ตัวอย่างของการขอข้อเสนอ
ตัวอย่างเช่นในกรณีที่ Federal Railroad Administration ออกคำร้องขอข้อเสนอทางการเงินออกแบบสร้างดำเนินการและบำรุงรักษาระบบรางความเร็วสูง ผู้ที่สนใจส่งข้อเสนอตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในเอกสาร ตามข้อเสนอที่ได้รับภายในวันที่กำหนดกรมการขนส่งกำหนดค่าคอมมิชชั่นสำหรับการตรวจสอบเพิ่มเติมและการพัฒนาข้อเสนอ DOT เลือกข้อเสนอที่ครอบคลุมถึงเป้าหมายมากที่สุดและว่าจ้าง บริษัท เพื่อดำเนินงาน
