ข้อกำหนดระบบการจัดซื้อ

ระบบจัดซื้อคืออะไร?

ระบบการจัดซื้อเป็นกระบวนการในการซื้อผลิตภัณฑ์และบริการที่ครอบคลุมการซื้อจากใบขอเสนอซื้อและใบสั่งซื้อผ่านการรับสินค้าและการชำระเงิน ระบบการจัดซื้อเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะตรวจสอบสต็อกที่มีอยู่และช่วยให้ บริษัท ต่างๆตัดสินใจว่าจะซื้อสินค้าราคาเท่าใดและจะซื้อเมื่อใด ระบบการจัดซื้ออาจขึ้นอยู่กับรูปแบบปริมาณการสั่งซื้อทางเศรษฐกิจ

ระบบการจัดซื้อมีบทบาทสำคัญในการควบคุมกระแสเงินสดของ บริษัท เพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงการซื้อที่จำเป็นเท่านั้นและทำในราคาที่สมเหตุสมผล

ทำความเข้าใจกับระบบการจัดซื้อ

ระบบการจัดซื้อทำให้กระบวนการจัดซื้อมีประสิทธิภาพมากขึ้นและช่วยให้ บริษัท ลดต้นทุนการจัดหา ระบบการจัดซื้อด้วยคอมพิวเตอร์สามารถลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการของ บริษัท ลดระยะเวลาในรอบการสั่งซื้อและลดความผิดพลาดของมนุษย์ นอกจากนี้ยังสามารถทำให้การติดตามคำสั่งซื้อง่ายขึ้นและทำให้ง่ายต่อการจัดการงบประมาณการจัดซื้อโดยการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายอย่างรวดเร็ว

ระบบจัดซื้อมีบทบาทสำคัญในการควบคุมกระแสเงินสดของ บริษัท พวกเขารับประกันว่าจะทำการซื้อที่จำเป็นเท่านั้นและพวกเขาจะทำในราคาที่สมเหตุสมผล ระบบการจัดซื้อใช้ประโยชน์จากผลลัพธ์จากระบบการวางแผนการผลิต เอาท์พุทเหล่านี้รวมถึงจำนวนเงินที่ต้องการในกระบวนการผลิต

ประเด็นที่สำคัญ

• ระบบการจัดซื้อประกอบด้วยกระบวนการจัดซื้อตั้งแต่ใบขอเสนอซื้อไปจนถึงการรับสินค้าและการชำระเงินระบบการจัดซื้อจะรักษาประสิทธิภาพโดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการซื้อเฉพาะที่จำเป็นเท่านั้นและจะมีผลในราคาที่สมเหตุสมผล และแบบจำลองเศรษฐกิจเช่นปริมาณการสั่งซื้อทางเศรษฐกิจ

ปริมาณการสั่งซื้อทางเศรษฐกิจและการจัดซื้อ

แบบจำลองปริมาณการสั่งซื้อทางเศรษฐกิจ (EOQ) ใช้ในการจัดการสินค้าคงคลังโดยการคำนวณจำนวนหน่วยที่ บริษัท ควรซื้อสำหรับสินค้าคงคลังด้วยชุดคำสั่งซื้อแต่ละชุดเพื่อลดต้นทุนรวมของสินค้าคงคลัง ต้นทุนของสินค้าคงคลังรวมถึงค่าใช้จ่ายในการถือครองและการตั้งค่า

แบบจำลอง EOQ พยายามที่จะทำให้แน่ใจว่ามีการสั่งซื้อสินค้าคงคลังในปริมาณที่เหมาะสมต่อชุดดังนั้น บริษัท จึงไม่จำเป็นต้องสั่งซื้อบ่อยเกินไปและไม่มีสินค้าคงคลังเหลืออยู่ในมือ จะถือว่ามีการแลกเปลี่ยนระหว่างต้นทุนการถือครองสินค้าคงคลังและค่าใช้จ่ายการตั้งค่าสินค้าคงคลังและค่าใช้จ่ายสินค้าคงคลังรวมจะลดลงเมื่อทั้งค่าติดตั้งและค่าใช้จ่ายถือลดลง

ซื้อไปจ่าย

Purchase-to-Pay เป็นระบบรวมที่ดำเนินการจัดซื้อสินค้าและบริการโดยอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ ระบบได้รับชื่อเนื่องจากจัดการทุกด้านของการได้มาจากการซื้อสินค้าไปจนถึงการชำระเงินของผู้ขาย ระบบสั่งซื้อจ่ายเริ่มต้นด้วยการจัดหาจากนั้นดำเนินการจัดหาและสิ้นสุดด้วยการชำระเงิน Purchase-to-Pay พยายามเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดซื้อซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรผ่านการควบคุมทางการเงินและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น ระบบรวมที่มีความคล่องตัวนี้ช่วยลดต้นทุนและลดความเสี่ยง