การยืนยันเชิงลบคืออะไร
การยืนยันเชิงลบเป็นจดหมายหรือเอกสารที่ขอให้ผู้รับควรตอบกลับผู้ส่งเฉพาะในกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาของข้อความหรือผู้รับต้องการยกเลิกการรับจดหมายที่ส่งถึง
จดหมายยืนยันเชิงลบสามารถใช้ในสถานการณ์ธุรกิจหลายประเภทและมักใช้ในอุตสาหกรรมบริการทางการเงิน วัตถุประสงค์ของการสื่อสารคือเพื่อลดจำนวนการตอบสนองขาเข้าที่องค์กรได้รับจากการตอบกลับจดหมายที่ส่งถึงฐานลูกค้า ในการยืนยันในเชิงลบหรือสถานการณ์การสื่อสารความยินยอมในเชิงลบ บริษัท หรือนิติบุคคลที่ส่งข้อความจะได้รับการตอบกลับจากการโหวต "ไม่" เท่านั้นซึ่งต่างจากการตอบกลับจากทุกคนโดยไม่คำนึงถึงความคิดเห็นของพวกเขา
ทำความเข้าใจกับการยืนยันเชิงลบ
การยืนยันเชิงลบมักจะถูกใช้โดยผู้ตรวจสอบและเกี่ยวข้องกับเอกสารที่ส่งไปยังตัวอย่างของลูกค้าของ บริษัท ขอให้พวกเขาตอบสนองเฉพาะเมื่อพวกเขาพบความแตกต่างระหว่างหนังสือของพวกเขาและบัญชีที่บันทึกไว้ในงบการเงินของ บริษัท ที่ตรวจสอบ โดยทั่วไปแล้วการยืนยันเชิงลบจะใช้เมื่อการควบคุมการบัญชีของ บริษัท มีประวัติในอดีตมีข้อผิดพลาดน้อยมากและถือว่ามีความแข็งแกร่ง บริษัท ขอให้ตรวจสอบหมายเลขอีกครั้งและยืนยันว่ามีความคลาดเคลื่อนหรือไม่
การส่งการยืนยันเชิงลบซึ่งตรงข้ามกับการยืนยันเชิงบวกซึ่งต้องมีการตอบกลับสามารถประหยัดเวลาที่จะใช้ในการติดตามการตอบกลับและการติดตามกับผู้รับที่ไม่ตอบสนอง การยืนยันเชิงลบเป็นเพียงวิธีการที่นักบัญชีเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งสอง บริษัท รายงานตัวเลขเดียวกัน
ประเด็นที่สำคัญ
- การยืนยันเชิงลบเป็นจดหมายหรือเอกสารที่ขอให้ผู้รับควรตอบกลับไปยังผู้ส่งเฉพาะในกรณีที่มีปัญหากับเนื้อหาของข้อความหรือผู้รับต้องการยกเลิกการรับจดหมายที่ได้รับการแก้ไขจดหมายยืนยันเชิงลบมักใช้ใน อุตสาหกรรมบริการทางการเงินรวมถึงนักบัญชีที่ต้องการตรวจสอบข้อมูลทางการเงินของลูกค้าการยืนยันเชิงลบช่วยลดจำนวนการตอบสนองขาเข้าที่องค์กรได้รับโดยตอบจดหมายที่ส่งถึงฐานลูกค้า
ตัวอย่างของการยืนยันเชิงลบ
การยืนยันเชิงลบมีแอปพลิเคชั่นมากมายซึ่งรวมถึงทั้งนักบัญชีและ บริษัท ที่ให้บริการด้านการเงิน
แผนการเกษียณอายุของพนักงาน
จดหมายยืนยันเชิงลบมักจะถูกส่งออกพร้อมแผน 401 (k) ที่มีคุณสมบัติการเลื่อนระดับอัตโนมัติ ด้วยการเลื่อนระดับอัตโนมัติเปอร์เซ็นต์ของเงินเดือนของพนักงานที่มีส่วนร่วมในแต่ละงวดการชำระเงินจะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติทุกปี
ความตั้งใจของอัตราการออมที่เพิ่มขึ้นนี้โดยอัตโนมัติคือการช่วยให้ผู้คนประหยัดเงินได้มากขึ้นสำหรับการเกษียณ ประมาณหนึ่งเดือนก่อนการเลื่อนระดับเกิดขึ้นผู้บันทึกเสียงส่งการยืนยันเชิงลบหรือจดหมายยินยอมลบ จดหมายแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าการเพิ่มระดับการมีส่วนร่วมจะเกิดขึ้นเว้นแต่ผู้เข้าร่วมจะติดต่อผู้บันทึกข้อมูล 401 (k) และยกเลิกการเพิ่มเพื่อรักษาอัตราการบริจาคในปัจจุบัน
การบัญชีเพื่อรายรับ
คำขอลบสามารถใช้เพื่อบัญชีการขายที่ผู้ผลิตรถยนต์ ตามหนังสือผู้ผลิตขายรถยนต์ 200 คันให้กับตัวแทนจำหน่ายรวมเป็นเงิน 6 ล้านเหรียญสหรัฐ จดหมายยืนยันเชิงลบจะระบุว่าหากตัวเลข $ 6 ล้านถูกต้องคุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับ อย่างไรก็ตามหากยอดรายรับมีเพียง 5 ล้านเหรียญสหรัฐผู้ผลิตจะต้องแจ้งให้นักบัญชีทราบถึงความแตกต่างในหนังสือของตัวแทนจำหน่าย
การยืนยันเชิงลบเป็นวิธีพูดอย่างมืออาชีพว่า "อย่าตอบกลับฉันเว้นแต่จะมีปัญหา"
