สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีธุรกรรมน้อยเจ้าของธุรกิจที่ฉลาดสามารถใช้ Excel แทนซอฟต์แวร์บัญชีได้ Excel มีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างและบำรุงรักษาบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่ต้องมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับการบัญชีขั้นพื้นฐานและการใส่ใจในรายละเอียด สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ไม่แน่ใจว่าพวกเขาพร้อมหรือมีทรัพยากรที่จะลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชี Excel อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเริ่มเก็บบันทึกทางบัญชีจนกว่าจะซื้อซอฟต์แวร์บัญชี
ใช้ Excel เป็นบัญชีแยกประเภท
การตั้งค่าการเก็บบันทึกอย่างง่ายควรรวมคอลัมน์สำหรับวันที่ทำธุรกรรมรายละเอียดธุรกรรมและหมายเลขอ้างอิงเช่นใบแจ้งหนี้หรือหมายเลขตรวจสอบ คอลัมน์ถัดไปจะแสดงรายการแต่ละบัญชีที่จะใช้ในระหว่างปี ความคิดที่รอบคอบควรเข้าสู่การเลือกบัญชีเนื่องจากจะเป็นการยากที่จะย้อนกลับและทำการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง จากซ้ายไปขวาบัญชีแรกที่แสดงควรเป็นบัญชีงบกำไรขาดทุนเริ่มต้นด้วยรายได้และลงท้ายด้วยค่าใช้จ่าย ถัดไปจะเป็นบัญชีสินทรัพย์จากนั้นบัญชีหนี้สินและสุดท้ายบัญชีส่วนใด ๆ
บัญชีแยกประเภททั่วไปใช้การทำบัญชีสองรายการเพื่อติดตามธุรกรรมทั้งหมดของ บริษัท และเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับแนวคิดนี้ก่อนที่จะเริ่มใช้ Excel เป็นบัญชีแยกประเภททั่วไป
การทำบัญชีเข้าคู่คืออะไร?
หากนี่เป็น บริษัท ใหม่การทำธุรกรรมครั้งแรกน่าจะเป็นทุนที่ลงทุนใน บริษัท ตัวอย่างเช่นสมมติว่าผู้ประกอบการชื่อเจนตัดสินใจเปิดร้านขายเครื่องจักร เธอมีเงินออม $ 750, 000 จากการเริ่มธุรกิจด้วยและเปิดบัญชีตรวจสอบธุรกิจด้วยเงิน
การใช้แนวคิดการทำบัญชีสองครั้งเจนรู้ว่าการทำธุรกรรมนี้จะเพิ่มบัญชีเงินสดของ บริษัท (รายการเดบิต) และจะถูกหักล้างโดยการเพิ่มในบัญชีส่วนของเจ้าของ (รายการเครดิต) ในระบบ Excel นี้รายการเดบิตทั้งหมดควรถูกบันทึกเป็นค่าบวกในขณะที่รายการเครดิตทั้งหมดควรถูกบันทึกด้วยค่าลบ
ในตัวอย่างนี้เจนควรป้อนวันที่ทำธุรกรรมและคำอธิบายเช่น "การลงทุน" ในบรรทัดแรกของสเปรดชีต จากนั้นเธอจะใส่รายการบวก $ 750, 000 ลงในคอลัมน์บัญชี "เงินสด" ของสเปรดชีตและรายการลบ $ 750, 000 ลงในคอลัมน์บัญชี "ส่วนของเจ้าของ" ของสเปรดชีต เพื่อตรวจสอบตัวเลขเจนควรใช้สูตรผลรวมเพื่อให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดในแต่ละแถวรวมเป็นศูนย์ดอลลาร์
จากนั้นเจนจะป้อนบรรทัดสำหรับแต่ละธุรกรรมต่อไป หากเธอซื้ออุปกรณ์ด้วยเงินสดของ บริษัท เจนจะเข้าทำธุรกรรมเพื่อแสดงรายการเดบิตหรือรายการบวกไปยังคอลัมน์บัญชี "อุปกรณ์" และเครดิตหรือรายการติดลบไปยังคอลัมน์บัญชี "เงินสด" หากเธอขายบริการเครื่องจักรกลให้กับลูกค้าเธอจะบันทึกเครดิตไปยังบัญชี "รายได้" และตัดบัญชีไปยังบัญชี "ส่วนได้เสีย"
สุดท้ายยอดรวมสำหรับแต่ละคอลัมน์บัญชีควรรวมที่ด้านล่างของสเปรดชีต ผลรวมของบัญชีรายได้ทั้งหมดสามารถรวมเข้าด้วยกันเพื่อคำนวณรายได้สุทธิปัจจุบัน คอลัมน์อื่น ๆ สามารถกำหนดค่าได้ตามความจำเป็นในการคำนวณเช่นสินทรัพย์รวมหนี้สินทั้งหมดและส่วนทุนทั้งหมด
