คำจำกัดความของบัตรเครดิตองค์กร

บัตรเครดิตองค์กรคืออะไร?

บัตรเครดิตองค์กรคือบัตรเครดิตที่ออกให้แก่พนักงานของ บริษัท ที่จัดตั้งขึ้นเพื่อให้พวกเขาเรียกเก็บค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ได้รับอนุญาตเช่นการเข้าพักในโรงแรมและตั๋วเครื่องบินโดยไม่ต้องใช้บัตรหรือเงินสดของตนเอง บัตรเหล่านี้ซึ่งรู้จักกันในนามบัตรเครดิตเชิงพาณิชย์สามารถช่วยให้พนักงาน (และนายจ้าง) จัดการค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้นและข้อเสนอมากมายเช่นข้อเสนอสะสมไมล์และการเข้าถึงเลานจ์ที่สนามบิน

บัตรเครดิตองค์กรทำงานอย่างไร

บัตรเครดิตองค์กรได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของ บริษัท ที่จัดตั้งขึ้นโดยทั่วไปแล้วมีรายได้ประจำปีอย่างน้อย 4 ล้านเหรียญผู้ใช้บัตร 15-plus และค่าใช้จ่ายประมาณ 250, 000 ดอลลาร์หรือมากกว่าในแต่ละปี ในขณะที่ธุรกิจส่วนใหญ่รวมถึงการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวและ DBAs สามารถรับบัตรเครดิตธุรกิจขนาดเล็ก, บัตรองค์กร (ตามชื่อหมายถึง) ถูกสงวนไว้สำหรับ บริษัท นั่นหมายความว่า บริษัท จะต้องมีโครงสร้างและจดทะเบียนเป็น บริษัท S หรือ C จึงจะมีสิทธิ์

บริษัท ผู้ออกบัตรเครดิตรายใหญ่เช่น American Express, Capital One, Citibank, Chase และ Wells Fargo เสนอบัตรเครดิตองค์กร บัตรจะออกตามสภาพทางการเงินของ บริษัท ไม่ใช่การเงินส่วนบุคคลของเจ้าของ ตัวอย่างเช่นผู้ออกบัตรอาจกำหนดให้ บริษัท ต้องมีการเงินที่แข็งแกร่งรวมถึงสภาพคล่องและกระแสเงินสดที่ดี

โดยทั่วไป บริษัท ผู้ออกบัตรเครดิตต้องการดูงบการเงินที่ตรวจสอบแล้วล่าสุดของ บริษัท รายละเอียดเกี่ยวกับโครงสร้างและองค์กรของ บริษัท ข้อมูลภาษี (รวมถึงหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลาง) และข้อมูลติดต่อสำหรับเจ้าหน้าที่ บริษัท ที่ได้รับอนุญาตให้ทำธุรกิจแทน บริษัท - เช่นเจ้าของประธานหรือเหรัญญิก

ประเด็นที่สำคัญ

• บัตรเครดิตองค์กรช่วยให้นายจ้างและพนักงานจัดการค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้นบัตรเครดิตขององค์กรจะออกให้กับ บริษัท ใหญ่ที่จัดตั้งขึ้นและแตกต่างจากนามบัตรที่มีให้สำหรับผู้ที่เป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวและ DBA สำคัญสำหรับพนักงานในการเรียนรู้ นโยบายก่อนที่จะทำการค่าใช้จ่ายใด ๆ ขึ้นอยู่กับบัตรทั้งพนักงานหรือนายจ้างจะเป็นผู้รับผิดชอบในการชำระเงินค่าบัตรเครดิต

นายจ้างอาจให้บัตรองค์กรแก่พนักงานบางคนเพื่อให้พวกเขาสามารถชำระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ได้รับอนุมัติเช่นโรงแรมอาหารรถเช่าและเที่ยวบินและเข้าถึงเงินสดที่ตู้เอทีเอ็มโดยไม่ต้องใช้เงินของตัวเองหรือ บริษัท ล่วงหน้า ชื่อ บริษัท จะอยู่บนบัตรพร้อมกับชื่อพนักงานในฐานะผู้ถือบัตรที่ได้รับมอบหมาย ลายเซ็นของพนักงานจะอยู่ที่ด้านหลังของบัตรเช่นเดียวกับที่ใช้ในบัตรเครดิตส่วนบุคคล

ประเภทของบัตรเครดิตองค์กร

ขึ้นอยู่กับประเภทของบัตรเครดิตองค์กรพนักงานหรือนายจ้างจะเป็นผู้รับผิดชอบในการชำระค่าใช้จ่ายบัตรเครดิต ด้วย บัตรความรับผิดชอบส่วนบุคคล พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการจ่ายเงินให้ผู้ออกบัตรเครดิตโดยตรงสำหรับค่าใช้จ่ายใด ๆ รวมถึงการยื่นรายงานค่าใช้จ่ายและได้รับการชำระเงินคืนจากนายจ้าง บริษัท ผู้ออกบัตรเครดิตตรวจสอบเครดิตของพนักงานก่อนที่จะมอบบัตรให้พวกเขา แต่มันเป็น "การดึงแบบนุ่มนวล" ซึ่งจะไม่ส่งผลต่อคะแนนเครดิตของพวกเขา

หากเป็น บัตรความรับผิดชอบขององค์กร นายจ้างจะเรียกเก็บเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุมัติใด ๆ (แม้ว่าพนักงานอาจอยู่ในสถานะขอชำระผู้ออกโดยตรงสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัวหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รับอนุญาต) เนื่องจาก บริษัท มีหน้าที่ชำระค่าใช้จ่ายผู้ออกบัตรเครดิตมักจะไม่ตรวจสอบเครดิตของพนักงาน แต่บุคคลนั้นมีแนวโน้มที่จะรับผิดชอบในการยื่นรายงานค่าใช้จ่ายประจำเพื่อให้ บริษัท สามารถกระทบยอดใบแจ้งยอดบัตรในแต่ละเดือน

ก่อนที่พนักงานจะใช้บัตรเครดิตขององค์กรพวกเขาควรทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบชำระค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน หากพวกเขามีความรับผิดชอบพวกเขาควรตั้งระบบเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินตรงเวลาและพวกเขามีเงินในมือเพื่อให้ครอบคลุมยอดคงเหลือ

ประโยชน์ของบัตรเครดิตองค์กร

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของบัตรเครดิตองค์กรคือช่วยให้จัดการค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้นสำหรับพนักงานและนายจ้าง จากมุมมองทางธุรกิจบัตรองค์กรช่วยให้นายจ้างสามารถ จำกัด จำนวนผู้ถือบัตรที่สามารถใช้จ่ายต่อการทำธุรกรรมต่อประเภทการใช้จ่ายหรือโดยรวม บริษัท ยังสามารถควบคุมได้ว่าจะใช้บัตรได้ที่ไหน จำกัด การซื้อให้กับร้านค้าเฉพาะประเภทร้านค้าและสถานที่

จากมุมมองของพนักงานบัตรความรับผิดชอบขององค์กรอาจหมายถึงการบรรเทาทางการเงินเนื่องจากไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าใช้จ่ายล่วงหน้าสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจแล้วรอการชำระเงินคืน ประโยชน์อีกประการหนึ่งคือบัตรเครดิตองค์กรบางประเภทเสนอการรายงานค่าใช้จ่ายอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจะแสดงรายงานค่าใช้จ่ายของ บริษัท โดยอัตโนมัติพร้อมข้อมูลการซื้อซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ทำให้ง่ายขึ้น (เช่นลดความยุ่งยาก) ในการส่งรายงานที่ตรงเวลาและแม่นยำ

ข้อได้เปรียบที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือผู้ถือบัตรอาจได้รับผลตอบแทนใด ๆ ที่พวกเขาได้รับขณะใช้บัตรเครดิตขององค์กรทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนายจ้าง ตัวอย่างเช่นพวกเขาอาจจะสามารถรับและแลกรางวัลสำหรับโปรแกรมสะสมไมล์หรือโปรแกรมแขกประจำของโรงแรม แน่นอนนายจ้างอาจตัดสินใจเก็บรางวัลไว้เพื่อชดเชยค่าใช้จ่ายประจำปีของ บริษัท หรือเสนอสิ่งจูงใจให้กับพนักงานที่มีผลงานดี ถึงกระนั้น บริษัท ขนาดใหญ่หลายแห่งยังอนุญาตให้พนักงานเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ของโปรแกรมรางวัลเนื่องจากการทำเช่นนั้นสามารถปรับปรุงขวัญกำลังใจของพนักงานได้

นอกจากโปรแกรมรางวัลแล้วบัตรเครดิตองค์กรจำนวนมากยังมอบสิทธิประโยชน์ที่นักเดินทางประจำจะพึงพอใจเช่นการเข้าใช้บริการห้องรับรองที่สนามบิน (ข้อดีอย่างมากหากผู้เดินทางมีการหยุดพักยาว) บริการด้านการเดินทางและความช่วยเหลือฉุกเฉินการเปลี่ยนบัตรฉุกเฉิน และความเสียหายจากการชนกันของรถยนต์เช่า อ่านรายละเอียดการพิมพ์บนข้อตกลงบัตรเครดิตเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจว่าผลประโยชน์เหล่านี้ทำงานอย่างไร หากต้องการเปิดใช้งานการรายงานข่าวอัตโนมัติเมื่อเช่ารถคุณอาจต้องทำธุรกรรมทั้งหมดด้วยบัตรเครดิตที่ครอบคลุมและปฏิเสธการยกเว้นความเสียหายของการชนของ บริษัท ให้เช่า หากมีข้อสงสัยให้โทรไปที่หมายเลขที่ด้านหลังของบัตร

นโยบาย บริษัท สำหรับบัตรเครดิตองค์กร

พนักงานควรทราบนโยบายของ บริษัท เกี่ยวกับบัตรองค์กรตั้งแต่การเดินทางเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ฝันร้ายทางบัญชีหรือแย่กว่านั้น ผู้ถือบัตรควรทำความคุ้นเคยกับการใช้จ่ายทั่วไปและข้อกำหนดในการรายงานของ บริษัท และดูว่ามีการ จำกัด การใช้จ่ายที่ใช้กับบางหมวดหมู่หรือไม่ สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้เกี่ยวกับกฎของแผนกหรือตำแหน่งเฉพาะ ตัวอย่างเช่นผู้บริหารของ บริษัท จะมีโปรไฟล์การใช้จ่ายที่แตกต่างจากผู้บริหารระดับกลาง

เมื่อผู้ถือบัตรเรียนรู้นโยบายของ บริษัท แล้วพวกเขาควรยึดติดกับพวกเขา หากพวกเขาใช้บัตรของพวกเขาเพื่อซื้อสิ่งที่ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ได้รับอนุมัติก็สามารถทำให้พวกเขาดูแย่ในสายตาของนายจ้างของพวกเขาแม้ว่ามันจะเป็นความผิดพลาดที่ซื่อสัตย์ก็ตาม ยิ่งไปกว่านั้น บริษัท ขนาดใหญ่หลายแห่งมีผู้จัดการบัตรเดินทางและความบันเทิงสำหรับพนักงานที่สามารถตรวจสอบค่าใช้จ่ายของพนักงานได้ตลอดเวลา สิ่งสำคัญสำหรับผู้ถือบัตรคือการใช้สามัญสำนึกในการตัดสินใจว่าค่าใช้จ่ายที่พวกเขากำลังจะทำนั้นเกี่ยวข้องกับงาน 100% หรือไม่ ถ้าไม่พวกเขาควรวางไว้ในบัตรส่วนบุคคลและเรียงลำดับในภายหลังหากพวกเขารู้สึกว่ามีสิทธิ์ได้รับการชำระเงินคืนเต็มจำนวนหรือบางส่วน

เพื่อหลีกเลี่ยงฝันร้ายทางบัญชีหรือแย่กว่านั้นอย่ารวมค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

ก่อนที่จะเปิดใช้งานบัตรเครดิตขององค์กรนายจ้างอาจเสนอ (หรือต้องการ) การฝึกอบรมด้วยตนเองหรือการฝึกอบรมผ่านบัตรเครดิตขององค์กรด้วยตนเองที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้พนักงานเรียนรู้นโยบาย นอกจากนี้นายจ้างอาจโพสต์และอัปเดตนโยบายบนไซต์อินทราเน็ต เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะได้รับข้อมูลข่าวสารปฏิบัติตามกฎระเบียบและหลีกเลี่ยงการทำสิ่งใด ๆ ที่อาจส่งผลให้มีเอกสารเพิ่มเติมหรือถูกตีความว่าเป็นการฉ้อโกง ผู้ถือบัตรที่มีคำถามเกี่ยวกับนโยบายของนายจ้างควรติดต่อบุคคล (หรือแผนก) ที่จัดการโปรแกรม

ข้อควรพิจารณาเป็นพิเศษสำหรับบัตรเครดิตองค์กร

นอกเหนือจากความเข้าใจและปฏิบัติตามนโยบายของ บริษัท เกี่ยวกับข้อ จำกัด การใช้จ่ายประเภทของค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุญาตและวิธีการจัดการค่าใช้จ่ายรายงานสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่ต้องระวังว่าหากพวกเขา - ไม่ใช่นายจ้างของพวกเขา คะแนนเครดิตอาจลดลงหากพวกเขาตกอยู่กับการชำระเงิน ตัวอย่างเช่น AmEx จะรายงานบัญชีไปยังสำนักเครดิตหากบัญชีมีอายุครบ 180 วัน เป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อเตือนความจำเมื่อถึงกำหนดชำระเงิน

เช่นเดียวกับบัตรเครดิตพนักงานควรดูแลบัตรเครดิตองค์กรด้วยความระมัดระวังและเก็บไว้ในที่ปลอดภัยเพื่อป้องกันการโจรกรรมหรือสูญหาย หากบัตรสูญหายหรือถูกขโมยควรรายงานโดยเร็วที่สุดเพื่อให้สามารถยกเลิกและแทนที่บัตรได้