บัญชีเจ้าหนี้ (AP) คืออะไร
บัญชีเจ้าหนี้ (AP) เป็นบัญชีภายในบัญชีแยกประเภททั่วไปที่แสดงถึงภาระผูกพันของ บริษัท ในการชำระหนี้ระยะสั้นให้แก่เจ้าหนี้หรือซัพพลายเออร์ การใช้งานทั่วไปของ "AP" หมายถึงแผนกธุรกิจหรือแผนกที่รับผิดชอบการชำระเงินที่ บริษัท เป็นผู้จัดหาให้แก่ซัพพลายเออร์และเจ้าหนี้อื่น ๆ
ประเด็นที่สำคัญ
- เจ้าหนี้เป็นจำนวนเงินเนื่องจากผู้ขายหรือผู้จัดหาสินค้าหรือบริการที่ได้รับที่ยังไม่ได้ชำระจำนวนเงินรวมของยอดคงค้างทั้งหมดที่ค้างชำระกับผู้ขายจะแสดงเป็นยอดเจ้าหนี้ในงบดุลของ บริษัท การเพิ่มหรือลดลงทั้งหมด AP จากช่วงก่อนหน้านี้จะปรากฏในงบกระแสเงินสดการจัดการอาจเลือกชำระค่าใช้จ่ายคงค้างใกล้เคียงกับวันที่ครบกำหนดที่สุดเพื่อปรับปรุงกระแสเงินสด
บัญชีที่ใช้จ่ายได้
การทำความเข้าใจบัญชีเจ้าหนี้ (AP)
ยอดรวมเจ้าหนี้การค้า (AP) ของ บริษัท ณ เวลาใดเวลาหนึ่งจะปรากฏในงบดุลภายใต้หัวข้อหนี้สินหมุนเวียน เจ้าหนี้การค้าเป็นหนี้ที่ต้องชำระภายในระยะเวลาที่กำหนดเพื่อหลีกเลี่ยงการผิดนัดชำระ ในระดับองค์กร AP หมายถึงการชำระหนี้ระยะสั้นเนื่องจากซัพพลายเออร์ เจ้าหนี้นั้นเป็น IOU ระยะสั้นจากธุรกิจหนึ่งไปสู่อีกธุรกิจหรือนิติบุคคลอื่น อีกฝ่ายจะบันทึกรายการดังกล่าวเป็นการเพิ่มขึ้นของลูกหนี้การค้าในจำนวนเดียวกัน
บัญชีเจ้าหนี้ (AP) เป็นตัวเลขที่สำคัญในงบดุลของ บริษัท ถ้า AP เพิ่มขึ้นในช่วงก่อนหน้านั่นหมายถึง บริษัท กำลังซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเครดิตมากกว่าการจ่ายเงินสด หาก AP ของ บริษัท ลดลงนั่นหมายความว่า บริษัท กำลังจ่ายหนี้ระยะเวลาก่อนหน้าในอัตราที่เร็วกว่าการซื้อรายการเครดิตใหม่ การจัดการบัญชีเจ้าหนี้มีความสำคัญในการจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจ
เมื่อใช้วิธีทางอ้อมในการจัดทำงบกระแสเงินสดการเพิ่มขึ้นหรือลดลงสุทธิใน AP จากช่วงก่อนหน้าจะปรากฏในส่วนด้านบนกระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน ผู้บริหารสามารถใช้ AP เพื่อจัดการกระแสเงินสดของ บริษัท ในระดับหนึ่ง ตัวอย่างเช่นหากผู้บริหารต้องการเพิ่มเงินสดสำรองในช่วงระยะเวลาหนึ่งพวกเขาสามารถขยายเวลาที่ธุรกิจใช้ในการชำระบัญชีคงค้างทั้งหมดใน AP อย่างไรก็ตามความยืดหยุ่นในการชำระเงินในภายหลังจะต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์ต่อเนื่องที่ บริษัท มีกับผู้ขาย มันเป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีเสมอในการชำระค่าใช้จ่ายตามวันที่กำหนด
บันทึกบัญชีเจ้าหนี้ (AP)
การทำบัญชีรายการคู่ที่เหมาะสมนั้นจะต้องมีการหักบัญชีและเครดิตสำหรับรายการทั้งหมดในบัญชีแยกประเภททั่วไป ในการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้บัญชีเครดิตบัญชีเจ้าหนี้เมื่อได้รับใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ การหักล้างบัญชีหักล้างสำหรับรายการนี้โดยปกติจะเป็นบัญชีค่าใช้จ่ายสำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อด้วยเครดิต เดบิตอาจเป็นบัญชีสินทรัพย์หากรายการที่ซื้อเป็นสินทรัพย์ที่สามารถแปลงเป็นทุนได้ เมื่อมีการชำระบิลนักบัญชีจะตัดบัญชีเจ้าหนี้เพื่อลดยอดหนี้สิน เครดิตการหักล้างทำไปยังบัญชีเงินสดซึ่งจะเป็นการลดยอดเงินสด
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าธุรกิจได้รับใบแจ้งหนี้ $ 500 สำหรับเครื่องใช้สำนักงาน เมื่อแผนก AP ได้รับใบแจ้งหนี้จะบันทึกเครดิต $ 500 ในบัญชีเจ้าหนี้และเดบิต $ 500 เป็นค่าใช้จ่ายในการจัดหาสำนักงาน ค่าใช้จ่ายเดบิต $ 500 ต่อสำนักงานจัดหาไหลผ่านไปยังงบกำไรขาดทุน ณ จุดนี้ดังนั้น บริษัท จึงได้บันทึกธุรกรรมการซื้อแม้ว่าเงินสดยังไม่ได้ชำระ นี่เป็นไปตามการบัญชีคงค้างที่รับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้นมากกว่าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเงินสด จากนั้น บริษัท จะจ่ายบิลและนักบัญชีป้อนเครดิต $ 500 เข้าบัญชีเงินสดและเดบิตในราคา $ 500 สำหรับบัญชีเจ้าหนี้
บริษัท อาจมีการชำระเงินคงค้างจำนวนมากเนื่องจากผู้ขายได้ตลอดเวลา การชำระเงินคงค้างทั้งหมดเนื่องจากผู้ขายจะถูกบันทึกในบัญชีเจ้าหนี้ ดังนั้นหากใครดูที่ยอดคงเหลือในบัญชีเจ้าหนี้พวกเขาจะเห็นยอดรวมที่ธุรกิจเป็นหนี้ของผู้ขายและผู้ให้กู้ระยะสั้นทั้งหมด จำนวนเงินทั้งหมดนี้จะปรากฏในงบดุล ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจข้างต้นได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับบริการดูแลสนามหญ้าด้วยจำนวน $ 50 ผลรวมของทั้งสองรายการในบัญชีเจ้าหนี้จะเท่ากับ $ 550 ก่อนที่ บริษัท จะชำระหนี้เหล่านั้น
เจ้าหนี้การค้ากับเจ้าหนี้การค้า
ถึงแม้ว่าบางคนใช้วลี "บัญชีเจ้าหนี้" และ "เจ้าหนี้การค้า" สลับกันได้วลีเหล่านี้อ้างถึงสถานการณ์ที่คล้ายกัน แต่แตกต่างกันเล็กน้อย เจ้าหนี้การค้าประกอบด้วยเงินที่ บริษัท เป็นหนี้ผู้ขายสำหรับสินค้าที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังเช่นวัสดุธุรกิจหรือวัสดุที่เป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงคลัง เจ้าหนี้การค้ารวมหนี้สินระยะสั้นหรือภาระผูกพันทั้งหมดของ บริษัท
ตัวอย่างเช่นหากร้านอาหารเป็นหนี้เงินให้กับ บริษัท อาหารหรือเครื่องดื่มรายการเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงคลังและเป็นส่วนหนึ่งของเจ้าหนี้การค้า ในขณะเดียวกันภาระผูกพันให้กับ บริษัท อื่น ๆ เช่น บริษัท ที่ทำความสะอาดเครื่องแบบพนักงานของร้านอาหารจะอยู่ในหมวดหมู่บัญชีเจ้าหนี้ ทั้งสองหมวดหมู่เหล่านี้อยู่ในหมวดหมู่บัญชีเจ้าหนี้ที่กว้างขึ้นและหลาย บริษัท รวมกันภายใต้เงื่อนไขบัญชีเจ้าหนี้
บัญชีเจ้าหนี้กับบัญชีลูกหนี้
ลูกหนี้และเจ้าหนี้การค้าเป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม เจ้าหนี้การค้าเป็นเงินที่ บริษัท เป็นหนี้ผู้ขายในขณะที่บัญชีลูกหนี้เป็นเงินที่ บริษัท ต้องชำระ เมื่อ บริษัท หนึ่งทำธุรกรรมกับ บริษัท อื่นด้วยเครดิต บริษัท หนึ่งจะบันทึกรายการไปยังบัญชีเจ้าหนี้ในหนังสือของพวกเขาในขณะที่ บริษัท อื่นบันทึกรายการบัญชีไปยังบัญชีลูกหนี้
