ทำความเข้าใจเกี่ยวกับสินค้าคงคลังเทียบกับระยะเวลา

สินค้าคงคลังเป็นระยะเทียบกับสินค้าคงคลังตลอด: ภาพรวม

ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะและแบบต่อเนื่องเป็นวิธีการทางบัญชีที่แตกต่างกันสองวิธีที่ธุรกิจใช้เพื่อติดตามปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่ โดยรวมแล้วระบบสินค้าคงคลังแบบไม่ จำกัด มีประโยชน์หลายอย่างมากกว่าระบบแบบรายงวดและขณะนี้ถูกใช้โดยผู้ค้าปลีกรายใหญ่ทั้งหมด อย่างไรก็ตามเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กยังคงต้องคำนึงถึงว่าประโยชน์ของการติดตั้งระบบสินค้าคงคลังตลอดจะเกินดุลค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

สินค้าคงคลังเป็นระยะ

ระบบเป็นงวดใช้การนับทางกายภาพเป็นครั้งคราวเพื่อวัดระดับของสินค้าคงคลังและต้นทุนของสินค้าที่ขาย (COGS) การซื้อสินค้าจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีการซื้อ บัญชีสินค้าคงคลังและบัญชีต้นทุนขายได้รับการอัปเดตเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนดซึ่งอาจเป็นเดือนละครั้งไตรมาสละครั้งหรือปีละครั้ง ต้นทุนของสินค้าที่ขายเป็นตัวชี้วัดทางบัญชีที่สำคัญซึ่งเมื่อหักออกจากรายได้จะแสดงกำไรขั้นต้นของ บริษัท

ต้นทุนของสินค้าที่ขายภายใต้ระบบสินค้าคงคลังตามงวดมีการคำนวณดังนี้:

ยอดคงเหลือเริ่มต้นของสินค้าคงคลัง + ต้นทุนของการซื้อสินค้าคงคลัง - ต้นทุนของสินค้าคงคลังสิ้นสุด = ต้นทุนของสินค้าที่ขาย

เนื่องจากธุรกิจมักจะมีผลิตภัณฑ์เป็นพัน ๆ การแสดงทางกายภาพจึงเป็นเรื่องยากและใช้เวลานาน ลองนึกภาพการเป็นเจ้าของร้านอุปกรณ์สำนักงานและพยายามนับและบันทึกปากกาลูกลื่นทุกชิ้นในสต็อค ตอนนี้คูณสำหรับห่วงโซ่อุปทานสำนักงาน ด้วยเหตุผลเหล่านี้ บริษัท หลายแห่งทำการนับทางกายภาพเพียงไตรมาสละครั้งหรือแม้กระทั่งปีละครั้ง สำหรับ บริษัท ที่อยู่ภายใต้ระบบเป็นระยะนี่หมายความว่าตัวเลขบัญชีสินค้าคงคลังและต้นทุนของสินค้าที่ขายนั้นไม่จำเป็นต้องสดใหม่หรือแม่นยำมากนัก

สินค้าคงคลังถาวร

ในทางตรงกันข้ามระบบถาวรจะติดตามยอดคงเหลือของสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องพร้อมการอัปเดตอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่ได้รับหรือขายผลิตภัณฑ์ การซื้อและการส่งคืนจะถูกบันทึกในบัญชีสินค้าคงคลังทันที ตราบใดที่ไม่มีการโจรกรรมหรือความเสียหายดุลบัญชีสินค้าคงคลังควรมีความถูกต้อง บัญชีต้นทุนขายจะได้รับการอัพเดทอย่างต่อเนื่องเช่นกันเมื่อทำการขายแต่ละครั้ง ระบบสินค้าคงคลังตลอดใช้เทคโนโลยีดิจิตอลเพื่อติดตามสินค้าคงคลังในเวลาจริงโดยใช้การปรับปรุงส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังฐานข้อมูลกลาง

ที่ร้านขายของชำโดยใช้ระบบสินค้าคงคลังแบบไม่ต่อเนื่องเมื่อผลิตภัณฑ์ที่มีบาร์โค้ดถูกรูดและชำระเงินระบบจะอัปเดตระดับสินค้าคงคลังในฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ

ความแตกต่างที่สำคัญ

ระบบบัญชีสินค้าคงคลังเป็นระยะมักจะเหมาะสมกว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเนื่องจากค่าใช้จ่ายในการซื้อเทคโนโลยีและพนักงานเพื่อสนับสนุนระบบถาวร ธุรกิจเช่นตัวแทนจำหน่ายรถยนต์หรืออาร์ตแกลอรี่อาจเหมาะสมกับระบบเป็นระยะเนื่องจากปริมาณการขายต่ำและความสะดวกในการติดตามสินค้าคงคลังด้วยตนเอง อย่างไรก็ตามการขาดข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับต้นทุนของสินค้าที่ขายหรือยอดคงเหลือสินค้าคงคลังในช่วงเวลาที่ไม่มีการนับสินค้าคงคลังที่มีอยู่จริงอาจขัดขวางการตัดสินใจทางธุรกิจ

ธุรกิจที่มียอดขายสูงและร้านค้าปลีกหลายแห่ง (เช่นร้านขายของชำหรือร้านขายยา) จำเป็นต้องมีระบบสินค้าคงคลังตลอด ด้านเทคโนโลยีของระบบสินค้าคงคลังถาวรมีข้อดีหลายประการเช่นความสามารถในการระบุข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังได้ง่ายขึ้น ระบบถาวรสามารถแสดงธุรกรรมทั้งหมดอย่างครอบคลุมในระดับหน่วยบุคคล ภายใต้ระบบที่ไม่ จำกัด เวลาผู้จัดการสามารถกำหนดเวลาการซื้อที่เหมาะสมโดยมีความรู้ที่ชัดเจนเกี่ยวกับปริมาณของสินค้าในมือในสถานที่ต่างๆ การมีการติดตามระดับสินค้าคงคลังที่แม่นยำยิ่งขึ้นยังเป็นวิธีที่ดีกว่าในการติดตามปัญหาเช่นการโจรกรรม

• ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะจะใช้การนับทางกายภาพเป็นครั้งคราวเพื่อวัดระดับของสินค้าคงคลังและต้นทุนของสินค้าที่ขาย (COGS) ระบบที่ต่อเนื่องจะติดตามยอดคงเหลือของสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องพร้อมการอัปเดตที่ทำโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่ผลิตภัณฑ์ได้รับหรือขาย โดยปกติระบบจะเหมาะสมกว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในขณะที่ธุรกิจที่มียอดขายสูงและร้านค้าปลีกหลายแห่ง (เช่นร้านขายของชำหรือร้านขายยา) จำเป็นต้องมีระบบสินค้าคงคลังตลอดเวลา