จดหมายส่งเงินเป็นเอกสารที่ลูกค้าส่งมาซึ่งมักเป็นสถาบันการเงินหรือ บริษัท ประเภทอื่นให้แก่เจ้าหนี้หรือผู้จัดหาพร้อมกับการชำระเงินเพื่ออธิบายสั้น ๆ ว่าการชำระเงินนั้นเป็นอย่างไรเพื่อให้บัญชีของลูกค้าได้รับเครดิตอย่างถูกต้อง จดหมายการโอนเงินมักใช้เมื่อลูกค้าไม่มีบัญชีที่จัดตั้งขึ้นอย่างสมบูรณ์กับคู่สัญญา
ทำลายจดหมายโอนเงิน
ตั๋วเงินจำนวนมากที่ส่งทางไปรษณีย์เพื่อชำระด้วยเช็คประกอบด้วยใบโอนเงินซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของใบเรียกเก็บเงินที่มีการเจาะเพื่อให้สามารถฉีกออกและส่งไปพร้อมกับการชำระเงินของลูกค้าเพื่อระบุการชำระเงิน สลิปการโอนเงินจะมีชื่อที่อยู่หมายเลขบัญชียอดเงินคงเหลือวันที่ครบกำหนดและหมายเลขใบแจ้งหนี้ของลูกค้า สลิปการโอนเงินเช่นจดหมายการโอนเงินทำให้มั่นใจได้ว่าบัญชีของลูกค้านั้นมีเครดิตอย่างถูกต้องและซัพพลายเออร์หรือเจ้าหนี้ทำให้หนังสือมีความถูกต้อง
การส่งจดหมายการโอนเงิน
ลูกค้าสามารถใช้จดหมายการโอนเงินในกรณีที่ไม่มีสลิปการโอนเงินที่มาพร้อมกับใบแจ้งหนี้หรือใบเรียกเก็บเงิน ลูกค้าควรรวมข้อมูลในจดหมายการโอนเงินด้วยตนเองว่าจะมีอะไรรวมอยู่ในสลิปการโอนเงินเพื่อให้ซัพพลายเออร์หรือผู้ขายสามารถเครดิตการชำระเงินเข้าบัญชีของลูกค้าได้อย่างเหมาะสม เช่นเดียวกับสลิปการโอนเงินข้อมูลนี้รวมถึงชื่อลูกค้าที่อยู่หมายเลขบัญชียอดเงินคงเหลือวันที่ครบกำหนดและหมายเลขใบแจ้งหนี้ ลูกค้าควรรวมข้อมูลเฉพาะอื่น ๆ ที่พวกเขารู้สึกว่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้จัดหาหรือผู้ขายในการให้เครดิตการชำระเงินอย่างเหมาะสม
