สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดเป็นบันทึกที่จัดทำโดยนักบัญชีภายในของค่าใช้จ่ายทางการเงินทั้งหมดที่ บริษัท ทำก่อนที่จะโพสต์ลงบัญชีแยกประเภททั่วไป สมุดรายวันการจ่ายเงินสดทำหน้าที่หลายอย่างเช่นแหล่งที่มาสำหรับการบันทึกการตัดบัญชีภาษีและการจัดหมวดหมู่ของค่าใช้จ่ายอื่น ๆ วารสารนี้ทำหน้าที่เป็นตัวแยกประเภทสมุดเช็คสำหรับวัตถุประสงค์ในทางปฏิบัติทั้งหมด
ทำลายบันทึกการจ่ายเงินสด
การซื้อทั้งหมดที่ทำด้วยเงินสดจะได้รับการบันทึกไว้ในบัญชีการเบิกจ่าย วารสารการเบิกจ่ายเงินสดอาจบันทึกค่าใช้จ่ายประเภทต่าง ๆ โดยการกำหนดรหัสค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทหรือโดยการบันทึกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในคอลัมน์ต่าง ๆ สมุดรายวันเหล่านี้จะกระทบยอด (โดยปกติคือรายเดือน) กับบัญชีแยกประเภททั่วไปซึ่งจะใช้สร้างงบการเงินสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีปกติ วารสารถูกเก็บรักษาไว้ในแพ็คเกจซอฟต์แวร์การบัญชีและจะมีข้อมูลพื้นฐานต่อไปนี้: วันที่ของการชำระเงินหมายเลขตรวจสอบประเภทการทำธุรกรรมจำนวนผู้รับเงินและบันทึก
อาจจำเป็นต้องใช้คอลัมน์เพิ่มเติมเพื่อให้รายละเอียดที่สำคัญสำหรับรายการการชำระเงินทั้งนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจเฉพาะ ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ซื้อสินค้าเป็นกลุ่ม บริษัท อาจได้รับส่วนลด คอลัมน์แยกสำหรับจำนวนส่วนลดที่ได้รับจะเป็นประโยชน์ ผู้จัดการวารสารจะต้องมีรายละเอียดมากและอยู่เหนือทุกธุรกรรมเพื่อให้วารสารที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการจัดให้มีการควบคุมภายในเพื่อไม่ให้เงินสดถูกนำไปในทางที่ผิดหรือถูกใช้ไปในทางที่ผิด การควบคุมภายในดังกล่าวอาจอยู่ในรูปแบบของการตรวจสอบการจ่ายเงินจำนวนมากหรือการติดตามรูปแบบการชำระเงินเพื่อระวังกิจกรรมที่ผิดปกติ
นอกเหนือจากการใช้สำหรับรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปในการเตรียมหนังสือของ บริษัท อย่างเป็นทางการแล้วสมุดรายวันการจ่ายเงินสดสามารถให้ข้อมูลสำหรับเจ้าของในกิจกรรมการจัดการเงินสดของพวกเขา - จำนวนเงินที่จ่ายไปยังสินค้าคงคลังในเดือนนั้นเท่าไรสำหรับค่าเช่าและค่าเช่า เท่าไหร่สำหรับบริการภายนอก ฯลฯ วารสารกลายเป็นทรัพยากรที่ดีเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจเบิกจ่ายเงินสดในอนาคต
