คำจำกัดความแผนรับผิดชอบ

แผนรับผิดชอบคืออะไร?

แผนที่รับผิดชอบคือแผนการที่เป็นไปตามระเบียบว่าด้วย Internal Revenue Service (IRS) สำหรับการคืนเงินให้แก่แรงงานสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจซึ่งการชำระเงินคืนจะไม่ถูกนับเป็นรายได้ ซึ่งหมายความว่าการชำระเงินคืนไม่ต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายหรือการรายงาน W-2 อย่างไรก็ตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะต้องเกี่ยวข้องกับธุรกิจที่จะตกอยู่ภายใต้แผนรับผิดชอบ

ประเด็นที่สำคัญ

• แผนรับผิดชอบคือกระบวนการคืนเงินให้แก่พนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขาแผนบัญชีไม่ได้อยู่ภายใต้การเก็บภาษีเนื่องจากพวกเขาไม่ถือว่าเป็นรูปแบบของค่าตอบแทนการทำงานต้นทุนจะถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของแผนรับผิดชอบเท่านั้น ที่เกี่ยวข้องรายงานอย่างถูกต้องและหากมีการคืนเงินส่วนที่เกินคืน หากค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนแล้วถือว่าไม่สามารถรับผิดชอบได้จะมีการเรียกเก็บภาษีจาก IRS โดยทั่วไปเงินส่วนเกินจะต้องส่งคืนภายใน 120 วัน

แผนการที่รับผิดชอบได้อย่างไร

แผนที่รับผิดชอบนั้นแตกต่างจากแผนที่ไม่รับผิดชอบ หากแผนการชำระเงินคืนของธุรกิจไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของ IRS สำหรับแผนที่รับผิดชอบแผนนั้นไม่รับผิดชอบและการชำระคืนค่าใช้จ่ายถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าตอบแทนพนักงานดังนั้นจึงต้องถูกหัก ณ ที่จ่ายและต้องรายงานในรูปแบบ W ของพนักงาน.

ตามกฎของกรมสรรพากรภายใต้แผนรับผิดชอบค่าใช้จ่ายจะได้รับคืนหากพวกเขาเกี่ยวข้องกับธุรกิจและมีการคิดอย่างเพียงพอ นอกจากนี้จำนวนเงินที่จ่ายเกินกว่าต้นทุนจริงจะต้องส่งคืนให้กับ บริษัท ภายในระยะเวลาที่กำหนด ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่เกิดขึ้นโดยพนักงานสามารถรวมสิ่งต่าง ๆ เช่นการเดินทาง, อาหาร, ที่พัก, ความบันเทิงหรือการขนส่ง พนักงานจะต้องบัญชีค่าใช้จ่ายที่มีบันทึกอย่างเพียงพอและส่งคืนการชำระเงินคืนส่วนเกินใด ๆ ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม

นายจ้างไม่จำเป็นต้องส่งรายละเอียดของแผนของพวกเขาไปยังกรมสรรพากร แต่พวกเขาจะต้องสามารถแสดงให้เห็นว่าพวกเขาตอบสนองความต้องการของแผนรับผิดชอบ

นายจ้างมักจะสามารถใช้ข้อกำหนดแผนรับผิดชอบที่เข้มงวดกว่าที่กรมสรรพากรโพสต์ไว้

ข้อกำหนดสำหรับแผนรับผิดชอบ

ข้อกำหนดสำหรับแผนที่รับผิดชอบคือเกี่ยวข้องกับธุรกิจค่าใช้จ่ายของพนักงานนั้นพอที่จะจ่ายให้นายจ้างตามสมควรและทันเวลาและการคืนเงินส่วนที่เกินจะต้องส่งคืนให้นายจ้างภายในระยะเวลาที่เหมาะสม

สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจพวกเขาจะต้อง (หลวม) ตรงตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้: ค่าใช้จ่ายจะต้องเกิดขึ้นในระหว่างการจ้างงานและค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่ผสมผสานระหว่างค่าใช้จ่ายส่วนตัวและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ เช่นการแบ่งค่าใช้จ่ายระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง ตัวอย่างทั่วไปคือรถยนต์ส่วนบุคคลที่ใช้สำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ: ในกรณีเช่นนี้พนักงานอาจถูกคาดหวังให้คิดไมล์สะสมที่เกิดขึ้นในระหว่างการขนส่งส่วนบุคคลและการขนส่งที่เกี่ยวข้องกับงานโดยแยกค่าใช้จ่าย อย่างเหมาะสม.

โดยทั่วไปการบัญชีที่เพียงพอจะต้องได้รับการยืนยันจากบุคคลที่สามเพื่อจุดประสงค์ในการพิสูจน์ว่ากองทุนของพนักงานเกี่ยวข้องกับธุรกิจ ใบเสร็จรับเงินเป็นรูปแบบทั่วไปของการพิสูจน์บุคคลที่สามที่พนักงานจะใช้เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของคำขอเงินทุนของพวกเขา อย่างไรก็ตามมีข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้รวมถึงกรณีของค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่ที่พักซึ่งมีจำนวนน้อยกว่า $ 75 ค่าชดเชยอาหารที่อยู่ในมาตรฐาน IRS ต่อวันและค่าใช้จ่ายในการขนส่งที่ได้รับหลักฐานการชำระเงินอย่างเป็นทางการเป็นเรื่องยากเช่นแท็กซี่ รถไฟใต้ดินและบัส โดยทั่วไปความคาดหวังในการคืนเงินกองทุนส่วนที่เกินนั้นคือเงินดังกล่าวจะถูกส่งคืนให้กับนายจ้างภายใน 120 วันหลังจากการเบิกจ่าย