เหตุใดการกระทบยอดจึงสำคัญในการบัญชี

การกระทบยอดเป็นกระบวนการพื้นฐานของบัญชีที่รับรองว่าเงินจริงที่ใช้ไปตรงกับเงินที่ออกจากบัญชีเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจและบุคคลในการตรวจสอบกิจกรรมการฉ้อโกงและเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดทางการเงิน

ในตอนท้ายของทุกเดือนและไตรมาสบัญชีคุณควรตรวจสอบบัญชี เมื่อทำการกระทบยอดบัญชีธุรกิจและบุคคลพิสูจน์ให้เห็นว่าการทำธุรกรรมทุกครั้งจะรวมกับยอดเงินคงเหลือในบัญชีที่สิ้นสุด โดยทั่วไปมีสองวิธีในการกระทบยอดบัญชี: การตรวจสอบเอกสารและการตรวจสอบการวิเคราะห์

ตรวจสอบเอกสาร

การทบทวนเอกสารเป็นกระบวนการทั่วไปในการกระทบยอดทางบัญชี กระบวนการนี้จะตรวจสอบจำนวนเงินที่เหมาะสมสำหรับแต่ละธุรกรรมและพิจารณาว่าจำนวนเงินในบัญชีนั้นตรงกับจำนวนเงินจริงที่ใช้ไปหรือไม่ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าบุคคลที่รับผิดชอบเก็บใบเสร็จรับเงินและชอบทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าเงินที่ใช้ไปในสถานที่ที่เหมาะสม แต่จากนั้นสังเกตเห็นค่าใช้จ่ายใหม่หลายรายการในใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิต

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มีขนาดเล็กและพวกเขาละเลยพวกเขาโดยคิดว่าเป็นค่าอาหารกลางวัน จากนั้นพวกเขาตรวจสอบ บริษัท ที่เรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตและตระหนักว่าไม่มีใบเสร็จรับเงินจาก บริษัท นี้ บุคคลนี้เรียก บริษัท บัตรเครดิตให้โต้แย้งเรื่องนี้และพบว่าข้อมูลบัตรเครดิตถูกโจมตีเนื่องจากอาชญากรที่รวบรวมข้อมูลจากธุรกิจ บริษัท บัตรเครดิตและธุรกิจชำระเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ถูกต้อง การกระทบยอดบัญชีที่ใช้งานอยู่นี้ช่วยให้แต่ละคนสามารถยกเลิกบัตรเครดิตและหยุดกิจกรรมการฉ้อโกงทั้งหมด

ตรวจสอบวิเคราะห์

การตรวจสอบ Analytics เป็นกระบวนการทั่วไปที่บุคคลหรือธุรกิจสามารถใช้สำหรับการกระทบยอดบัญชี ภายใต้กระบวนการนี้ธุรกิจประมาณจำนวนเงินจริงที่ควรอยู่ในบัญชีตามระดับกิจกรรมบัญชีก่อนหน้า กระบวนการนี้มีความสำคัญสำหรับธุรกิจในการตรวจสอบกิจกรรมการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดของงบดุล

ตัวอย่างเช่น บริษัท การลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ ABC ซื้ออาคารห้าหลังต่อปีบัญชีตามระดับกิจกรรมก่อนหน้า บริษัท ทำการกระทบยอดบัญชีของตนทุกปีเพื่อตรวจสอบความคลาดเคลื่อนใด ๆ ในปีนี้มันสังเกตเห็นว่ายอดเงินโดยประมาณของยอดเงินในบัญชีที่คาดว่าจะถูกปิดโดยตัวเลขทั้งหมด จากกิจกรรมในบัญชีก่อนหน้านี้และการจัดซื้อคาดว่าบัญชีเจ้าหนี้ควรจะมีมูลค่า 5 ล้านดอลลาร์ ยอดคงเหลือในบัญชีเจ้าหนี้ตามจริงคือ 48 ล้านดอลลาร์สำหรับปีซึ่งเป็นความแตกต่างที่สำคัญในยอดคงเหลือ นักบัญชีของ บริษัท ABC ตรวจสอบงบดุลและพบว่าผู้ทำบัญชีได้ป้อนศูนย์พิเศษในตอนท้ายของบัญชีที่ต้องชำระโดยไม่ตั้งใจ นักบัญชีปรับบัญชีเจ้าหนี้เป็น 4.8 ล้านดอลลาร์ซึ่งเป็นค่าประมาณบัญชีเจ้าหนี้โดยประมาณ