เคล็ดลับการบริหารเวลาสำหรับมืออาชีพด้านการเงิน

โลกของการเงินได้พัฒนาเป็นสถานที่ทำงานที่มีการแข่งขันสูง แม้ว่าจะมีเพียง 24 ชั่วโมงในแต่ละวันตามที่บอกไป แต่เวลาคือเงิน ดังนั้นการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขันสำหรับมืออาชีพทางการเงินที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มเวลาในการทำงาน

อย่างไรก็ตามมีสิ่งรบกวนมากมายที่ทำให้คุณทำงานได้นานเกินความจำเป็น อ่านเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับตัวแบ่งเวลาทั่วไปเหล่านี้และค้นหาเคล็ดลับเกี่ยวกับการจัดการเวลาจำนวนหนึ่งที่จะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

หลุมดำ

มีตัวแก้ไขเวลาหลายแบบที่สามารถลดความสามารถในการผลิตลงได้ ตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินมักถูกล่อลวงให้ทำมัลติทาสก์ สมมติว่าคุณเป็นที่ปรึกษาและระหว่าง 8:30 น. ถึง 10:00 น. ในเช้าวันพุธคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้สำเร็จ:

• คุณทำงานกับสเปรดชีต แต่หยุดหลังจากถูกขัดจังหวะด้วยข้อความอีเมลใหม่สองข้อความจากนั้นส่งอีเมลหกฉบับติดต่อกันตามด้วยการตรวจสอบภาพแต่งงานของเพื่อนร่วมวิทยาลัยใน Instagram จากนั้นยอมรับคำเชิญ บริษัท นอกสังคมผ่านข้อความ Slack ก่อน การโทรหาลูกค้าที่คาดไม่ถึงสองครั้งและสุดท้ายถูกบังคับให้วางสายทันทีเมื่อผู้จัดการของคุณหยุดเพื่อเตือนให้คุณทราบว่าคุณมาสาย 5 นาทีสำหรับการประชุมเจ้าหน้าที่

เสียงเหมือนตอนเช้าปกติสำหรับคุณหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นและโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานในสภาพแวดล้อมขององค์กรที่น่ารังเกียจเช่น บริษัท หลักทรัพย์เอกชนหรือธนาคารเพื่อการลงทุนคุณอาจอยู่ในระดับที่มีประสิทธิภาพต่ำที่สุดเมื่อเทียบกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

ห้าหรือสิบปีต่อจากนี้จะไม่มีใครจำใส่ใจหรือส่งเสริมคุณสำหรับงานยุ่งทั้งหมดที่คุณทำสำเร็จ โลกจะได้รับการดูแลหรือไม่ถ้าโทมัสเจฟเฟอร์สันทำกระดาษสับเป็นจำนวนมาก แต่ไม่เคยช่วยเขียนคำประกาศอิสรภาพ? เช่นเดียวกับในงานของคุณ - องค์กรของคุณให้คุณค่ากับงานและชิ้นเอกที่จำเป็นไม่ใช่งานยุ่ง

การวางแผน

ทุกบ่ายวันอาทิตย์ให้ทำรายการ "สิ่งที่ต้องทำ" ของสัปดาห์ถัดไปให้เด่นกว่าโดยใช้แอปพลิเคชันหรือบริการบนเว็บที่ซิงค์กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ เน้นรายการที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการทำงานและในชีวิตส่วนตัวของคุณ สิ่งที่ไม่ได้เน้นคือสิ่งที่คุณสามารถมอบหมายล่าช้าหรือหลีกเลี่ยงได้ทั้งหมด

ในด้านการเงินการส่งมอบที่สำคัญรวมถึงรายงานหรือการวิจัยที่ต้องแม่นยำและส่งก่อนถึงกำหนด องค์กรของคุณจะได้รับบริการที่ดีขึ้นหากคุณมุ่งเน้นที่การปรับปรุงคุณภาพของรายงานเหล่านี้ซึ่งตรงข้ามกับการทำงานที่ดีให้กับพวกเขาเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มเวลาว่างสำหรับรายการที่ไม่สำคัญ (เช่นตอบอีเมลที่มีลำดับความสำคัญต่ำ - ยกเลิกการประชุม)

ในทำนองเดียวกันสิบนาทีก่อนออกจากงานในแต่ละวันให้ทำรายการสิ่งที่ต้องทำในวันถัดไปให้เสร็จและเรียงลำดับตามลำดับความสำคัญและลำดับความสำคัญ ถามตัวคุณเองอย่างต่อเนื่องทุกสิ่งที่คุณ ไม่ จำเป็นต้องทำ - สิ่งที่ไม่ตรงตามเกณฑ์การเพิ่มผลผลิต

(ตรวจสอบ Find Find Niche ของคุณในอุตสาหกรรมการเงินด้วย)

มัลติทาสกิ้ง

ความสำเร็จด้านการเงินทำให้ความสามารถในการส่งมอบของสำคัญและได้รับการส่งมอบทันที ข้อมูลและจุดสำคัญใดที่ผู้จัดการการเงินของคุณพึ่งพาอยู่ สิ่งที่คุณสามารถส่งมอบเพื่อช่วยให้องค์กรและ / หรือลูกค้าของคุณชนะ? มันเกี่ยวข้องกับการส่งรายงานการตรวจสอบทันเวลาการคำนวณที่ถูกต้องของมูลค่าปัจจุบันสุทธิในโครงการที่เสนอหรือทำให้แน่ใจว่าสูตรใน Excel นำไปสู่ผลรวมรวมที่เหมาะสมหรือไม่

ในตอนท้ายของวันไม่มีใครสนใจอีเมลทั้งหมดที่คุณแลกเปลี่ยนการประชุมสโมสรสังคมที่คุณเข้าร่วมหรือการเรียงลำดับโฟลเดอร์ในตู้ของคุณ การทำงานหลายอย่างต่อเนื่องป้องกันไม่ให้บุคคลให้สิ่งที่ดีที่สุดแก่นายจ้างที่นายจ้างคาดหวังจากพวกเขา

ทำไอเท็มการกระทำที่สำคัญยากเร่งด่วนและมีมูลค่าสูงสุดก่อน ความสำเร็จด้านการเงินสามารถเกี่ยวข้องกับความเรียบง่ายในวิธีการที่คุณเข้าถึงงานของคุณ นี่อาจดูง่ายอย่างไร้ความปราณีสำหรับผู้สำเร็จการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาที่เพิ่งอ่านไม่ออกและไม่ได้ฝึกหัด แต่ทำสิ่งหนึ่งครั้งและไม่หยุดจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาวให้ตัดเป็นขั้นตอนที่สั้นกว่าและเสร็จก่อนเวลา ดังที่เฮนรี่ฟอร์ดพูดว่า "ไม่มีอะไรที่ยากเป็นพิเศษหากคุณแบ่งเป็นงานเล็ก ๆ " การทำสิ่งต่าง ๆ ตั้งแต่ต้นจนจบจะช่วยลดความไร้ประสิทธิภาพเนื่องจากคุณจะไม่ต้องเริ่มต้นใหม่และปรับเทียบกับรายการที่แตกต่างและไม่เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่อง

(สำรวจประเภทของงานในอุตสาหกรรมการเงินด้วยตัวเลือกอาชีพทางการเงินสำหรับมืออาชีพ)

กล่องขาเข้า

กล่องขาเข้าของคุณเป็นตัวล้างเวลาที่สำคัญ หากอีเมลส่วนใหญ่ของคุณไม่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำอยู่ในมือของคุณคุณจะกรอกข้อมูลขยะในแต่ละวันเป็นระยะ ๆ

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้:

• กำหนดเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับการตรวจสอบอีเมลของคุณและตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณไม่เกินสามหรือสี่ครั้งต่อวันสร้างโฟลเดอร์ after-hours สำหรับอีเมลที่คุณควรไป แต่ไม่เร่งด่วน โฟลเดอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับคุณที่จะกลับไปที่คำขอที่สำคัญที่สามารถรอสองสามวันทำการก่อนที่จะได้รับคำตอบจากคุณส่งเฉพาะอีเมลที่สำคัญที่สุดในระหว่างวันทำงานของคุณ แม้ว่าการอัปเดตภายในกลุ่มของคุณจะเป็นเรื่องสำคัญ แต่คุณอาจเสียเวลาไปกับเพื่อนร่วมงานที่ไม่มีประสบการณ์หรือมีวินัยน้อยกว่าซึ่งทำให้กล่องจดหมายเข้าของคุณเต็มไปด้วยข้อความที่ไม่เกี่ยวข้อง คุณสามารถลดประเภทของอีเมลเหล่านี้ได้โดยไม่ตอบสนองต่ออีเมลที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานโปรดย่อกล่องจดหมายของคุณก่อนออกจากงาน คุณสามารถทำได้โดยสร้างโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่คุณสามารถจอดอีเมลที่เกี่ยวข้องกับปัญหาเฉพาะ การทำให้กล่องจดหมายเข้าของคุณว่างเปล่าช่วยให้คุณประหยัดเวลาด้วยการกำจัดข้อความที่ไม่ได้อยู่ในความสนใจของคุณ หากมีรายการที่ต้องการความสนใจอย่างแน่นอนภายในไม่กี่ชั่วโมงถัดไปหรือในวันถัดไปให้วางรายการเหล่านั้นไว้ในโฟลเดอร์เร่งด่วน

เคล็ดลับการประหยัดเวลาอื่น ๆ

ติดตามเวลาที่คุณเสียไปจริงๆ

สร้างสเปรดชีตอย่างง่ายที่ช่วยให้คุณป้อนเวลาโดยประมาณที่คุณเสียไปกับเรื่องเล็กน้อย ทำแบบนี้ทุกวัน ในขณะที่คุณพัฒนาและรักษานิสัยนี้คุณจะฝึกตัวเองให้ตระหนักถึงเรื่องที่ไม่สำคัญเมื่อคุณพบพวกเขา

ประมวลผลเอกสารที่เป็นกระดาษเพียงครั้งเดียว

เมื่อประมวลผลแล้วคุณสามารถส่งไฟล์ส่งหรือกำจัดทิ้งได้

ส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานของคุณ

การเดินไปรอบ ๆ สำนักงานของคุณหรือระหว่างแผนกต่างๆจะทำให้คุณเสียค่าใช้จ่าย 2-3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์และเรารู้ว่าค่าใช้จ่ายเป็นรายปี เว้นแต่เป็นเรื่องที่สำคัญหรือซับซ้อนการใช้ข้อความโดยตรงผ่านระบบส่งข้อความขององค์กรหรือบริการบนเว็บที่ผ่านการอนุมัติมักเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการรับคำตอบของคำถามที่หลากหลายอย่างรวดเร็ว

รู้ว่าทุกอย่างอยู่ในเวลาใดก็ตาม

ซึ่งรวมถึงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ หากคุณให้ความสำคัญกับเวลาของคุณอย่าเสียเวลาค้นหาสิ่งต่างๆ

แยกงานของคุณออกเป็นสี่หมวดหมู่:

1. ด่วนและสำคัญ - เช่นรายงานทางการเงินและบัญชีพร้อมกำหนดเวลาที่เข้มงวดและใกล้เข้ามา

   ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและสำคัญ - เช่นการสร้างเครือข่ายภายในกลุ่มการเงินของคุณชั้นเรียนฝึกอบรมเป็นต้น

   ด่วนและไม่สำคัญ - เช่นข้อความประปรายจากกล่องจดหมายของคุณและ "ลงชื่อสมัครใช้วันครบกำหนด" สำหรับการประชุมสโมสร

   ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและไม่สำคัญ - เช่นการสนทนาสิบนาทีโดยเครื่องขายแสตมป์อัตโนมัติการตรวจสอบฟุตบอลแฟนตาซี ฯลฯ

(เห็นได้ชัดว่าคุณควรใช้เวลาทั้งวันให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในหมวดหมู่แรก)

มอบหมาย, มอบสิทธิ์, มอบหมาย

นี่คือสิ่งที่จะแยกคุณออกจากกลุ่มในขณะที่คุณย้ายขึ้นในองค์กร จัดการงานที่ มีเพียง คุณ เท่านั้นที่ สามารถดำเนินการได้ เมื่อคุณฝึกฝนทักษะการบริหารเวลาคุณจะได้รับรายงานโดยตรงจากคุณ มอบหมายภารกิจที่คุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับตัวเองให้มากที่สุด คุณควรทำสิ่งที่ต้องการความสนใจหรือความเชี่ยวชาญของคุณ

อย่าจัดการบุคลิกภาพของคุณ

ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินควรมีทักษะการบริหารเวลา แต่พวกเขาควรมีความสามัคคีและความปรารถนาดีกับเพื่อนร่วมงานภายในและชุมชนภายนอก การมุ่งเน้นเฉพาะตรงเวลาสามารถทำให้คุณดูขัดซึ่งจะทำให้ผู้คนจำนวนมากหลุดออกมาเมื่อพวกเขาอยู่รอบตัวคุณรวมถึงการตั้งค่าในการพัฒนาสังคมและธุรกิจ หากคุณไม่ระวังคุณจะคิดว่าคุณเป็นกูรูด้านการจัดการเวลา แต่คุณจะไม่รู้เลยว่าตราประทับ "คนงี่เง่าทางสังคม" บนหน้าผากของคุณ

ทักษะการสื่อสารความเป็นผู้นำและการพัฒนาธุรกิจมีความสำคัญเท่ากับทักษะการบริหารเวลา ในขณะที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินขยับขึ้นมาในอาชีพของพวกเขาทักษะการจัดการเวลาเพียงอย่างเดียวจะไม่เพียงพอในการช่วยให้พวกเขาไปถึงระดับต่อไป (เช่นระดับผู้บริหาร)

บรรทัดล่าง

(สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมอ่าน ประสิทธิภาพทางการเงิน: คู่มือการวิเคราะห์การจัดการเวลา)