ซื้อไป

การสั่งซื้อจ่ายคืออะไร?

Purchase-to-pay เป็นระบบรวมที่ดำเนินการจัดซื้อสินค้าและบริการโดยอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ ระบบได้รับชื่อเนื่องจากจัดการทุกด้านของการได้มาจากการซื้อสินค้าไปจนถึงการชำระเงินของผู้ขาย ประโยชน์หลักของการซื้อเพื่อจ่ายคือประสิทธิภาพการประหยัดต้นทุนและการมองเห็นทางการเงินและการจัดซื้อที่เพิ่มขึ้น

ทำความเข้าใจกับการซื้อเพื่อจ่าย

ระบบการชำระเงินซื้อเริ่มต้นด้วยการจัดหาเงินทุนเพื่อจัดซื้อและสิ้นสุดด้วยการชำระเงิน การขอเป็นกระบวนการขอบริการรายการหรือผลิตภัณฑ์อย่างเป็นทางการพร้อมกับแบบฟอร์มคำขอซื้อ การจัดหาเกิดขึ้นเมื่อได้รับสินค้าหรือบริการ ระบบจะสิ้นสุดลงเมื่อชำระเงิน

ประเด็นที่สำคัญ

• Purchase-to-pay เป็นระบบการจัดซื้อที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจตั้งแต่การซื้อสินค้าไปจนถึงการชำระเงินผู้ขายการซื้อต่อการชำระเงินเรียกอีกอย่างว่า P2P, การจัดหาต่อการชำระเงิน, eProcurement หรือการร้องขอเพื่อซื้อ - กระบวนการชำระเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติประหยัดต้นทุนและลดความเสี่ยงการซื้อต่อการชำระเงินไม่ได้ออกแบบมาเพื่อเร่งการชำระเงินของผู้จัดจำหน่ายเนื่องจากไม่ได้อยู่ในความสนใจของ บริษัท ที่ต้องการเก็บเงินสดเป็นเวลานานที่สุด ระบบสั่งซื้อจ่ายออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและการควบคุมทางการเงิน

การจ่ายเงินซื้อเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดซื้อซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรผ่านการควบคุมทางการเงินและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น ระบบรวมที่มีความคล่องตัวนี้ช่วยลดต้นทุนและลดความเสี่ยง ระบบการชำระเงินซื้อปกติประกอบด้วยห้าขั้นตอนและข้อกำหนดสำหรับการทำให้เสร็จ:

• แคตตาล็อก: แคตตาล็อกจากซัพพลายเออร์ที่ต้องการเป็นข้อกำหนดแรกในระบบการชำระเงินซื้อ ใบขอเสนอซื้อ: เมื่อสินค้าถูกเลือกจากแคตตาล็อกผู้ซื้อจะส่งใบขอเสนอซื้อไปยังผู้จัดการที่เหมาะสม เวิร์กโฟลว์ใบสั่งซื้อ: ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้นเมื่อผู้จัดการใบขออนุมัติได้รับการอนุมัติ การแจ้งหนี้: นี่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของระบบการชำระเงินซื้อเนื่องจากการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองเป็นกระบวนการที่ใช้แรงงานจำนวนมากและใช้เวลามาก การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและเงินและมีคุณสมบัติการกระทบยอดที่จับคู่คำสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน: เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติสำหรับการชำระเงินไฟล์จะถูกสร้างขึ้นในระบบบัญชีเจ้าหนี้ของ บริษัท ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการอนุมัติส่งผลให้การชำระเงินแก่ผู้จัดหาภายในสิ้นระยะเวลาที่ผู้จัดหาได้ขยายเครดิต

ระบบสั่งซื้อจ่ายไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเร่งกระบวนการชำระเงิน ในขณะนี้จะเป็นเป้าหมายที่น่ายกย่องความจริงก็คือว่ามันจะไม่สำคัญสำหรับ บริษัท ส่วนใหญ่เพราะการจ่ายเงินค่าเร็วขึ้นจะส่งผลกระทบต่อจังหวะเวลาของกระแสเงินสดของพวกเขาเอง แต่เป้าหมายของระบบการซื้อเพื่อจ่ายคือการปรับปรุงประสิทธิภาพและการควบคุมทางการเงินเนื่องจากแผนกการเงินมีข้อมูลการซื้อที่ทันเวลาเพียงปลายนิ้ว

ข้อเท็จจริงอย่างรวดเร็ว

ระบบสั่งซื้อจ่ายเป็นกระบวนการอัตโนมัติที่ลดต้นทุนแรงงานและเพิ่มความแม่นยำ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบซื้อต่อการชำระเงินรวมถึงเทคโนโลยีที่แข็งแกร่งซึ่งใช้การติดต่อเพียงจุดเดียวเช่นพอร์ทัลผู้จำหน่ายลดความซับซ้อนในแคตตาล็อกและช่องทางการซื้อและการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง สามารถให้ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ใช้จ่ายผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ได้รับและเวลาจัดส่ง