นิยามของหนังสือมอบฉันทะ
เอกสารมอบฉันทะเป็นเอกสารที่ถูกควบคุมโดยสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) ตาม พระราชบัญญัติตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ. 2477 มาตรา 14 (a) ต้องมี บริษัท ที่มีการซื้อขายสาธารณะเปิดเผยข้อมูลที่เกี่ยวข้องแก่ผู้ถือหุ้นเป็นประจำทุกปีซึ่งบางส่วนได้ระบุวิธีการทำงานของ บริษัท ขั้นตอนการลงคะแนนจำนวนหุ้นที่ค้างชำระค่าตอบแทนผู้บริหารและองค์ประกอบของคณะกรรมการรวมถึงข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง. บริษัท จัดส่งเอกสารระหว่าง 30 ถึง 40 วันก่อนการประชุมผู้ถือหุ้นประจำปี มันหมายถึงการสร้างความมั่นใจให้กับผู้ถือหุ้นว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีการร้องขอคะแนนเพื่อการตัดสินใจของ บริษัท ที่มีศักยภาพเช่นการเลือกตั้งกรรมการใหม่
ทำลายพร็อกซีวัสดุ
เอกสารมอบฉันทะตามข้อบังคับของ ก.ล.ต. แสดงข้อมูลเฉพาะของ บริษัท เพื่อให้นักลงทุนมีภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติตามในบางสถานการณ์ ตัวอย่างเช่นเอกสารพร็อกซีของ บริษัท จะต้องระบุว่ามีกระบวนการมาตรฐานสำหรับผู้ถือหุ้นในการติดต่อกับคณะกรรมการหรือไม่และหากไม่มีอยู่เอกสารมอบฉันทะจะต้องระบุเหตุผลเฉพาะสำหรับการขาดกระบวนการดังกล่าว ข้อมูลอื่น ๆ ที่พบในเอกสารมอบฉันทะอธิบายการจัดการข้อเสนอของผู้ถือหุ้นและข้อมูลความเป็นมาที่อาจช่วยให้ผู้ถือหุ้นลงคะแนนเสียงได้อย่างมีความรู้ ตั้งแต่ปี 2552 ก.ล.ต. กำหนดให้ บริษัท ที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ทั้งหมดโพสต์หนังสือมอบฉันทะบนเว็บไซต์นักลงทุนสัมพันธ์
เนื่องจากการทำร้ายร่างกายจะเกิดขึ้นหากผู้ถือหุ้นทุกคนลงคะแนนเสียงในการประชุมประจำปีพวกเขาจะได้รับบัตรประจำตัวประชาชนหรือแบบฟอร์มคำแนะนำการเลือกตั้งเพื่อตัดสินใจล่วงหน้า หนังสือมอบฉันทะระบุรายละเอียดจำนวนหุ้นที่นักลงทุนเป็นเจ้าของและผู้ที่มีสิทธิออกเสียง หากนักลงทุนเป็นเจ้าของหุ้นในสหรัฐอเมริกาวันที่บันทึกซึ่งเป็นวันที่ตัดบัญชีเพื่อให้ผู้ถือหุ้นได้รับเงินปันผลและคะแนนเสียงก่อนการประชุมประจำปีของ บริษัท การเป็นเจ้าของหุ้นก่อนวันบันทึกถือเป็นการให้สิทธิแก่ผู้ถือหุ้นในการประชุมครั้งต่อไป ไม่ใช่ทุกประเทศที่ใช้ระบบบันทึกวันที่ ในกรณีดังกล่าวผู้ถือหุ้นสามารถลงคะแนนได้ถ้าพวกเขาถือหุ้นในหรือก่อนการประชุมจะเกิดขึ้น
คำแนะนำในการลงคะแนนพร็อกซี
แพคเกจของวัสดุพร็อกซี่จะมีเอกสารการเปิดเผยของรายงานประจำปีคำสั่งมอบฉันทะและที่สำคัญที่สุดคือแบบฟอร์มบัตรคำแนะนำการมอบฉันทะสำหรับการประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีที่จะเกิดขึ้น ผู้ถือหุ้นจะได้รับสิ่งนี้หากพวกเขาเป็นเจ้าของที่ลงทะเบียนหรือเป็นเจ้าของที่เป็นประโยชน์ เจ้าของที่ลงทะเบียนหรือเจ้าของบันทึกเป็นเจ้าของโดยตรงของหุ้น บริษัท หรือเจ้าของทางอ้อมผ่านธนาคารหรือนายหน้าตัวแทนจำหน่าย
ในทางกลับกันเจ้าของผลประโยชน์ถือหุ้นผ่านนายหน้าตัวแทนจำหน่ายหรือธนาคารเท่านั้น นักลงทุนส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกาเป็นเจ้าของหลักทรัพย์ในฐานะเจ้าของผลประโยชน์ ในกรณีนี้พวกเขาใช้แบบฟอร์มคำแนะนำผู้ออกเสียงลงคะแนนเพื่อแนะนำนายหน้าเกี่ยวกับวิธีการออกเสียงลงคะแนนก่อนการประชุม บริษัท
