สารบัญ
- 1. คน AIS
- 2. ขั้นตอนและคำแนะนำ
- 3. ข้อมูล AIS
- 4. ซอฟต์แวร์ AIS
- 5. โครงสร้างพื้นฐานด้านไอที
- 6. การควบคุมภายใน
- AIS ทำงานอย่างไรในชีวิตจริง
- บรรทัดล่าง
ระบบข้อมูลทางการบัญชี (AIS) เป็นโครงสร้างที่ธุรกิจใช้ในการรวบรวมจัดเก็บจัดการประมวลผลดึงและรายงานข้อมูลทางการเงินเพื่อให้สามารถใช้งานได้โดยนักบัญชีที่ปรึกษานักวิเคราะห์ธุรกิจผู้จัดการหัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงิน (CFO) ผู้ตรวจสอบบัญชีผู้กำกับดูแลและหน่วยงานด้านภาษี
นักบัญชีที่ได้รับการฝึกฝนมาเป็นพิเศษจะทำงานในเชิงลึกกับเอไอเอสเพื่อสร้างความมั่นใจในระดับสูงสุดของความถูกต้องในการทำธุรกรรมทางการเงินและการเก็บบันทึกของ บริษัท รวมถึงทำให้ข้อมูลทางการเงินสามารถเข้าถึงได้ง่าย.
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีโดยทั่วไปประกอบด้วยหกองค์ประกอบหลัก: คนขั้นตอนและคำแนะนำข้อมูลซอฟต์แวร์โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการควบคุมภายใน ลองดูที่รายละเอียดของแต่ละองค์ประกอบ
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีเบื้องต้น
1. คน AIS
คนในเอไอเอสเป็นเพียงผู้ใช้ระบบ ผู้ประกอบอาชีพที่อาจจำเป็นต้องใช้เอไอเอสขององค์กร ได้แก่ นักบัญชีที่ปรึกษานักวิเคราะห์ธุรกิจผู้จัดการหัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงินและผู้สอบบัญชี AIS ช่วยแผนกต่างๆภายใน บริษัท ทำงานร่วมกันได้
ตัวอย่างเช่นผู้บริหารสามารถกำหนดเป้าหมายการขายซึ่งพนักงานสามารถสั่งซื้อปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสม ใบสั่งสินค้าคงคลังแจ้งแผนกบัญชีของเจ้าหนี้รายใหม่ เมื่อทำการขายพนักงานขายสามารถป้อนคำสั่งซื้อของลูกค้าการบัญชีสามารถออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าคลังสินค้าสามารถรวบรวมคำสั่งซื้อแผนกจัดส่งสามารถส่งออกและฝ่ายบัญชีได้รับแจ้งของลูกหนี้ใหม่ ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถติดตามการจัดส่งของลูกค้าและระบบสามารถสร้างรายงานการขายสำหรับการจัดการ ผู้จัดการยังสามารถดูต้นทุนสินค้าคงคลังค่าจัดส่งต้นทุนการผลิตและอื่น ๆ
ด้วย AIS ที่ออกแบบมาอย่างดีทุกคนในองค์กรที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงระบบเดียวกันและรับข้อมูลเดียวกันได้ เอไอเอสยังช่วยให้การรับข้อมูลจากผู้คนภายนอกองค์กรง่ายขึ้นเมื่อจำเป็น
ตัวอย่างเช่นที่ปรึกษาอาจใช้ข้อมูลใน AIS เพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของโครงสร้างราคาของ บริษัท โดยดูที่ข้อมูลต้นทุนข้อมูลการขายและรายได้ นอกจากนี้ผู้ตรวจสอบสามารถใช้ข้อมูลเพื่อประเมินการควบคุมภายในของ บริษัท สถานะทางการเงินและการปฏิบัติตามกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act (SOX)
AIS ควรได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของคนที่จะใช้มัน ระบบควรใช้งานง่ายและควรปรับปรุงไม่ขัดขวางประสิทธิภาพ
2. ขั้นตอนและคำแนะนำ
ขั้นตอนและคำแนะนำของ AIS คือวิธีการที่ใช้ในการรวบรวมจัดเก็บเรียกใช้และประมวลผลข้อมูล วิธีการเหล่านี้มีทั้งคู่มือและอัตโนมัติ ข้อมูลอาจมาจากแหล่งภายใน (เช่นพนักงาน) และแหล่งภายนอก (เช่นคำสั่งซื้อออนไลน์ของลูกค้า) ขั้นตอนและคำแนะนำจะถูกเขียนลงในซอฟต์แวร์ AIS ซึ่งควรจะ "เข้ารหัส" ลงในพนักงานผ่านเอกสารและการฝึกอบรม เพื่อให้มีประสิทธิภาพขั้นตอนและคำแนะนำจะต้องปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ
3. ข้อมูล AIS
ในการจัดเก็บข้อมูล AIS จะต้องมีโครงสร้างฐานข้อมูลเช่นภาษาคิวรีแบบโครงสร้าง (SQL) ซึ่งเป็นภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันทั่วไปสำหรับฐานข้อมูล เอไอเอสยังต้องการหน้าจออินพุตที่หลากหลายสำหรับผู้ใช้ระบบและการป้อนข้อมูลประเภทต่าง ๆ รวมถึงรูปแบบเอาต์พุตที่แตกต่างกันเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ที่แตกต่างกันและข้อมูลประเภทต่างๆ
ข้อมูลที่อยู่ใน AIS เป็นข้อมูลทางการเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจขององค์กร ข้อมูลธุรกิจใด ๆ ที่มีผลกระทบต่อการเงินของ บริษัท ควรเข้าสู่ AIS
ประเภทของข้อมูลที่รวมอยู่ใน AIS จะขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ แต่อาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:
- คำสั่งขายใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินของลูกค้ารายงานการวิเคราะห์การขายใบขอเสนอซื้อใบแจ้งหนี้ของผู้ขายเช็คการลงทะเบียนข้อมูลสินค้าคงคลังข้อมูลการชำระเงินข้อมูลภาษี
ข้อมูลนี้สามารถใช้ในการจัดทำรายงานทางบัญชีและรายงานต่างๆเช่นอายุบัญชีลูกหนี้ค่าเสื่อมราคา / กำหนดค่าตัดจำหน่ายยอดคงเหลือทดลองใช้กำไรและขาดทุนเป็นต้น การมีข้อมูลทั้งหมดนี้ในที่เดียว - ใน AIS ช่วยอำนวยความสะดวกในการเก็บบันทึกรายงานการวิเคราะห์การตรวจสอบและการตัดสินใจ เพื่อให้ข้อมูลมีประโยชน์ต้องครบถ้วนถูกต้องและเกี่ยวข้อง
ในทางกลับกันตัวอย่างของข้อมูลที่จะไม่เข้าไปใน AIS ได้แก่ บันทึกช่วยจำจดหมายโต้ตอบการนำเสนอและคู่มือ เอกสารเหล่านี้อาจมีความสัมพันธ์ทางการเงินกับ บริษัท แต่ไม่รวมเชิงอรรถมาตรฐานเอกสารเหล่านี้ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการบันทึกทางการเงินของ บริษัท
4. ซอฟต์แวร์ AIS
ส่วนประกอบซอฟต์แวร์ของ AIS คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัดเก็บเรียกใช้ประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินของ บริษัท ก่อนที่จะมีคอมพิวเตอร์, เอไอเอสเป็นระบบที่ทำด้วยมือและใช้กระดาษ แต่วันนี้ บริษัท ส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานของเอไอเอส ธุรกิจขนาดเล็กอาจใช้ Quickbooks ของ Intuit หรือ Sage ของ 50 บัญชี Sage แต่มีคนอื่น ๆ ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางอาจใช้ Business One ของ SAP ธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่อาจใช้ Dynamics GP ของ Microsoft, กลุ่ม Sage Group 90 หรือ MAS 200 ของ Microsoft, PeopleSoft ของ Oracle หรือการจัดการทางการเงิน Epicor
คุณภาพความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยเป็นองค์ประกอบสำคัญของซอฟต์แวร์ AIS ที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดการพึ่งพาข้อมูลที่มันส่งออกเพื่อการตัดสินใจของ บริษัท และพวกเขาต้องการข้อมูลที่มีคุณภาพสูงในการตัดสินใจที่ดี
โปรแกรมซอฟต์แวร์ AIS สามารถปรับแต่งให้ตอบสนองความต้องการเฉพาะของธุรกิจประเภทต่างๆ หากโปรแกรมที่มีอยู่ไม่ตรงกับความต้องการของ บริษัท ซอฟต์แวร์สามารถพัฒนาได้เองโดยมีการป้อนข้อมูลอย่างมากจากผู้ใช้ปลายทางหรือสามารถพัฒนาโดย บริษัท บุคคลที่สามโดยเฉพาะสำหรับองค์กร ระบบยังสามารถนำไปใช้กับ บริษัท ที่เชี่ยวชาญได้
สำหรับ บริษัท ที่มีการซื้อขายสาธารณะไม่ว่าธุรกิจจะเลือกใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์และตัวเลือกการปรับแต่งใดก็ตามข้อบังคับ Sarbanes-Oxley จะกำหนดโครงสร้างของ AIS ในระดับหนึ่ง นี่เป็นเพราะข้อบังคับของ SOX สร้างการควบคุมภายในและขั้นตอนการตรวจสอบที่ บริษัท มหาชนต้องปฏิบัติตาม
5. โครงสร้างพื้นฐานด้านไอที
โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเพียงชื่อแฟนซีสำหรับฮาร์ดแวร์ที่ใช้ในการดำเนินงานระบบข้อมูลการบัญชี รายการฮาร์ดแวร์เหล่านี้ส่วนใหญ่ที่ธุรกิจจะต้องมีอยู่แล้วรวมถึงคอมพิวเตอร์อุปกรณ์มือถือเซิร์ฟเวอร์เครื่องพิมพ์พรั่งพรูป้องกันเราเตอร์สื่อเก็บข้อมูลและแหล่งจ่ายไฟสำรอง นอกจากค่าใช้จ่ายแล้วปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการเลือกฮาร์ดแวร์รวมถึงความเร็วความสามารถในการจัดเก็บและการขยายและอัพเกรด
บางทีที่สำคัญที่สุดคือฮาร์ดแวร์ที่เลือกไว้สำหรับ AIS ต้องเข้ากันได้กับซอฟต์แวร์ที่กำหนดไว้ เป็นการดีที่มันจะไม่เพียงเข้ากันได้ แต่ดีที่สุด - ระบบ clunky จะมีประโยชน์น้อยกว่าระบบที่รวดเร็ว วิธีหนึ่งที่ธุรกิจสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความเข้ากันได้ของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ได้อย่างง่ายดายคือการซื้อระบบแบบครบวงจรที่มีทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจต้องการ การซื้อระบบแบบครบวงจรนั้นหมายถึงในทางทฤษฎีแล้วว่าธุรกิจจะได้รับการผสมผสานอย่างลงตัวระหว่างฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์สำหรับเอไอเอส
เอไอเอสที่ดีควรมีแผนในการบำรุงรักษาบริการทดแทนและอัพเกรดส่วนประกอบของระบบฮาร์ดแวร์รวมถึงแผนการกำจัดฮาร์ดแวร์ที่ชำรุดและล้าสมัยเพื่อให้ข้อมูลสำคัญถูกทำลายอย่างสมบูรณ์
6. การควบคุมภายใน
การควบคุมภายในของ AIS เป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยที่มีอยู่ในการป้องกันข้อมูลที่สำคัญ สิ่งเหล่านี้สามารถทำได้ง่ายเพียงแค่ใช้รหัสผ่านหรือซับซ้อนเท่าการระบุตัวบุคคลทางชีวภาพ เอไอเอสจะต้องมีการควบคุมภายในเพื่อป้องกันการเข้าถึงคอมพิวเตอร์โดยไม่ได้รับอนุญาตและเพื่อ จำกัด การเข้าถึงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตซึ่งรวมถึงผู้ใช้บางคนภายใน บริษัท นอกจากนี้ยังต้องป้องกันการเข้าถึงไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาตจากบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบางส่วนของระบบ
เอไอเอสมีข้อมูลที่เป็นความลับไม่เพียง แต่สำหรับ บริษัท เท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานและลูกค้าด้วย ข้อมูลนี้อาจรวมถึงหมายเลขประกันสังคมข้อมูลเงินเดือนหมายเลขบัตรเครดิตและอื่น ๆ ข้อมูลทั้งหมดใน AIS ควรได้รับการเข้ารหัสและการเข้าถึงระบบควรถูกบันทึกและตรวจสอบ กิจกรรมของระบบควรตรวจสอบย้อนกลับได้เช่นกัน
AIS ยังต้องการการควบคุมภายในที่ปกป้องจากไวรัสคอมพิวเตอร์แฮกเกอร์และภัยคุกคามอื่น ๆ ทั้งภายในและภายนอกเพื่อความปลอดภัยของเครือข่าย จะต้องได้รับการปกป้องจากภัยธรรมชาติและไฟกระชากที่อาจทำให้ข้อมูลสูญหาย
AIS ทำงานอย่างไรในชีวิตจริง
เราได้เห็นว่าเอไอเอสที่ได้รับการออกแบบมาเป็นอย่างดีช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างราบรื่นในแต่ละวันหรือขัดขวางการทำงานของระบบหากระบบได้รับการออกแบบไม่ดี การใช้งานครั้งที่สามสำหรับเอไอเอสคือเมื่อธุรกิจมีปัญหาข้อมูลใน AIS สามารถใช้เพื่อเปิดเผยเรื่องราวของสิ่งที่ผิดพลาดได้
กรณีของ WorldCom และ Lehman Brothers มีสองตัวอย่าง
ในปี 2545 ผู้ตรวจสอบภายในของ WorldCom Eugene Morse และ Cynthia Cooper ใช้ บริษัท AIS เพื่อเปิดเผยการจัดสรรค่าใช้จ่ายที่ฉ้อฉลและรายการบัญชีอื่น ๆ การสอบสวนของพวกเขานำไปสู่การยกเลิก CFO Scott Sullivan รวมถึงกฎหมายใหม่ - มาตรา 404 ของกฎหมาย Sarbanes-Oxley ซึ่งควบคุมการควบคุมทางการเงินและกระบวนการภายในของ บริษัท
เมื่อตรวจสอบสาเหตุของการล่มสลายของ Lehman การทบทวน AIS และระบบข้อมูลอื่น ๆ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญพร้อมกับการรวบรวมเอกสารและการทบทวนรวมถึงการสัมภาษณ์พยาน การค้นหาสาเหตุของความล้มเหลวของ บริษัท "จำเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างละเอียดและตรวจสอบระบบปฏิบัติการการค้าการประเมินค่าการเงินการบัญชีและระบบข้อมูลอื่น ๆ ของเลห์แมน" ตามรายงานของผู้ตรวจสอบจำนวน 2, 200 หน้า
ระบบของเลห์แมนเป็นตัวอย่างของวิธีการที่เอไอเอส ไม่ ควรจัดโครงสร้าง รายงานของผู้ตรวจสอบ Anton R. Valukas รายงานว่า "ในช่วงเวลาของการยื่นฟ้องล้มละลายเลห์แมนยังคงรักษาระบบซอฟต์แวร์และแอพพลิเคชั่นมากกว่า 2, 600 ระบบ… ระบบของเลห์แมนหลายระบบล้าสมัยหรือไม่ได้มาตรฐาน"
ผู้ตรวจสอบตัดสินใจที่จะมุ่งเน้นความพยายามของเขาในระบบ 96 ระบบที่มีความเกี่ยวข้องมากที่สุด การทดสอบนี้ต้องการการฝึกอบรมการศึกษาและการลองผิดลองถูกเพื่อเรียนรู้วิธีการใช้ระบบ
รายงานของ Valukas ยังกล่าวอีกว่า "ระบบของ Lehman มีการพึ่งพาซึ่งกันและกันอย่างมาก แต่ความสัมพันธ์ของทั้งคู่นั้นยากที่จะถอดรหัสและไม่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดี
บรรทัดล่าง
ส่วนประกอบทั้งหกของเอไอเอสนั้นทำงานร่วมกันเพื่อช่วยให้พนักงานคนสำคัญเก็บรวบรวมจัดการประมวลผลดึงข้อมูลและรายงานข้อมูลทางการเงินของพวกเขา การมีระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ได้รับการพัฒนาและบำรุงรักษาอย่างดีมีประสิทธิภาพและถูกต้องเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
