เงินสดย่อยคืออะไร?
กองทุนเงินสดย่อยคือเงินสดจำนวนเล็กน้อยที่เก็บไว้ในมือเพื่อชำระค่าใช้จ่ายเล็กน้อยเช่นเครื่องใช้สำนักงานหรือการชำระเงินคืน กองทุนเงินสดย่อยจะได้รับการกระทบยอดเป็นงวดโดยมีการบันทึกรายการในงบการเงินด้วย อาจมีกองทุนเงินสดย่อยซึ่งอาจเป็นลิ้นชักหรือกล่องในแต่ละแผนกสำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่
ประเด็นที่สำคัญ
- เงินสดย่อยหรือกองทุนเงินสดย่อยเป็นเงินสดจำนวนเล็กน้อยที่ใช้ในการจ่ายค่าใช้จ่ายน้อยเกินไปที่จะทำบุญตรวจสอบอาจมีลิ้นชักเงินสดย่อยหรือกล่องในแต่ละแผนกสำหรับองค์กรขนาดใหญ่สามารถใช้กองทุนเงินสดย่อยได้ สำหรับเครื่องใช้สำนักงานบัตรสำหรับลูกค้าดอกไม้จ่ายค่าอาหารกลางวันสำหรับพนักงานหรือจ่ายค่าใช้จ่ายให้แก่พนักงาน
ทำความเข้าใจกับเงินสดย่อย
ธุรกรรมเงินสดย่อยช่วยอำนวยความสะดวกสำหรับการทำธุรกรรมขนาดเล็กซึ่งการออกเช็คไม่มีเหตุผลหรือไม่เป็นที่ยอมรับ เงินสดจำนวนเล็กน้อยที่ บริษัท พิจารณาว่าจะแตกต่างกันเล็กน้อยโดยมีหลาย บริษัท ที่รักษาเงินอยู่ระหว่าง $ 50 ถึง $ 200 เป็นเงินสดย่อย ตัวอย่างของการทำธุรกรรมที่ใช้เป็นเงินสดย่อย ได้แก่:
- เครื่องใช้สำนักงานบัตรสำหรับลูกค้าดอกไม้การจ่ายเงินสำหรับอาหารกลางวันที่จัดไว้สำหรับกลุ่มเล็ก ๆ ของพนักงานการเรียกคืนพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงานขนาดเล็ก
ผู้ดูแลกองทุนเงินสดย่อยได้รับการแต่งตั้งให้ดูแลกองทุน หน้าที่การดูแลโดยทั่วไปรวมถึงการบังคับใช้กฎระเบียบย่อยเงินสดและการร้องขอการเติมเต็มและการจ่ายเงินกองทุน
ข้อควรพิจารณาพิเศษ
กองทุนเงินสดย่อยจะกระทบยอดเป็นระยะเพื่อตรวจสอบว่ายอดเงินในกองทุนนั้นถูกต้อง โดยทั่วไปเมื่อดุลเงินสดย่อยตกไปถึงระดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้าผู้ดูแลระบบจะใช้สำหรับเงินสดเพิ่มเติมจากแคชเชียร์ ในเวลานี้ยอดรวมของใบเสร็จรับเงินทั้งหมดจะถูกคำนวณเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับเงินที่จ่ายออกจากลิ้นชักเงินสดย่อย หากต้องการเงินทุนใหม่แคชเชียร์เขียนเช็คใหม่เพื่อใส่เงินในลิ้นชักเงินสดย่อยและใช้ในการแลกเปลี่ยนใบเสร็จรับเงินจากการซื้อที่ทำให้เงินสดหมดลง
กระบวนการกระทบยอดเพื่อให้แน่ใจว่ายอดเงินคงเหลือของกองทุนเท่ากับความแตกต่างระหว่างยอดคงเหลือดั้งเดิมลบค่าใช้จ่ายรายละเอียดเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ หากยอดเงินคงเหลือน้อยกว่าที่ควรจะเป็นนั่นก็คือการขาดแคลน หากยอดคงเหลือที่เหลือมากกว่าที่ควรจะเป็น แม้ว่าจะมีความแปรปรวนเล็กน้อย แต่เมื่อไม่สมดุลกันแหล่งที่มาของความคลาดเคลื่อนควรได้รับการระบุและแก้ไข
สรรพากรบริการ (IRS) แนะนำให้ยื่นใบย่อยเงินสดและแนบพวกเขาเพื่อใบเสร็จรับเงินในการบันทึกและเอกสารค่าใช้จ่ายเงินสดย่อย
ข้อกำหนดสำหรับเงินสดย่อย
การใช้กองทุนเงินสดย่อยหลีกเลี่ยงการควบคุมภายในบางประการ ความพร้อมของเงินสดย่อยไม่ได้หมายความว่าสามารถเข้าถึงได้สำหรับทุกวัตถุประสงค์และทุกคน บริษัท หลายแห่งใช้การควบคุมภายในที่เข้มงวดเพื่อจัดการกองทุน บ่อยครั้งที่บุคคลที่ จำกัด ได้รับอนุญาตให้อนุมัติการเบิกจ่ายและสามารถทำได้สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหรือการดำเนินงานของ บริษัท ที่ถูกกฎหมาย
อาจมอบหมายให้แคชเชียร์ย่อยออกเช็คเพื่อจ่ายเงินในลิ้นชักเงินสดย่อยและทำรายการบัญชีที่เหมาะสม ผู้ดูแลเงินสดย่อยจะถูกเรียกเก็บเงินจากการกระจายเงินสดและรวบรวมใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อทั้งหมดหรือการใช้เงินใด ๆ เมื่อเงินสดย่อยทั้งหมดลดลงใบเสร็จรับเงินควรเพิ่มและผูกกับยอดรวมที่ถอนออก
โดยการมีแคชเชียร์เงินสดย่อยและผู้รับฝากเงินสดย่อยกระบวนการสองขั้นตอนจะช่วยให้กองทุนมีความปลอดภัยและให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้
บันทึกเงินสดย่อย
เมื่อกองทุนเงินสดย่อยใช้งานธุรกรรมเงินสดย่อยจะยังคงถูกบันทึกในงบการเงิน ไม่มีรายการบันทึกทางบัญชีที่ทำขึ้นเมื่อการซื้อทำโดยใช้เงินสดย่อยมันก็ต่อเมื่อผู้รับฝากทรัพย์สินต้องการเงินสดมากขึ้นและเพื่อแลกรับใบเสร็จรับเงินใหม่ที่บันทึกรายการบันทึกประจำวัน รายการบันทึกสำหรับการให้เงินสดแก่ผู้เก็บเงินมากขึ้นนั้นเป็นการหักบัญชีไปยังกองทุนเงินสดย่อยและเครดิตเป็นเงินสด
หากมีการขาดแคลนหรือเกินขีดจะมีการบันทึกรายการบันทึกรายวันไปยังบัญชีเกิน / สั้น หากกองทุนเงินสดย่อยจบลงเครดิตจะถูกป้อนเพื่อแสดงกำไร หากกองทุนเงินสดย่อยสั้นเดบิตจะถูกป้อนเพื่อแสดงการสูญเสีย บัญชีสูงหรือสั้นจะใช้เพื่อบังคับยอดเงินคงเหลือเมื่อกระทบยอด
