ใบแจ้งหนี้คืออะไร?
ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารเชิงพาณิชย์ที่ระบุและบันทึกธุรกรรมระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย หากซื้อสินค้าหรือบริการด้วยเครดิตใบแจ้งหนี้มักจะระบุเงื่อนไขของข้อตกลงและให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการชำระเงินที่มีอยู่ ประเภทของใบแจ้งหนี้อาจรวมถึงใบเสร็จใบเสร็จใบลดหนี้ใบเพิ่มหนี้หรือใบแจ้งหนี้การขาย
บริษัท อาจเลือกที่จะส่งใบแจ้งยอดสิ้นเดือนเป็นใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกรรมที่ค้างชำระทั้งหมด หากเป็นกรณีนี้คำสั่งต้องระบุว่าจะไม่มีการส่งใบแจ้งหนี้ในภายหลัง ในอดีตใบแจ้งหนี้ได้รับการบันทึกลงบนกระดาษบ่อยครั้งที่มีการสร้างสำเนาหลายชุดเพื่อให้ผู้ซื้อและผู้ขายแต่ละคนมีบันทึกธุรกรรมสำหรับบันทึกของตนเอง ปัจจุบันใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดยคอมพิวเตอร์นั้นค่อนข้างทั่วไป พวกเขาสามารถพิมพ์ลงบนกระดาษตามต้องการหรือส่งทางอีเมลไปยังฝ่ายของการทำธุรกรรม ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้ค้นหาและเรียงลำดับธุรกรรมหรือวันที่เฉพาะได้ง่ายขึ้น
ใบแจ้งหนี้ pro-forma เป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพันแม้ว่าเงื่อนไขการขายอาจมีการเปลี่ยนแปลง
ใบแจ้งหนี้
พื้นฐานของใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้จะต้องระบุว่าเป็นใบแจ้งหนี้บนใบเรียกเก็บเงิน โดยทั่วไปจะมีตัวระบุเฉพาะที่เรียกว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่มีประโยชน์สำหรับการอ้างอิงภายในและภายนอก โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้จะมีข้อมูลติดต่อสำหรับผู้ขายหรือผู้ให้บริการในกรณีที่มีข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงิน
เงื่อนไขการชำระเงินอาจระบุไว้ในใบแจ้งหนี้รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับส่วนลดรายละเอียดการชำระเงินก่อนกำหนดหรือค่าใช้จ่ายทางการเงินที่ประเมินสำหรับการชำระล่าช้า นอกจากนี้ยังแสดงต้นทุนต่อหน่วยของสินค้า, จำนวนหน่วยทั้งหมดที่ซื้อ, ค่าขนส่ง, การจัดการ, การจัดส่งและค่าใช้จ่ายภาษีที่เกี่ยวข้องและแสดงจำนวนเงินรวมที่ค้างชำระ
ใบแจ้งหนี้มืออาชีพเป็นใบเรียกเก็บเงินการขายเบื้องต้นที่ส่งถึงผู้ซื้อก่อนการจัดส่งหรือการส่งมอบสินค้า โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้จะอธิบายรายการที่ซื้อและข้อมูลสำคัญอื่น ๆ เช่นน้ำหนักการจัดส่งและค่าขนส่ง ใบแจ้งหนี้ Forma Pro มักจะเล่นกับธุรกรรมระหว่างประเทศโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์ศุลกากรในการนำเข้า
คุณควรเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินของคุณ - ทั้งในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ - เพื่อจุดประสงค์ด้านภาษี
ความสำคัญของวันที่ใบแจ้งหนี้
วันที่ใบแจ้งหนี้แสดงวันที่เป็นทางการที่มีการวางบิลสินค้าและบันทึกรายการที่เป็นทางการ ดังนั้นวันที่ใบแจ้งหนี้มีข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับการชำระเงินตามที่กำหนดระยะเวลาเครดิตและวันครบกำหนดของใบเรียกเก็บเงิน นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับนิติบุคคลที่เสนอเครดิตเช่นสุทธิ 30 วันที่ครบกำหนดตามจริงของใบแจ้งหนี้มักจะ 30 วันหลังจากวันที่ใบแจ้งหนี้
E-ออกใบแจ้งหนี้
นับตั้งแต่การกำเนิดของยุคคอมพิวเตอร์ผู้คนและธุรกิจต่าง ๆ พบว่าการพึ่งพาใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางเลือกแทนเอกสารกระดาษได้ง่ายขึ้น การแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์หรือการแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นรูปแบบของการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสร้างจัดเก็บและตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมระหว่างคู่สัญญาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อกำหนดของข้อตกลงนั้นสมบูรณ์
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้อาจรวมถึงใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินใบสั่งซื้อเดบิตและใบลดหนี้เงื่อนไขการชำระเงินและคำแนะนำและใบส่งเงิน โดยปกติใบแจ้งหนี้ดิจิตอลจะถูกส่งทางอีเมลหน้าเว็บหรือแอพ ข้อดีประกอบด้วย:
- ความคงทนและความต้านทานต่อความเสียหายทางกายภาพกรณีการค้นหาและการเรียงลำดับสำหรับชื่อเฉพาะคำหรือวันที่เพิ่มความสามารถในการตรวจสอบความสามารถในการพิมพ์หรือทำซ้ำตามความต้องการความสามารถในการรวบรวมข้อมูลและระบบธุรกิจอัจฉริยะลดการใช้กระดาษ
การแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงเทคโนโลยีและตัวเลือกการเข้าใช้หลายอย่างและใช้เป็นคำทั่วไปเพื่ออธิบายวิธีการใด ๆ ที่ใบแจ้งหนี้จะถูกนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้าเพื่อชำระเงิน มาตรฐานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หลายฉบับเช่น EDIFACT และ UBL ได้รับการพัฒนาทั่วโลกเพื่ออำนวยความสะดวกในการนำไปใช้และประสิทธิภาพ
ประเด็นที่สำคัญ
- ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารเชิงพาณิชย์ที่แยกรายการและบันทึกธุรกรรมระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายการรับกระดาษจากร้านเป็นใบแจ้งหนี้ผู้บริโภคทั่วไปใบแจ้งหนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญของการควบคุมภายในและการตรวจสอบบัญชี ค่าใช้จ่ายในใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการอนุมัติจากเจ้าหน้าที่การจัดการที่รับผิดชอบโดยทั่วไปใบแจ้งราคาจะแสดงเงื่อนไขการชำระเงินต้นทุนต่อหน่วยการจัดส่งการจัดการและข้อกำหนดอื่น ๆ ที่ระบุไว้ในระหว่างการทำธุรกรรม ใบแจ้งหนี้สามารถอยู่ในรูปแบบกระดาษ แต่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น
ใบแจ้งหนี้และบัญชีเจ้าหนี้
ใบแจ้งหนี้ติดตามการขายผลิตภัณฑ์เพื่อการควบคุมสินค้าคงคลังการบัญชีและภาษี บริษัท หลายแห่งจัดส่งผลิตภัณฑ์และคาดว่าจะได้รับการชำระเงินในภายหลังดังนั้นจำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระจะกลายเป็นบัญชีเจ้าหนี้สำหรับผู้ซื้อและลูกหนี้การค้าสำหรับผู้ขาย
ใบแจ้งหนี้สมัยใหม่จะถูกส่งแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนที่จะใช้กระดาษ หากใบแจ้งหนี้สูญหายผู้ซื้ออาจขอสำเนาจากผู้ขาย การใช้ใบแจ้งหนี้แสดงถึงการมีเครดิตเนื่องจากผู้ขายได้ส่งผลิตภัณฑ์หรือให้บริการโดยไม่ได้รับเงินสดล่วงหน้า
ใบแจ้งหนี้นั้นแตกต่างจากใบสั่งซื้อซึ่งสร้างขึ้นก่อนที่ลูกค้าจะสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ
ใบแจ้งหนี้และการควบคุมภายใน
ใบแจ้งหนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญของการควบคุมภายในทางบัญชี ค่าใช้จ่ายในใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารที่รับผิดชอบ อีกวิธีหนึ่งใบแจ้งหนี้จะถูกจับคู่กับใบสั่งซื้อและเมื่อกระทบยอดข้อมูลแล้วการชำระเงินสำหรับธุรกรรมที่ได้รับอนุมัติ บริษัท ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการป้อนใบแจ้งหนี้ในรอบระยะเวลาบัญชีที่เหมาะสมเมื่อทำการทดสอบการตัดค่าใช้จ่าย
