เดบิตโน้ตเป็นรูปแบบของการพิสูจน์ว่าธุรกิจหนึ่งได้สร้างรายการเดบิตที่ถูกต้องตามกฎหมายในการจัดการกับธุรกิจอื่น สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นเมื่อผู้ซื้อส่งคืนวัสดุไปยังซัพพลายเออร์และต้องตรวจสอบจำนวนเงินที่ชำระคืน ในกรณีนี้ผู้ซื้อจะออกใบเพิ่มหนี้ที่สะท้อนธุรกรรมทางบัญชี
ธุรกิจอาจออกใบเพิ่มหนี้เพื่อตอบรับใบลดหนี้ที่ได้รับ ข้อผิดพลาด (มักจะมีค่าใช้จ่ายและค่าธรรมเนียมที่น่าสนใจ) ในการขายการซื้อหรือใบแจ้งหนี้อาจแจ้งให้ บริษัท ออกใบเพิ่มหนี้เพื่อช่วยแก้ไขข้อผิดพลาด
ประเด็นที่สำคัญ
- ใบเพิ่มหนี้เป็นธุรกรรมที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งระบุว่าธุรกิจหนึ่งได้ดำเนินการทางการเงินอันเป็นผลมาจากการจัดการกับธุรกิจอื่น บันทึกย่อนั้นสอดคล้องกับใบเพิ่มหนี้ในบันทึกการบัญชีธุรกรรมทางธุรกิจกับธุรกิจใช้ทั้งใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ บันทึกทั้งหมดมีการลงวันที่, รวมถึงหมายเลข, คำอธิบายของธุรกรรม, รายละเอียดของการส่งคืนและลายเซ็นของคนที่เกี่ยวข้อง. ใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ที่ผู้จัดหาต้องการแก้ไขในภายหลังจะเป็นตัวอย่างทั่วไปของใบเพิ่มหนี้; ร้านค้าที่ส่งคืนผลิตภัณฑ์ไปยังซัพพลายเออร์และต้องการรับเงินคืนจะเป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง
เดบิตหมายเหตุในการทำธุรกรรม
เดบิตและใบลดหนี้มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) เกือบทุกครั้ง พวกเขาสอดคล้องกับรายการเดบิตและเครดิตในบันทึกการบัญชีซึ่งทำหน้าที่เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมทางธุรกิจก่อนหน้า พวกเขายังอาจเรียกว่าเป็นใบเพิ่มหนี้
บันทึกเดบิตมักจะรวมถึงข้อมูลทั่วไปเดียวกัน: วันที่ของหมายเหตุหมายเลขซีเรียลคำอธิบายสั้น ๆ ของการทำธุรกรรมทางธุรกิจก่อนหน้ารายละเอียดของรายการที่ส่งคืน (รวมถึงภาษีการขายและการอ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้) และลายเซ็นของ บริษัท ที่เหมาะสม เจ้าหน้าที่
คุณมักจะได้ยินเกี่ยวกับใบเพิ่มหนี้ตามใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ สมมติว่าซัพพลายเออร์ส่งวัสดุมูลค่า $ 10, 000 ให้กับลูกค้า แต่ส่งใบแจ้งหนี้เพียง $ 9, 500 เมื่อตระหนักถึงความผิดพลาดซัพพลายเออร์สามารถส่งเอกสารเดบิตให้กับลูกค้าสำหรับความแตกต่างของ $ 500 เพื่อแก้ไขปัญหาและทำการปรับเปลี่ยนใด ๆ ที่เหมาะสมในการบันทึกบัญชี
เดบิตบันทึกเดบิตใบเสร็จรับเงินเดบิตและใบแจ้งหนี้มีลักษณะคล้ายกันและเป็นเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมายทั้งหมดที่แสดงธุรกรรมทางการเงินระหว่างธุรกิจ อย่างไรก็ตามคำว่า "ใบเสร็จรับเงินเดบิต" นั้นแทบจะไม่เคยใช้ในธุรกรรม B2B
ใบเสร็จรับเงินเดบิต
มีความเคลือบแคลงระหว่างคำว่า "ใบเพิ่มหนี้" และ "ใบเสร็จรับเงินเดบิต" บางครั้งใบเสร็จรับเงินเดบิตใช้แทนกันได้กับใบเพิ่มหนี้ - ในเวลาอื่น ๆ ใบเสร็จรับเงินเดบิตมีความหมายเพียงเพื่ออธิบายบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่พิสูจน์ลูกค้าเป็นหนี้เงินให้กับ บริษัท เป็นการยากที่จะดูใบเสร็จการตัดบัญชีคำที่ใช้สำหรับธุรกรรม B2B
ใบแจ้งหนี้
ใบเพิ่มหนี้หรือใบเสร็จรับเงินเดบิตคล้ายกับใบแจ้งหนี้มาก ข้อแตกต่างที่สำคัญคือใบแจ้งหนี้จะแสดงการขายอยู่เสมอโดยที่เดบิตและเดบิตใบเสร็จรับเงินจะแสดงถึงการปรับหรือคืนสินค้าที่เกิดขึ้นแล้ว
เดบิตโน้ตสามารถใช้แทนใบแจ้งหนี้แบบเดิมได้เมื่อมีการจัดหาสินค้าหรือบริการที่อยู่นอกขอบเขตธุรกิจปกติ สิ่งนี้ช่วยแยกความแตกต่างของธุรกรรมสำหรับแผนกบัญชีและป้องกันไม่ให้ บริษัท ที่ออกใบแจ้งหนี้สร้างประเภทใบแจ้งหนี้ใหม่
โดยทั่วไปแล้วธุรกรรม B2B จะขึ้นอยู่กับการขยายเครดิตที่ผู้ขายส่งการจัดส่งไปยัง บริษัท ก่อนที่จะได้รับการชำระเงินจากนั้นออกใบแจ้งหนี้ให้ บริษัท ตามจำนวนเงินที่ค้างชำระหลังการส่งมอบ เดบิตและเครดิตเป็นวิธีการทางบัญชีที่ใช้ในการติดตามธุรกรรมเหล่านี้
วัสดุส่งคืน
คิดว่าเดบิตบันทึกเป็นการเรียกร้องข้อผิดพลาดทางธุรกิจ ในกรณีของการส่งคืนสินค้าจากผู้ซื้อไปยังผู้ขายหรือผู้จัดจำหน่ายใบเพิ่มหนี้แสดงการเปลี่ยนแปลงในหนังสือผู้ซื้อ (บันทึกทางบัญชี) และขอเครดิตคืน ผู้จัดหา / ผู้ขายมักจะส่งใบลดหนี้เป็นหลักฐานการกลับรายการ
ตัวอย่างเช่นพิจารณากรณีที่ บริษัท XYZ ส่งคืนวัสดุไปยังผู้จัดหา บริษัท ABC เพื่อพิสูจน์จำนวนเงินที่ควรได้รับคืน XYZ จะร่างบันทึกเดบิต การซื้อครั้งแรกมีราคา $ 5, 000 ดังนั้นเอกสารเดบิตควรสะท้อนถึงต้นทุนของวัสดุรวมถึงอัตราภาษีขายในท้องถิ่น ภาษีและต้นทุนของสินค้าควรเป็นรายการแยกต่างหากในบันทึก
เมื่อได้รับแล้ว ABC ควรสร้างใบลดหนี้ขนาดเล็กเพื่อเป็นหลักฐานการทำความเข้าใจจากนั้นดำเนินการชำระเงินคืน (หรือเสนอเครดิตให้) XYZ (ตราบใดที่ใบเพิ่มหนี้มีข้อมูลที่ถูกต้อง)
ดอกเบี้ย / ค่านายหน้ารับ
สมมติว่าธุรกิจหนึ่งเป็นหนี้ดอกเบี้ยแก่เจ้าหนี้หรือค่าคอมมิชชั่นต่อบุคคลที่สามสำหรับการให้บริการ ในกรณีเช่นนี้ปกติจะมีการออกใบเพิ่มหนี้เพื่อตอบสนองต่อใบลดหนี้ที่ได้รับ แต่ลูกหนี้สามารถออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีการแจ้งเตือนได้เสมอ
ค่าคอมมิชชั่นเดบิตลูกหนี้ค่านายหน้าเป็นเรื่องปกติระหว่าง บริษัท แม่และ บริษัท ย่อย บันทึกเดบิตลูกหนี้ดอกเบี้ยสามารถใช้ในการปรับการชำระเงินก่อนหน้าหรือเป็นรูปแบบการบันทึกง่าย ๆ
