วารสารทั่วไปเทียบกับบัญชีแยกประเภททั่วไป: ภาพรวม
เมื่อมาถึงการติดตามการเงินของธุรกิจระบบสองรายการที่ใช้ทั้งบัญชีแยกประเภททั่วไปและวารสารทั่วไปเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามสถิติโดยรวมและทำให้การดำเนินงานราบรื่นและเป็นประโยชน์ แต่เพื่อให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงวิธีการทำงานของระบบการบันทึกรายการทางบัญชีสองครั้งก่อนอื่นเราต้องชื่นชมฟังก์ชั่นที่แตกต่างที่เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบหลักสองประการ: บัญชีแยกประเภททั่วไปและวารสารทั่วไป
ประเด็นที่สำคัญ
- สมุดรายวันทั่วไปหมายถึงหนังสือของรายการต้นฉบับซึ่งนักบัญชีและผู้ทำบัญชีบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นวันที่บัญชีแยกประเภททั่วไปติดตามห้ารายการบัญชีที่โดดเด่น: สินทรัพย์หนี้สินทุนของเจ้าของรายได้และค่าใช้จ่าย ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้ผู้คนส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องแยกสมุดบัญชีแต่ละเล่มออกจากกัน
วารสารทั่วไป
วารสารทั่วไปหมายถึงหนังสือทั่วไปที่นักบัญชีและผู้ทำบัญชีบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจตามลำดับตามเหตุการณ์วันที่ สมุดรายวันทั่วไปเป็นที่แรกที่มีการบันทึกข้อมูลและทุก ๆ หน้าในคุณสมบัติของรายการจะแบ่งคอลัมน์สำหรับวันที่หมายเลขซีเรียลรวมถึงเดบิตหรือเครดิต บางองค์กรมีวารสารเฉพาะด้านเช่นวารสารการจัดซื้อหรือวารสารการขายซึ่งบันทึกเฉพาะธุรกรรมบางประเภทเท่านั้น
แม้จะมีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ แต่ก็มีความจำเป็นที่จะต้องบันทึกธุรกรรมที่ไม่ใช่งานประจำในวารสารทั่วไปเช่นการขายสินทรัพย์หนี้สูญและค่าเสื่อมราคา
เมื่อมีการบันทึกธุรกรรมในสมุดรายวันทั่วไปจำนวนเงินจะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีที่เหมาะสมเช่นลูกหนี้อุปกรณ์และธุรกรรมเงินสด
บัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีแยกประเภททั่วไปคือหนังสือหรือไฟล์ที่ผู้ทำบัญชีใช้เพื่อบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องทั้งหมด บัญชีแยกประเภททั่วไปติดตามรายการบัญชีที่โดดเด่นห้ารายการ ได้แก่ สินทรัพย์หนี้สินเงินทุนของเจ้าของรายได้และค่าใช้จ่าย แต่ละบัญชีคือตารางรูปตัว T สองคอลัมน์ ผู้ทำบัญชีมักจะวางชื่อบัญชีที่ด้านบนของ "T" และบันทึกรายการเดบิตทางด้านซ้ายและรายการเครดิตทางด้านขวา บัญชีแยกประเภททั่วไปบางครั้งแสดงคอลัมน์เพิ่มเติมสำหรับรายการเช่นคำอธิบายการทำธุรกรรมวันที่และหมายเลขซีเรียล ธุรกรรมจากสมุดรายวันทั่วไปจะลงรายการบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไปจากนั้นยอดคงเหลือจะถูกคำนวณและโอนจากบัญชีแยกประเภททั่วไปไปยังยอดดุลทดลอง
ข้อควรพิจารณาพิเศษ
วันนี้องค์กรส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อบันทึกการทำธุรกรรมในบัญชีแยกประเภททั่วไปและวารสารทั่วไปซึ่งมีความคล่องตัวอย่างมากในกิจกรรมการเก็บบันทึกพื้นฐานเหล่านี้ อันที่จริงแล้วซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่เก็บรักษาที่เก็บส่วนกลางซึ่งคุณสามารถบันทึกบัญชีแยกประเภทและรายการบันทึกประจำวัน อย่างไรก็ตามความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้การบันทึกธุรกรรมง่ายขึ้นและไม่ยุ่งยากและคุณไม่จำเป็นต้องแยกบัญชีหนังสือแต่ละเล่มออกจากกัน บุคคลที่ป้อนข้อมูลในโมดูลใด ๆ ของซอฟต์แวร์การบัญชีหรือการทำบัญชีของ บริษัท คุณอาจไม่ทราบที่เก็บเหล่านี้ ในหลาย ๆ แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์เหล่านี้ผู้ป้อนข้อมูลต้องการเพียงคลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อป้อนธุรกรรมในบัญชีแยกประเภทหรือบัญชีรายวัน
