นิยาม & ตัวอย่างการบัญชีเงินสด

การบัญชีเงินสดคืออะไร

การบัญชีเงินสดเป็นวิธีการบัญชีที่บันทึกการรับชำระเงินในช่วงเวลาที่ได้รับและบันทึกค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่ได้รับเงินจริง กล่าวคือรายได้และค่าใช้จ่ายบันทึกเมื่อได้รับและจ่ายตามลำดับ การบัญชีเงินสดเรียกอีกอย่างว่าการบัญชีเงินสด

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการบัญชีเงินสด

การบัญชีเงินสดเป็นหนึ่งในสองรูปแบบของการบัญชี อีกบัญชีหนึ่งเป็นบัญชีคงค้างซึ่งมีการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้น ธุรกิจขนาดเล็กมักจะใช้การบัญชีเงินสดเพราะง่ายและตรงไปตรงมามากขึ้นและให้ภาพที่ชัดเจนของจำนวนเงินที่ธุรกิจมีอยู่ในมือ อย่างไรก็ตาม บริษัท จะต้องใช้การบัญชีคงค้างภายใต้หลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป (GAAP)

ประเด็นที่สำคัญ

• การบัญชีเงินสดนั้นง่ายและตรงไปตรงมา ธุรกรรมจะถูกบันทึกก็ต่อเมื่อเงินเข้าหรือออกจากบัญชี การบัญชีเงินสดไม่สามารถใช้ได้กับ บริษัท หรือ บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีสินค้าคงคลังจำนวนมากเนื่องจากสามารถบดบังสถานะทางการเงินที่แท้จริงทางเลือกในการทำบัญชีเงินสดเป็นการทำบัญชีคงค้างที่มีการบันทึกธุรกรรมเมื่อมีการสั่งซื้อมากกว่าจ่าย

ตัวอย่างการบัญชีเงินสด

ภายใต้ระบบบัญชีเงินสดหาก บริษัท A ได้รับ $ 10, 000 จากการขายคอมพิวเตอร์ 10 เครื่องไปยัง บริษัท B ในวันที่ 2 พฤศจิกายนนักบัญชีบันทึกการขายที่เกิดขึ้นในวันที่ 2 พฤศจิกายนข้อเท็จจริงที่ว่า บริษัท B สั่งซื้อคอมพิวเตอร์ในวันที่ 5 ตุลาคม ไม่เกี่ยวข้องเนื่องจากไม่ได้ชำระเงินจนกว่าจะถูกส่งมอบในวันที่ 2 พฤศจิกายนภายใต้การบัญชีคงค้างตรงกันข้ามนักบัญชีจะบันทึก บริษัท A ว่าได้รับ 10, 000 ดอลลาร์ในวันที่ 5 ตุลาคมแม้ว่าจะไม่มีเงินสดเปลี่ยนมือก็ตาม

ในทำนองเดียวกันภายใต้ บริษัท บัญชีเงินสดบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อพวกเขาจ่ายจริงไม่ใช่เมื่อพวกเขาเกิดขึ้น หาก บริษัท C ว่าจ้าง บริษัท D เพื่อควบคุมศัตรูพืชในวันที่ 15 มกราคม แต่ไม่ชำระใบแจ้งหนี้สำหรับการให้บริการที่เสร็จสมบูรณ์จนถึงวันที่ 15 กุมภาพันธ์จะไม่มีการรับรู้ค่าใช้จ่ายจนถึงวันที่ 15 กุมภาพันธ์ภายใต้การบัญชีเงินสด อย่างไรก็ตามภายใต้การบัญชีคงค้างค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกในบัญชีเมื่อวันที่ 15 มกราคม

ข้อ จำกัด ของการบัญชีเงินสด

ข้อเสียของการบัญชีเงินสดคือมันอาจจะไม่ได้ให้ภาพที่ถูกต้องของหนี้สินที่เกิดขึ้น แต่ยังไม่ได้ชำระดังนั้นธุรกิจอาจจะดูดีกว่าที่เป็นจริง ในทางกลับกันการบัญชีเงินสดยังหมายถึงธุรกิจที่เพิ่งเสร็จงานใหญ่ที่รอการชำระเงินอาจจะประสบความสำเร็จน้อยกว่าที่เป็นจริงเพราะมันได้ใช้จ่ายวัสดุและแรงงานสำหรับงาน แต่ยังไม่ได้รวบรวม การชำระเงิน ดังนั้นการบัญชีเงินสดสามารถพูดเกินจริงหรือเข้าใจเงื่อนไขของธุรกิจได้หากมีการเรียกเก็บเงินหรือชำระเงินสูงหรือต่ำเป็นพิเศษในช่วงเวลาหนึ่งกับอีกช่วงเวลาหนึ่ง

นอกจากนี้ยังมีผลกระทบทางภาษีสำหรับธุรกิจที่ใช้วิธีการบัญชีเงินสดในการรับรู้กระแสเงินสดเข้าและออก โดยทั่วไปธุรกิจสามารถหักค่าใช้จ่ายที่รับรู้ได้ภายในปีภาษีเท่านั้น ทางเลือกของวิธีการรับรู้รายได้ / ค่าใช้จ่ายสามารถกำหนดปีที่ธุรกิจสามารถหักค่าใช้จ่ายได้ หาก บริษัท เกิดค่าใช้จ่ายในเดือนธันวาคม 2560 แต่ไม่ชำระเงินกับค่าใช้จ่ายจนถึงเดือนมกราคม 2561 บริษัท จะไม่สามารถหักลดสำหรับปีงบการเงินสิ้นสุดปี 2560 ซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อธุรกิจ ในทำนองเดียวกัน บริษัท ที่ได้รับการชำระเงินจากลูกค้าในปี 2018 สำหรับบริการที่ให้ในปี 2560 จะได้รับอนุญาตให้รวมรายได้ในงบการเงินสำหรับปี 2561